Assistant Administratif (H/F)
Offre n° O978240724000735
Publiée le 24/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
26/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
*Accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes pour le Cabinet/Secrétariat des élus
*Assurer l'interface téléphonique et courriel avec les usagers/les services/les partenaires extérieurs institutionnels ou privés
*Instruction de certaines sollicitations des usagers
*Gérer et apprécier les urgences et organiser les priorités
*Recevoir, filtrer, transcrire les messages, réorienter et renseigner les interlocuteurs dans le but d'apporter une solution
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
*Assurer l'interface téléphonique et courriel avec les usagers/les services/les partenaires extérieurs institutionnels ou privés
*Instruction de certaines sollicitations des usagers
*Gérer et apprécier les urgences et organiser les priorités
*Recevoir, filtrer, transcrire les messages, réorienter et renseigner les interlocuteurs dans le but d'apporter une solution
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
Accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes pour le Cabinet/Secrétariat des élus
*Assurer l'interface téléphonique et courriel avec les usagers/les services/les partenaires extérieurs institutionnels ou privés
*Instruction de certaines sollicitations des usagers
*Gérer et apprécier les urgences et organiser les priorités
*Recevoir, filtrer, transcrire les messages, réorienter et renseigner les interlocuteurs dans le but d'apporter une solution
*Missions spécifiques:
*Rédaction et mise en forme de divers documents
*Préparation des dossiers afférents aux réunions, rdv et leurs logistiques (réservation de salle de réunion....)
*Relayer les demandes du Maire et du Directeur de cabinet auprès des élus/services/partenaires concernés
*Gestion journalière des parapheurs, courriers, mails entrants et sortants du Directeur de Cabinet/Maire
*Traitement des demandes particulières des élus, du Maire...(en lien avec le Directeur de Cabinet/Maire)
*Assurer un lien direct avec les Élus/la Direction Générale/les Services/les Partenaires Institutionnels...
*Polyvalence
*Assurer l'interface téléphonique et courriel avec les usagers/les services/les partenaires extérieurs institutionnels ou privés
*Instruction de certaines sollicitations des usagers
*Gérer et apprécier les urgences et organiser les priorités
*Recevoir, filtrer, transcrire les messages, réorienter et renseigner les interlocuteurs dans le but d'apporter une solution
*Missions spécifiques:
*Rédaction et mise en forme de divers documents
*Préparation des dossiers afférents aux réunions, rdv et leurs logistiques (réservation de salle de réunion....)
*Relayer les demandes du Maire et du Directeur de cabinet auprès des élus/services/partenaires concernés
*Gestion journalière des parapheurs, courriers, mails entrants et sortants du Directeur de Cabinet/Maire
*Traitement des demandes particulières des élus, du Maire...(en lien avec le Directeur de Cabinet/Maire)
*Assurer un lien direct avec les Élus/la Direction Générale/les Services/les Partenaires Institutionnels...
*Polyvalence
Profils recherchés
*Connaissance de l'organisation et des missions de l'administration communale
*Connaissances des institutions externes
*Capacité d'initiative et capacité à animer une équipe
*Sens de l'organisation et de l'anticipation
*Qualités organisationnelles, rédactionnelles
*Maîtrise des outils bureautiques
*Bon relationnel et sens du contact
*Sens du travail en équipe
*Obligation de discrétion et de confidentialité
*Qualités relationnelles confirmées et capacité d'adaptation aux différents interlocuteurs
*Sens du service public
*Grande disponibilité - Discrétion et confidentialité
*Amplitude horaire variable en fonction des besoins et contraintes du service
*Connaissances des institutions externes
*Capacité d'initiative et capacité à animer une équipe
*Sens de l'organisation et de l'anticipation
*Qualités organisationnelles, rédactionnelles
*Maîtrise des outils bureautiques
*Bon relationnel et sens du contact
*Sens du travail en équipe
*Obligation de discrétion et de confidentialité
*Qualités relationnelles confirmées et capacité d'adaptation aux différents interlocuteurs
*Sens du service public
*Grande disponibilité - Discrétion et confidentialité
*Amplitude horaire variable en fonction des besoins et contraintes du service
Contact
Contact
0262453755
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire par mail à: service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 26/08/2024.
Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre.
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ
Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre.
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.