Assistant administratif (H/F)
Offre n° O978240724001771
Publiée le 24/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
25/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du responsable de service, l'assistant(e) administratif(ve) contribue à la gestion et à la mise en œuvre de l’ensemble des missions du service, liées aux :
- marchés forains
- marchés nocturnes
- manifestations pilotées par la direction (fêtes de quartier, Fêtes de Juillet, etc.) ou pour lesquelles la direction intervient en soutien (Grand Boucan, Dipavali, etc.)
- animations aux centres-villes de Saint-Paul et de Saint-Gilles-les-Bains en lien avec les associations des commerçants.
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou à défaut contractuelle (article L332-14 du code de la fonction publique).
- marchés forains
- marchés nocturnes
- manifestations pilotées par la direction (fêtes de quartier, Fêtes de Juillet, etc.) ou pour lesquelles la direction intervient en soutien (Grand Boucan, Dipavali, etc.)
- animations aux centres-villes de Saint-Paul et de Saint-Gilles-les-Bains en lien avec les associations des commerçants.
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou à défaut contractuelle (article L332-14 du code de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
- Accueillir et orienter les administrés
- Filtrer les appels téléphoniques
- Enregistrer et diffuser les courriers arrivés
- Classer et archiver des documents
- Rédiger des notes, courriers, conventions et compte-rendu
- Mise en place des bases de données pour les différents marchés
- Préparation des dossiers pour les commissions
- Instruire des dossiers relatifs aux demandes pour les marchés forains (vérification des pièces, édition des cartes)
- Instruire des demandes d’emplacements pour le parc des expos, notamment lors des fêtes de juillet, fête de quartier, grand boucan et les animations économiques et faire les encaissements
- Anticiper, recenser et assurer les besoins sur des marchés forains
- Rédiger des conventions
- Assurer le lien avec l’ensemble des autres directions / services de la Commune
- Assister aux réunions
- Gérer des dossiers transversaux
- Assiste le responsable de service dans l’organisation du travail et la gestion de l’équipe du service
- Responsabilité ou gestion d’autres dossiers en fonction des besoins de la direction, dans le respect du cadre statutaire
- Référente du logiciel GEODP
- Mettre à jour la base de données des forains (marché forain, foires et évènement)
- Créer de dossiers des nouveaux forains
- Vérifier les doublons sur la base de données, réaliser des actions correctives et rajouter les pièces administratives
- Vérifier les pièces administratives
- Éditer des cartes d’accès aux marchés
- Vérifier la présence des forains avec le logiciel, notamment pour le renouvellement des cartes d’accès au marché
- Filtrer les appels téléphoniques
- Enregistrer et diffuser les courriers arrivés
- Classer et archiver des documents
- Rédiger des notes, courriers, conventions et compte-rendu
- Mise en place des bases de données pour les différents marchés
- Préparation des dossiers pour les commissions
- Instruire des dossiers relatifs aux demandes pour les marchés forains (vérification des pièces, édition des cartes)
- Instruire des demandes d’emplacements pour le parc des expos, notamment lors des fêtes de juillet, fête de quartier, grand boucan et les animations économiques et faire les encaissements
- Anticiper, recenser et assurer les besoins sur des marchés forains
- Rédiger des conventions
- Assurer le lien avec l’ensemble des autres directions / services de la Commune
- Assister aux réunions
- Gérer des dossiers transversaux
- Assiste le responsable de service dans l’organisation du travail et la gestion de l’équipe du service
- Responsabilité ou gestion d’autres dossiers en fonction des besoins de la direction, dans le respect du cadre statutaire
- Référente du logiciel GEODP
- Mettre à jour la base de données des forains (marché forain, foires et évènement)
- Créer de dossiers des nouveaux forains
- Vérifier les doublons sur la base de données, réaliser des actions correctives et rajouter les pièces administratives
- Vérifier les pièces administratives
- Éditer des cartes d’accès aux marchés
- Vérifier la présence des forains avec le logiciel, notamment pour le renouvellement des cartes d’accès au marché
Profils recherchés
- Compétences bureautiques et logicielles
- Connaître le fonctionnement et les missions de la collectivité
- Connaître les procédures administratives
- Connaître les formes et la charte graphique des documents administratifs
- Maîtrise des logiciels (Word, Excel, Canva, logiciels spécialisés)
- Capacités rédactionnelles (maîtrise de l’orthographe et de la grammaire)
- Capacités organisationnelles
- Savoir gérer les priorités
- Savoir rendre compte
- Prise de note et rédaction de compte-rendu
- Bonnes qualités relationnelles
- Techniques de communication, médiation et négociation
- Dynamisme
- Amabilité / bienveillance
- Rigueur et organisation
- Sens du travail en équipe
- Respect des collègues, de la hiérarchie et du cadre réglementaire
- Loyauté
- Discrétion / confidentialité
- Disponibilité
- Ponctualité
- Conscience professionnelle
- Sens du service public
- Connaître le fonctionnement et les missions de la collectivité
- Connaître les procédures administratives
- Connaître les formes et la charte graphique des documents administratifs
- Maîtrise des logiciels (Word, Excel, Canva, logiciels spécialisés)
- Capacités rédactionnelles (maîtrise de l’orthographe et de la grammaire)
- Capacités organisationnelles
- Savoir gérer les priorités
- Savoir rendre compte
- Prise de note et rédaction de compte-rendu
- Bonnes qualités relationnelles
- Techniques de communication, médiation et négociation
- Dynamisme
- Amabilité / bienveillance
- Rigueur et organisation
- Sens du travail en équipe
- Respect des collègues, de la hiérarchie et du cadre réglementaire
- Loyauté
- Discrétion / confidentialité
- Disponibilité
- Ponctualité
- Conscience professionnelle
- Sens du service public
Contact
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur Le Maire par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 25/08/2024. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.