Gestionnaire des actes administratifs (H/F)
Offre n° O978250130000027
Publiée le 30/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
02/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’assistant(e) administrative placé(e) sous l’autorité de la directrice, devra assurer la gestion des actes administratifs en plus des missions d’accueil, de réception et d’orientation des correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. L’agent recruté devra fournir les renseignements dans le domaine d’activité du service et assurer le suivi administratif du service.
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique)
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique)
Missions / conditions d'exercice
- Gestion des actes administratifs
- Traiter les différents projets d’actes (décisions, arrêtés) transmis par les services via WEDBELIB: mise en forme, vérification de leur légalité (compétence, procédures d'élaboration, règles communes (forme, dispositif), règles particulières (visas, date, voies et délais de recours)
- Assurer la transmission dématérialisée des actes administratifs de la Ville aux services du contrôle de légalité de la Sous-préfecture (arrêtés, décisions, délibérations)
- Assurer le suivi de l’exécution des actes en lien avec les services
- Tenir à jour le recueil des actes administratifs
- Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Etre en renfort sur la gestion du conseil municipal (préparation des délibérations, préparation et envoi dématérialisé des dossiers des commissions thématique et du conseil, préparation et envoi des délibérations au contrôle de légalité)
- Mobilisation dans le cadre de de l’organisation des scrutins des élections.
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord.
- Traiter les différents projets d’actes (décisions, arrêtés) transmis par les services via WEDBELIB: mise en forme, vérification de leur légalité (compétence, procédures d'élaboration, règles communes (forme, dispositif), règles particulières (visas, date, voies et délais de recours)
- Assurer la transmission dématérialisée des actes administratifs de la Ville aux services du contrôle de légalité de la Sous-préfecture (arrêtés, décisions, délibérations)
- Assurer le suivi de l’exécution des actes en lien avec les services
- Tenir à jour le recueil des actes administratifs
- Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Etre en renfort sur la gestion du conseil municipal (préparation des délibérations, préparation et envoi dématérialisé des dossiers des commissions thématique et du conseil, préparation et envoi des délibérations au contrôle de légalité)
- Mobilisation dans le cadre de de l’organisation des scrutins des élections.
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord.
Profils recherchés
- Connaissance solides dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité territoriale
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …)
- Maîtrise des logiciels spécifiques au service
- Etre capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
- Etre capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Etre capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
- Capacité rédactionnelles
- Savoir travailler en équipe
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Bonne élocution
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l’initiative
- Polyvalente
- Dynamisme
- Motivation
- Vocabulaire professionnel
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité territoriale
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …)
- Maîtrise des logiciels spécifiques au service
- Etre capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
- Etre capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Etre capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
- Capacité rédactionnelles
- Savoir travailler en équipe
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Bonne élocution
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l’initiative
- Polyvalente
- Dynamisme
- Motivation
- Vocabulaire professionnel
Contact et modalités de candidature
Contact
0262453755
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur Le Maire par mail à service.recrutement@mairie-
saintpaul.fr au plus tard le 02/03/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste
ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation
administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE.
saintpaul.fr au plus tard le 02/03/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste
ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation
administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE.
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT PAUL
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.