Assistant Administratif (H/F)
Offre n° O978240701000011
Publiée le 01/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
15/09/2024
Date limite de candidature
05/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Placée sous l’autorité de la Directrice de l’intergénérationnel et du Responsable Service Jeunesse, l’assistant(e) administratif(ve) a pour missions d’assister le Responsable de Service a dans un objectif de bon fonctionnement en le secondant sur le suivi administratif des actions menés par le service, il/elle assure dans le cadre de ses dispositifs des tâches administratives, de gestion d’informations, de planification, assure l’interface entre les agents du service, les acteurs locaux et autres services communaux et externes. Il/Elle apporte un appui au Responsable sur la gestion RH, budgétaire et contribue au développement des outils (Tableaux de bord, documents de présentation...)
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-14 du code général de la fonction publique).
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
• Accueil téléphonique et physique
• Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
• Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
• Relever et transmettre les messages
• Enregistrer les demandes d’intervention des différents services
• Traitement et suivi administratif
• Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
• Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par la direction (courriers, notes, documents pour diffusion)
• Mettre à la signature
• Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
• Classer, archiver les documents
• Reprographier
• Préparer, enregistrer des bons de commande
• Enregistrer et ventiler des factures
• Traitement et suivi des dossiers spécifiques
• Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
• Saisir et mettre en forme des documents propres à l’activité de la direction (bons de commande, notes de services, PV de travaux factures…)
• Alimenter et actualiser les tableaux de bord
• Suivi administratif des personnels
• Tenir à jour les plannings de congés du service
• Transmettre pour validation hiérarchie et DRH
Supérieur hiérarchique direct : Directrice de l’intergénérationnel Responsable Service Jeunesse
Degré d’autonomie : Relative
Poste d’encadrement : Non
Lieu de travail : 19 Rue Évariste de Parny
• Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
• Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
• Relever et transmettre les messages
• Enregistrer les demandes d’intervention des différents services
• Traitement et suivi administratif
• Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
• Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par la direction (courriers, notes, documents pour diffusion)
• Mettre à la signature
• Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
• Classer, archiver les documents
• Reprographier
• Préparer, enregistrer des bons de commande
• Enregistrer et ventiler des factures
• Traitement et suivi des dossiers spécifiques
• Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
• Saisir et mettre en forme des documents propres à l’activité de la direction (bons de commande, notes de services, PV de travaux factures…)
• Alimenter et actualiser les tableaux de bord
• Suivi administratif des personnels
• Tenir à jour les plannings de congés du service
• Transmettre pour validation hiérarchie et DRH
Supérieur hiérarchique direct : Directrice de l’intergénérationnel Responsable Service Jeunesse
Degré d’autonomie : Relative
Poste d’encadrement : Non
Lieu de travail : 19 Rue Évariste de Parny
Profils recherchés
Niveau Bac minimum
• Connaissance appréciées dans les domaines d’activités de la Petite Enfance, de la Jeunesse et des Seniors et de ses différents métiers
• Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
• Connaissance de la collectivité
• Technique de secrétariat
• Technique de prise de notes
• Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …)
• Maîtrise des logiciels spécifiques
• Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
• Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
• Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
• Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
• Capacité rédactionnelles
• Rigueur
• Sens de l’organisation
• Sens de la communication et du relationnel
• Faire preuve de diplomatie
• Respecter la confidentialité
• Réactivité
• Sens de l’initiative
• Polyvalente
• Dynamisme
• Motivation
• Connaissance appréciées dans les domaines d’activités de la Petite Enfance, de la Jeunesse et des Seniors et de ses différents métiers
• Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
• Connaissance de la collectivité
• Technique de secrétariat
• Technique de prise de notes
• Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …)
• Maîtrise des logiciels spécifiques
• Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
• Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
• Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
• Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
• Capacité rédactionnelles
• Rigueur
• Sens de l’organisation
• Sens de la communication et du relationnel
• Faire preuve de diplomatie
• Respecter la confidentialité
• Réactivité
• Sens de l’initiative
• Polyvalente
• Dynamisme
• Motivation
Contact
Contact
0262453755
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire par mail à candidatures@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 05/08/2024. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.