Assistant(e) administratif(ve) (H/F)
Offre n° O978250403000172
Publiée le 03/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion)
Poste à pourvoir le
05/05/2025
Date limite de candidature
04/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du responsable de service elle assure l'accueil physique et téléphonique, la gestion des courriers, dossiers administratifs et du budget alloué au service. Elle assure aussi le suivi des marchés publique à travers les logiciels à dispositions. Une responsable des données dans une collectivité est chargée de la gestion, de la protection et de l'exploitation des données publiques et internes. Son rôle s'inscrit dans une dynamique de transition numérique, tout en garantissant leur sécurité et leur conformité aux réglementations (comme le RGPD).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
• Accueillir, renseigner et orienter les correspondants (physique et téléphonique)
• Réceptionner et enregistrer les demandes d'intervention des différents services
• Assurer le suivi des demandes logistiques (événements, décès, associations)
Traitement et suivi administratif
• Enregistrer et traiter le courrier (arrivée/départ) : ventilation
• Préparer, rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, notes, rapports)
• Assurer la gestion et le suivi des parapheurs
• Classer et archiver les documents administratifs
• Gestion d'équipe administratif et de données
Suivi des dossiers spécifiques
• Vérifier la conformité des pièces des dossiers administratifs
• Saisir et mettre en forme des documents spécifiques au service (bons de commande, notes, factures)
• Alimenter et mettre à jour les tableaux de bord
Suivi administratif du personnel
• Gérer les plannings des congés, récupérations et autres absences
• Transmettre les informations pour validation à la hiérarchie et à la DRH
• Assurer le suivi des heures supplémentaires, astreintes et autorisations de circulation
• Assurer le suivi et l'enregistrement des courriers (arrivée et départ)
• Pallier l'absence des collègues et assurer la continuité des tâches administratives
• Accueil et formation des apprentis stagiaire
• Gestion d'équipe administratif
• Réceptionner et enregistrer les demandes d'intervention des différents services
• Assurer le suivi des demandes logistiques (événements, décès, associations)
Traitement et suivi administratif
• Enregistrer et traiter le courrier (arrivée/départ) : ventilation
• Préparer, rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, notes, rapports)
• Assurer la gestion et le suivi des parapheurs
• Classer et archiver les documents administratifs
• Gestion d'équipe administratif et de données
Suivi des dossiers spécifiques
• Vérifier la conformité des pièces des dossiers administratifs
• Saisir et mettre en forme des documents spécifiques au service (bons de commande, notes, factures)
• Alimenter et mettre à jour les tableaux de bord
Suivi administratif du personnel
• Gérer les plannings des congés, récupérations et autres absences
• Transmettre les informations pour validation à la hiérarchie et à la DRH
• Assurer le suivi des heures supplémentaires, astreintes et autorisations de circulation
• Assurer le suivi et l'enregistrement des courriers (arrivée et départ)
• Pallier l'absence des collègues et assurer la continuité des tâches administratives
• Accueil et formation des apprentis stagiaire
• Gestion d'équipe administratif
Profils recherchés
• BAC Économie et Sociale
• BTS Assistante de Gestion PME-PMI
• Certification Sauveteur Secouriste du Travail (SST)
• Bonne connaissance du fonctionnement de la collectivité et des métiers du service
• Maitrise des règles et procédures administratives
• Connaissance des techniques de secrétariat et de prise de notes
• Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité
• Appliquer les principes de rédaction administrative
• Construire et mettre en forme des documents avec les outils bureautiques
• Rédiger des procès-verbaux, notes et comptes rendus
• Excellentes capacités rédactionnelles
• Rigueur et sens de l'organisation
• Sens du relationnel et de la communication
• Diplomatie et respect de la confidentialité
• Réactivité et esprit d'initiative
• Polyvalence et dynamisme
• Motivation et engagement professionnel
• BTS Assistante de Gestion PME-PMI
• Certification Sauveteur Secouriste du Travail (SST)
• Bonne connaissance du fonctionnement de la collectivité et des métiers du service
• Maitrise des règles et procédures administratives
• Connaissance des techniques de secrétariat et de prise de notes
• Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité
• Appliquer les principes de rédaction administrative
• Construire et mettre en forme des documents avec les outils bureautiques
• Rédiger des procès-verbaux, notes et comptes rendus
• Excellentes capacités rédactionnelles
• Rigueur et sens de l'organisation
• Sens du relationnel et de la communication
• Diplomatie et respect de la confidentialité
• Réactivité et esprit d'initiative
• Polyvalence et dynamisme
• Motivation et engagement professionnel
Contact et modalités de candidature
Contact
0262453755
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à candidatures@mairie-
saintpaul.fr au plus tard le 04/05/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste
ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation
administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. TOUT DOSSIER
INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ.
saintpaul.fr au plus tard le 04/05/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste
ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation
administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. TOUT DOSSIER
INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ.
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT PAUL
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.