Assistant(e) Administratif(ve) (H/F)
Offre n° O978250211000006
Publiée le 13/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
16/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du Responsable de la cellule Cellule Handicap et Prévention, l’Assistant(e) Administrative est chargé(e) de la gestion des process administratifs, budgétaires et financiers de la cellule et plus particulièrement ).
Temps complet: 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Temps complet: 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
Activités principales:
L’agent doit être en mesure de prendre en charge une multitude de tâches aussi différentes que l’organisation, la rédaction de rapport, la comptabilité, la gestion du personnel (descriptif et liste ci-dessous non exhaustive)
Administratif :
L’agent s'assure de la bonne diffusion des informations de la cellule : gestion du courrier, des communications téléphoniques – en lien avec les autres agents de la cellule,
de la documentation (dossier individuel, du personnel, des notes de service de la collectivité, …).
Il/elle s’assure de la diffusion des notes des services et interne.
Il/elle veille au suivi de la logistique bureautique (fournitures, bureaux, etc.) et gère les
équipements.
Il/elle assure le suivi des demandes faites auprès de la cellule, s’assure de l’exécution
des demandes et s’assure du retour de la bonne exécution auprès des demandeurs.
Suivi financier :
L’agent assure l’établissement des Bons de Commande (BdC) de la cellule, assure le
suivi des signatures de ces BdC, assure la diffusion des BdC, gère le rapprochement
des factures et des BdC.
L’agent devra effectuer le suivi budgétaire de la cellule et aider le responsable dans
l’établissement des documents pour l’établissement du budget (selon les éléments du
pôle financier).
Il/elle élabore des documents (tableaux de bords) afin d’optimiser ce suivi. Il/elle utilise
les logiciels et outils en place.
Il/elle établit et assure le suivi administratif des marchés publics, et des consultations
de la cellule en lien avec les référents (établissement des ordres de service,
vérification des factures, s’assure du suivi et du traitement de l’ensemble de ces
pièces).
Gère le suivi financier des marchés, des factures et des commandes et fait des
reporting réguliers au responsable .
Gestion des formations et évènementiels organisés par la Cellule:
L’agent assure la gestion complète des formations et évènementiels de l’inscription,
convocation, commande de prestations, ainsi que la gestion logistique (réservation de
salle, vidéoprojecteur, eau, café…)
L’agent assure également l’interface avec le service formation (attestation de
formations….)
Activités spécifiques :
Référent Handicap :
Afin de pouvoir suppléer les référents handicaps, aussi bien administrativement, que
dans la gestion et suivi des personnes RQTH, l’agent sera amené à se former sur les
principes de base de la gestion des situations dits de «handicap ».
Coordination avec les différents acteurs du Handicap
Gestion des évènements de sensibilisation au Handicap
Accueil et accompagnement des agents RQTH
L’agent doit être en mesure de prendre en charge une multitude de tâches aussi différentes que l’organisation, la rédaction de rapport, la comptabilité, la gestion du personnel (descriptif et liste ci-dessous non exhaustive)
Administratif :
L’agent s'assure de la bonne diffusion des informations de la cellule : gestion du courrier, des communications téléphoniques – en lien avec les autres agents de la cellule,
de la documentation (dossier individuel, du personnel, des notes de service de la collectivité, …).
Il/elle s’assure de la diffusion des notes des services et interne.
Il/elle veille au suivi de la logistique bureautique (fournitures, bureaux, etc.) et gère les
équipements.
Il/elle assure le suivi des demandes faites auprès de la cellule, s’assure de l’exécution
des demandes et s’assure du retour de la bonne exécution auprès des demandeurs.
Suivi financier :
L’agent assure l’établissement des Bons de Commande (BdC) de la cellule, assure le
suivi des signatures de ces BdC, assure la diffusion des BdC, gère le rapprochement
des factures et des BdC.
L’agent devra effectuer le suivi budgétaire de la cellule et aider le responsable dans
l’établissement des documents pour l’établissement du budget (selon les éléments du
pôle financier).
Il/elle élabore des documents (tableaux de bords) afin d’optimiser ce suivi. Il/elle utilise
les logiciels et outils en place.
Il/elle établit et assure le suivi administratif des marchés publics, et des consultations
de la cellule en lien avec les référents (établissement des ordres de service,
vérification des factures, s’assure du suivi et du traitement de l’ensemble de ces
pièces).
Gère le suivi financier des marchés, des factures et des commandes et fait des
reporting réguliers au responsable .
Gestion des formations et évènementiels organisés par la Cellule:
L’agent assure la gestion complète des formations et évènementiels de l’inscription,
convocation, commande de prestations, ainsi que la gestion logistique (réservation de
salle, vidéoprojecteur, eau, café…)
L’agent assure également l’interface avec le service formation (attestation de
formations….)
Activités spécifiques :
Référent Handicap :
Afin de pouvoir suppléer les référents handicaps, aussi bien administrativement, que
dans la gestion et suivi des personnes RQTH, l’agent sera amené à se former sur les
principes de base de la gestion des situations dits de «handicap ».
Coordination avec les différents acteurs du Handicap
Gestion des évènements de sensibilisation au Handicap
Accueil et accompagnement des agents RQTH
Profils recherchés
Formations et qualifications obligatoires:
- Maitrise du Pack Office et notamment Excel
- Connaissance de l’environnement des RP, et de la prévention, de la santé dans la FPT
- Connaissance de CIRIL RH et finance
Savoir:
- Connaissance du M14/ maitrise du Pack Office et notamment Excel
- Connaissance de l’environnement financier et comptable
- Connaissance de CIRL Finance et CIRIL RH
Savoir-faire:
- Capacités rédactionnelles et travail en transversalité, capacités relationnelles
Savoir être:
- Motivé, ayant le sens du travail en équipe, rigueur, flexibilité, disponibilité, capacité d’écoute
- Maitrise du Pack Office et notamment Excel
- Connaissance de l’environnement des RP, et de la prévention, de la santé dans la FPT
- Connaissance de CIRIL RH et finance
Savoir:
- Connaissance du M14/ maitrise du Pack Office et notamment Excel
- Connaissance de l’environnement financier et comptable
- Connaissance de CIRL Finance et CIRIL RH
Savoir-faire:
- Capacités rédactionnelles et travail en transversalité, capacités relationnelles
Savoir être:
- Motivé, ayant le sens du travail en équipe, rigueur, flexibilité, disponibilité, capacité d’écoute
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 16/03/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLETNE SERA PAS TRAITÉ.
TOUT DOSSIER INCOMPLETNE SERA PAS TRAITÉ.
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT PAUL
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.