Assistant administratif de direction (H/F)
Offre n° O978240704000860
Publiée le 04/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
15/08/2024
Date limite de candidature
11/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Placé.e sous la responsabilité de la directrice, l'assistant.e administratif.ve de direction a pour missions d'assister la directrice dans les tâches de secrétariat et de gestion administrative dans un souci de fiabilité et de qualité d'exécution. Il/Elle assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants entre les services. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif de la direction.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
* Organiser la vie professionnelle de la directrice
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la directrice
* Rappeler les informations importantes et transmettre des messages
* Organiser les déplacements de la directrice
* Etablir une relation de confiance entre la directrice et les élus concernés
* Coordonner et assurer la transversalité au sein des services de la direction
* Rédiger les ordres du jour de réunion en concertation avec la directrice
* Accueil téléphonique et physique
* Réceptionner les appels : recevoir, filtrer, orienter et renseigner les correspondants
* Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
* Relever et transmettre les messages
* Enregistrer les demandes d'intervention des différents services
* Traitement et suivi administratif
* Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler entre les services, mettre sous enveloppe, affranchir
* Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par la direction (courriers, notes, documents pour diffusion)
* Mettre à la signature
* Contrôler la forme des courriers et documents mis à la signature ou au visa de la directrice
* Assurer la gestion des parapheurs
* Classer, archiver les documents
* Reprographier
* Préparer, enregistrer et assurer le suivi des bons de commande
* Enregistrer et ventiler des factures
* Traitement et suivi des dossiers spécifiques
* Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
* Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité de la direction (bons de commande, notes de services, délibération, arrêté, etc.)
* Participer à des réunions, prendre des notes et rédiger des comptes rendus
* Alimenter et actualiser les tableaux de bord
* Organiser et classer l'archivage des dossiers
* Suivi administratif des personnels
* Aider à préparer et assurer le suivi des heures supplémentaires
* Tenir à jour les plannings de congés de la direction
* Transmettre pour validation de la hiérarchie et la DRH
* Gestion de l'agenda de la direction
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la directrice
* Rappeler les informations importantes et transmettre des messages
* Organiser les déplacements de la directrice
* Etablir une relation de confiance entre la directrice et les élus concernés
* Coordonner et assurer la transversalité au sein des services de la direction
* Rédiger les ordres du jour de réunion en concertation avec la directrice
* Accueil téléphonique et physique
* Réceptionner les appels : recevoir, filtrer, orienter et renseigner les correspondants
* Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
* Relever et transmettre les messages
* Enregistrer les demandes d'intervention des différents services
* Traitement et suivi administratif
* Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler entre les services, mettre sous enveloppe, affranchir
* Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par la direction (courriers, notes, documents pour diffusion)
* Mettre à la signature
* Contrôler la forme des courriers et documents mis à la signature ou au visa de la directrice
* Assurer la gestion des parapheurs
* Classer, archiver les documents
* Reprographier
* Préparer, enregistrer et assurer le suivi des bons de commande
* Enregistrer et ventiler des factures
* Traitement et suivi des dossiers spécifiques
* Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
* Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité de la direction (bons de commande, notes de services, délibération, arrêté, etc.)
* Participer à des réunions, prendre des notes et rédiger des comptes rendus
* Alimenter et actualiser les tableaux de bord
* Organiser et classer l'archivage des dossiers
* Suivi administratif des personnels
* Aider à préparer et assurer le suivi des heures supplémentaires
* Tenir à jour les plannings de congés de la direction
* Transmettre pour validation de la hiérarchie et la DRH
* Gestion de l'agenda de la direction
Profils recherchés
De formation Bac pro, BTS d'assistant.e de direction, assistant de manager, DUT Gestion des entreprises et des administrations avec idéalement une expérience réussie sur un profil similaire.
- Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance des collectivités territoriales
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, ...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques
- Etre capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Etre capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Etre capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
- Capacité rédactionnelles, maîtrise de l'orthographe
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité, discrétion
- Sens du service public
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Polyvalent.e
- Dynamisme
- Motivation
- Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance des collectivités territoriales
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, ...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques
- Etre capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Etre capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Etre capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
- Capacité rédactionnelles, maîtrise de l'orthographe
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité, discrétion
- Sens du service public
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Polyvalent.e
- Dynamisme
- Motivation
Contact
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire par mail à candidatures@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 11/08/2024. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. Tout dossier incomplet ne sera pas traité.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.