Assistant administratif (H/F)
Offre n° O978240621000016
Publiée le 21/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
01/08/2024
Date limite de candidature
27/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L’assistant(e)administratif (ve) assure l’accueil physique et téléphonique du public, gère les rendez-vous et instruit les dossiers de demandes de passeports et de cartes nationales d’identité. Il/elle assure le suivi des demandes, gère les incidents ou demandes de pièces complémentaires, jusqu’à la remise des titres à l’administré.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
• Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer et renseigner les administrés
- Gérer les rendez-vous pour l’enregistrement des dossiers de demandes de passeports et carte nationales d’identité
• Traitement et suivi administratif des dossiers
- Vérification administrative des pièces demandées, saisie informatique du dossier, suivi de la demande, gestion des incidents (recueils) et des demandes complémentaires de pièces émanant des services préfectoraux, jusqu’à la réception des titres et leur remise aux administrés
- Classer et archiver les dossiers
- Destruction des dossiers et des titres restitués après remise du nouveau titre
Activités spécifiques :
• Intérim du responsable de la cellule passeports/CNI
- Assurer l’intérim du responsable de la cellule passeports/CNI pendant les congés ou en cas d’absence de celui-ci
- Assurer la gestion courante du service pendant les congés ou l’absence du responsable de service
• Remplacement ponctuel d’un agent au sein d’une mairie annexe
- Pour des raisons de nécessité de service et afin d’assure la bonne continuité du service public, l’agent peut-être ponctuellement amené à remplacer un agent absent ou en congés au sein d’une mairie annexe, dotée d’un dispositif de recueil de données biométriques.
• Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer et renseigner les administrés
- Gérer les rendez-vous pour l’enregistrement des dossiers de demandes de passeports et carte nationales d’identité
• Traitement et suivi administratif des dossiers
- Vérification administrative des pièces demandées, saisie informatique du dossier, suivi de la demande, gestion des incidents (recueils) et des demandes complémentaires de pièces émanant des services préfectoraux, jusqu’à la réception des titres et leur remise aux administrés
- Classer et archiver les dossiers
- Destruction des dossiers et des titres restitués après remise du nouveau titre
Activités spécifiques :
• Intérim du responsable de la cellule passeports/CNI
- Assurer l’intérim du responsable de la cellule passeports/CNI pendant les congés ou en cas d’absence de celui-ci
- Assurer la gestion courante du service pendant les congés ou l’absence du responsable de service
• Remplacement ponctuel d’un agent au sein d’une mairie annexe
- Pour des raisons de nécessité de service et afin d’assure la bonne continuité du service public, l’agent peut-être ponctuellement amené à remplacer un agent absent ou en congés au sein d’une mairie annexe, dotée d’un dispositif de recueil de données biométriques.
Profils recherchés
- Bac
- Notion d’organisation et de gestion du temps de travail
- Être capable d’établir des tableaux de bords, des outils de planification et de suivi
- Remplacer temporairement un agent au poste d’accueil
- Connaissances dans le domaine d’activité du service
- Connaissances règlementaires en matière d’état civil et de délivrance des titres d’identité.
- Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Maîtrise de l’outil informatique (agenda, traitement de texte, mails)
- Maîtrise des applications et logiciels métiers
- Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue
- Savoir gérer les situations de conflit
- Rigueur, discrétion, confidentialité et sang-froid.
- Travail et esprit d’équipe
- Faire preuve de diplomatie
- Organisation, méthode et rigueur
- Réactivité et efficacité
- Sens de l’initiative
- Polyvalence
- Dynamisme
- Motivation
- Sens du service public
- Notion d’organisation et de gestion du temps de travail
- Être capable d’établir des tableaux de bords, des outils de planification et de suivi
- Remplacer temporairement un agent au poste d’accueil
- Connaissances dans le domaine d’activité du service
- Connaissances règlementaires en matière d’état civil et de délivrance des titres d’identité.
- Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Maîtrise de l’outil informatique (agenda, traitement de texte, mails)
- Maîtrise des applications et logiciels métiers
- Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue
- Savoir gérer les situations de conflit
- Rigueur, discrétion, confidentialité et sang-froid.
- Travail et esprit d’équipe
- Faire preuve de diplomatie
- Organisation, méthode et rigueur
- Réactivité et efficacité
- Sens de l’initiative
- Polyvalence
- Dynamisme
- Motivation
- Sens du service public
Contact
Informations complémentaires
Merci d’adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 27/07/2024. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. Tout dossier incomplet ne sera pas traité.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.