Assistant(e) administratif(ve) (H/F)
Offre n° O978250211000007
Publiée le 13/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
16/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’assistant(e) administratif(ve) des marchés publics assure l’accueil, réceptionne et oriente les correspondants selon leurs demandes. Il/Elle fournit les renseignements souhaités et assure le suivi administratif des dossiers de Marchés publics. Il/Elle participe à toutes les phases en lien avec la procédure des marchés.
Temps complet : 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
Activités principales:
• Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Orientation des entreprises et administrés vers les services concernés
• Traitement et suivi administratif
- Enregistrement des courriers arrivés et départs (gestion de la boîte mail à tour de rôle par semaine)
- Frappe des courriers et traitement par envoi électronique
- Mise à la signature des courriers et documents via i-parapheur
- Traitement des factures
- Gestion des bons de commande
• Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Elaboration des registres de dépôts, PV, tableaux de candidatures et d’offres
- Frappe des courriers de convocation des CAO + transmission aux élus et aux services
- Préparation de l’ordre du jour
Activités spécifiques:
- Contrôler les dossiers envoyés au contrôle de légalité
- Préparer les bordereaux Sous-préfecture « marchés et notifications »
- Transmission dématérialisée
- Notification des marchés avec les entreprises
- Suivi des tableaux de bord
- Etablir les fiches de recensement
- Préparer les avis d’attribution pour les journaux locaux
- Envoyer les avis d’attribution par Mail et AWS
- Exemplaire unique
- Recensement des marchés notifiés de l’année en cours
- Préparer la liste des décisions pour le Conseil Municipal (1 par trimestre)
- Mise en œuvre des actions spécifiques des cellules (en lien avec le Responsable)
• Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Orientation des entreprises et administrés vers les services concernés
• Traitement et suivi administratif
- Enregistrement des courriers arrivés et départs (gestion de la boîte mail à tour de rôle par semaine)
- Frappe des courriers et traitement par envoi électronique
- Mise à la signature des courriers et documents via i-parapheur
- Traitement des factures
- Gestion des bons de commande
• Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Elaboration des registres de dépôts, PV, tableaux de candidatures et d’offres
- Frappe des courriers de convocation des CAO + transmission aux élus et aux services
- Préparation de l’ordre du jour
Activités spécifiques:
- Contrôler les dossiers envoyés au contrôle de légalité
- Préparer les bordereaux Sous-préfecture « marchés et notifications »
- Transmission dématérialisée
- Notification des marchés avec les entreprises
- Suivi des tableaux de bord
- Etablir les fiches de recensement
- Préparer les avis d’attribution pour les journaux locaux
- Envoyer les avis d’attribution par Mail et AWS
- Exemplaire unique
- Recensement des marchés notifiés de l’année en cours
- Préparer la liste des décisions pour le Conseil Municipal (1 par trimestre)
- Mise en œuvre des actions spécifiques des cellules (en lien avec le Responsable)
Profils recherchés
Formations et qualifications obligatoires:
- Niveau BAC minimum
Savoir:
- Connaissances dans le domaine du marché public (appréciés)
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance des règles administratives, juridiques et budgétaires applicables en collectivité territoriale
- Connaissance de la collectivité et de son fonctionnement
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Libre Office,Internet, Intranet,I-Delib …)
Savoir-faire:
- Etre capable d’apporter un appui technique dans la constitution des dossiers de marché public
- Etre capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
Savoir être:
- Capacité rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l’initiative
- Polyvalente
- Dynamisme
- Motivation
- Niveau BAC minimum
Savoir:
- Connaissances dans le domaine du marché public (appréciés)
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance des règles administratives, juridiques et budgétaires applicables en collectivité territoriale
- Connaissance de la collectivité et de son fonctionnement
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Libre Office,Internet, Intranet,I-Delib …)
Savoir-faire:
- Etre capable d’apporter un appui technique dans la constitution des dossiers de marché public
- Etre capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
Savoir être:
- Capacité rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l’initiative
- Polyvalente
- Dynamisme
- Motivation
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 16/03/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ.
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT PAUL
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.