Assistant de direction (H/F)
Offre n° O978240724001033
Publiée le 24/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
25/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Directeur de l'Aménagement du Logement et de l'Habitat, l'assistant(e) de direction a pour principales missions d'assurer le secrétariat de la direction et gérer l’agenda du directeur. Il/Elle doit préparer et suivre les dossiers d’aménagement, de logement et d’habitat. Il/Elle coordonne les informations entre les différents services et partenaires. Il/Elle organise les réunions, rédige les comptes-rendus et suit les plans d’action.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
* Gestion administrative :
- Assurer le secrétariat de la direction,
- Gérer l’agenda du directeur,
- Traiter le courrier entrant et sortant.
* Préparation des dossiers :
- Constituer et suivre les dossiers relatifs aux projets d’aménagement, de logement et d’habitat.
* Coordination et communication :
- Servir de point de liaison entre la direction, les services internes, les autres directions du Pôle, le Cabinet du Maire, les partenaires externes et les citoyens.
* Organisation des réunions :
- Planifier et organiser les réunions, conférences et autres événements, y compris la logistique associée.
* Rédaction de documents :
- Rédiger les comptes-rendus de réunion, les rapports, les notes de synthèse et tout autre document nécessaire.
- Mettre en place une base de documents types de la DALH ainsi que des tableaux de bords de suivi
- Veiller au respect du circuit des délibérations (contrôle des délais, format des actes, signature et contrôle de la légalité, et notification)
* Suivi des plans d’action :
- Veiller à la mise en œuvre et au suivi des plans d’action décidés par la direction.
* Gestion de l’information :
- Collecter, classer et archiver les informations et documents de manière efficace et sécurisée en privilégiant le format numérique.
* Accueil et communication :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique,
- Répondre aux demandes,
- Orienter les interlocuteurs.
* Gestion du courrier :
- Traiter le courrier entrant et sortant, y compris la rédaction
- Effectuer la mise en forme de documents.
* Suivi administratif :
- Gérer le suivi administratif de dossiers spécifiques
- Élaborer des tableaux de bord de suivi d’activité.
* Support logistique :
- Organiser les déplacements professionnels
- Gérer les aspects logistiques des événements.
* Archivage :
- Classer et archiver les documents de manière efficace et sécurisée.
* Assistance en réunion :
- Participer à certaines réunions pour la prise de notes et la gestion des comptes-rendus.
* Gestion des urgences :
- Savoir gérer les priorités et les urgences qui peuvent survenir dans le cadre des activités de la direction
- Assurer le secrétariat de la direction,
- Gérer l’agenda du directeur,
- Traiter le courrier entrant et sortant.
* Préparation des dossiers :
- Constituer et suivre les dossiers relatifs aux projets d’aménagement, de logement et d’habitat.
* Coordination et communication :
- Servir de point de liaison entre la direction, les services internes, les autres directions du Pôle, le Cabinet du Maire, les partenaires externes et les citoyens.
* Organisation des réunions :
- Planifier et organiser les réunions, conférences et autres événements, y compris la logistique associée.
* Rédaction de documents :
- Rédiger les comptes-rendus de réunion, les rapports, les notes de synthèse et tout autre document nécessaire.
- Mettre en place une base de documents types de la DALH ainsi que des tableaux de bords de suivi
- Veiller au respect du circuit des délibérations (contrôle des délais, format des actes, signature et contrôle de la légalité, et notification)
* Suivi des plans d’action :
- Veiller à la mise en œuvre et au suivi des plans d’action décidés par la direction.
* Gestion de l’information :
- Collecter, classer et archiver les informations et documents de manière efficace et sécurisée en privilégiant le format numérique.
* Accueil et communication :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique,
- Répondre aux demandes,
- Orienter les interlocuteurs.
* Gestion du courrier :
- Traiter le courrier entrant et sortant, y compris la rédaction
- Effectuer la mise en forme de documents.
* Suivi administratif :
- Gérer le suivi administratif de dossiers spécifiques
- Élaborer des tableaux de bord de suivi d’activité.
* Support logistique :
- Organiser les déplacements professionnels
- Gérer les aspects logistiques des événements.
* Archivage :
- Classer et archiver les documents de manière efficace et sécurisée.
* Assistance en réunion :
- Participer à certaines réunions pour la prise de notes et la gestion des comptes-rendus.
* Gestion des urgences :
- Savoir gérer les priorités et les urgences qui peuvent survenir dans le cadre des activités de la direction
Profils recherchés
• Formation supérieure en secrétariat ou équivalent,
• Expérience significative dans un poste similaire, idéalement dans le secteur public.
• Connaissance des enjeux liés à l’aménagement, au logement et à l’habitat.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels spécifiques au domaine.
• Capacité à travailler en autonomie et à prendre des initiatives,
• Excellentes compétences organisationnelles et de communication.
* Compétences organisationnelles :
- Capacité à gérer l’agenda,
- Organiser des réunions,
- Suivre les dossiers et plans d’action.
* Compétences en communication :
- Aptitude à rédiger clairement et à communiquer efficacement avec les différents services et partenaires.
* Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion spécifiques au domaine de l’aménagement et du logement.
* Connaissances sectorielles :
- Compréhension des enjeux et des réglementations liés à l’aménagement, au logement et à l’habitat.
* Autonomie et initiative :
- Capacité à travailler de manière indépendante et à prendre des décisions pertinentes.
* Adaptabilité :
- Flexibilité pour s’adapter aux changements et aux différentes tâches demandées.
* Gestion du stress :
- Aptitude à maintenir son efficacité dans un environnement de travail dynamique et parfois sous pression.
• Expérience significative dans un poste similaire, idéalement dans le secteur public.
• Connaissance des enjeux liés à l’aménagement, au logement et à l’habitat.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels spécifiques au domaine.
• Capacité à travailler en autonomie et à prendre des initiatives,
• Excellentes compétences organisationnelles et de communication.
* Compétences organisationnelles :
- Capacité à gérer l’agenda,
- Organiser des réunions,
- Suivre les dossiers et plans d’action.
* Compétences en communication :
- Aptitude à rédiger clairement et à communiquer efficacement avec les différents services et partenaires.
* Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion spécifiques au domaine de l’aménagement et du logement.
* Connaissances sectorielles :
- Compréhension des enjeux et des réglementations liés à l’aménagement, au logement et à l’habitat.
* Autonomie et initiative :
- Capacité à travailler de manière indépendante et à prendre des décisions pertinentes.
* Adaptabilité :
- Flexibilité pour s’adapter aux changements et aux différentes tâches demandées.
* Gestion du stress :
- Aptitude à maintenir son efficacité dans un environnement de travail dynamique et parfois sous pression.
Contact
Informations complémentaires
Merci d’adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 25/08/2024. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. Tout dossier incomplet ne sera pas traité.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.