Assistant(e) administratif(ve) (H/F)
Offre n° O978241223001572
Publiée le 26/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
27/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’assistant(e) administratif(ve) assure l’accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. Elle fournit les renseignements dans le domaine d’activité du service et assure le suivi administratif du service.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du public
- Gestion des élections
• Veiller à la gestion des listes électorales et du Répertoire Électorale Unique (REU)
• Assurer la saisie informatique sur le logiciel métier des inscriptions sur la liste électorale (nouveaux arrivants à St-Paul, modifications d’adresse, modifications des noms d’usage, affectations des bureaux de vote…)
• Préparer les commissions de contrôle : convocations, tableaux des mouvements, procès-verbal
• Gérer les procurations
• Gérer les situations particulières (personnes sous tutelle, naturalisées, inscription d’office par le tribunal,…).
• Rédiger les courriers et divers documents concernant les élections
• Répondre aux enquêtes administratives
• Assurer l’organisation administrative et technique des scrutins électoraux - la préparation humaine, logistique et matérielle des scrutins en transversalité avec les services opérationnels (services techniques, informatique, police municipale, moyens généraux, travaux de reprographie, etc.)
• Préparer des documents nécessaires à un scrutin (tableaux divers, gestion du personnel travaillant lors des scrutins, listes d’émargements, des cartes retournées, des procurations, de différents imprimés, affiches et étiquettes…).
• Participer aux réunions préparatoires
• Assurer, sous le contrôle du ou de la responsable du service, la préparation et le suivi du budget alloué aux élections (demandes de devis, établissement des bons de commande, suivi des dépenses et bilan)
• Traiter la gestion des retours de cartes électorales et des retours de propagandes
• Participer, en lien avec le chef de service à la révision des listes électorales
- Assurer la gestion du dossier des jurés d’assises : préparation de la liste envoyée au TGI (tirage au sort, 1er courrier d’information, courrier de rappel), suivi de la liste des jurés en lien avec le TGI (modification état-civil, décès…)
- Gérer les stocks de fournitures et les nouvelles commandes
- Assurer l’archivage
Organiser des manifestations : remise des cartes électorales aux jeunes inscrits d'office, réception des nouveaux citoyens
Formaliser et/ou adapter les procédures et accompagner l'équipe dans leur appropriation,
- Assurer le recensement militaire (accueil des jeunes, réception des pièces constitution du dossier)
- Réaliser des tableaux de bord de suivi d'activité à remonter au responsable :
o Participer à la définition et la construction des outils et indicateurs permettant de suivre l'activité
o Assurer le reporting de ces indicateurs et les analyser
o Identifier et déployer les actions d'amélioration ou les actions correctives
- Gestion des élections
• Veiller à la gestion des listes électorales et du Répertoire Électorale Unique (REU)
• Assurer la saisie informatique sur le logiciel métier des inscriptions sur la liste électorale (nouveaux arrivants à St-Paul, modifications d’adresse, modifications des noms d’usage, affectations des bureaux de vote…)
• Préparer les commissions de contrôle : convocations, tableaux des mouvements, procès-verbal
• Gérer les procurations
• Gérer les situations particulières (personnes sous tutelle, naturalisées, inscription d’office par le tribunal,…).
• Rédiger les courriers et divers documents concernant les élections
• Répondre aux enquêtes administratives
• Assurer l’organisation administrative et technique des scrutins électoraux - la préparation humaine, logistique et matérielle des scrutins en transversalité avec les services opérationnels (services techniques, informatique, police municipale, moyens généraux, travaux de reprographie, etc.)
• Préparer des documents nécessaires à un scrutin (tableaux divers, gestion du personnel travaillant lors des scrutins, listes d’émargements, des cartes retournées, des procurations, de différents imprimés, affiches et étiquettes…).
• Participer aux réunions préparatoires
• Assurer, sous le contrôle du ou de la responsable du service, la préparation et le suivi du budget alloué aux élections (demandes de devis, établissement des bons de commande, suivi des dépenses et bilan)
• Traiter la gestion des retours de cartes électorales et des retours de propagandes
• Participer, en lien avec le chef de service à la révision des listes électorales
- Assurer la gestion du dossier des jurés d’assises : préparation de la liste envoyée au TGI (tirage au sort, 1er courrier d’information, courrier de rappel), suivi de la liste des jurés en lien avec le TGI (modification état-civil, décès…)
- Gérer les stocks de fournitures et les nouvelles commandes
- Assurer l’archivage
Organiser des manifestations : remise des cartes électorales aux jeunes inscrits d'office, réception des nouveaux citoyens
Formaliser et/ou adapter les procédures et accompagner l'équipe dans leur appropriation,
- Assurer le recensement militaire (accueil des jeunes, réception des pièces constitution du dossier)
- Réaliser des tableaux de bord de suivi d'activité à remonter au responsable :
o Participer à la définition et la construction des outils et indicateurs permettant de suivre l'activité
o Assurer le reporting de ces indicateurs et les analyser
o Identifier et déployer les actions d'amélioration ou les actions correctives
Profils recherchés
- Connaissance des procédures d'accueil, des fiches pratiques,
- Connaissance du droit électoral, droit de la famille, droit des personnes
Connaissance de l’organisation des services municipaux et de l’environnement territorial
- Connaissance du territoire
- Maitrise de l'outil informatique et des différents logiciels métiers et les plateformes en ligne de l’INSEE (REU – ELIRE)
- Sens du service public, loyauté, rigueur, disponibilité, esprit d'équipe
- Organiser méthodiquement son travail en fonction des échéances
- Appliquer des procédures
- Capacités rédactionnelles
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels métiers, et la suite bureautique
- Accueillir, communiquer
- Gérer des situations conflictuelles
- Connaissance du droit électoral, droit de la famille, droit des personnes
Connaissance de l’organisation des services municipaux et de l’environnement territorial
- Connaissance du territoire
- Maitrise de l'outil informatique et des différents logiciels métiers et les plateformes en ligne de l’INSEE (REU – ELIRE)
- Sens du service public, loyauté, rigueur, disponibilité, esprit d'équipe
- Organiser méthodiquement son travail en fonction des échéances
- Appliquer des procédures
- Capacités rédactionnelles
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels métiers, et la suite bureautique
- Accueillir, communiquer
- Gérer des situations conflictuelles
Contact et modalités de candidature
Contact
0262453755
Informations complémentaires
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur Le Maire par mail à candidatures@mairie-saintpaul.fr
au plus tard le 27/01/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la
référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.
Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA
PAS TRAITE
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur Le Maire par mail à candidatures@mairie-saintpaul.fr
au plus tard le 27/01/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la
référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.
Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA
PAS TRAITE
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT PAUL
>CS 51015
97864 Saint paul Cedex
>CS 51015
97864 Saint paul Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.