Responsable du Service des Archives et Gestion des Stocks (h/f)
Offre n° O976250411000088
Publiée le 11/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
rue du commerce, BP 01, Mamoudzou (Mayotte)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
10/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Culture >
Patrimoines
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
En sa qualité de Responsable de service des archives, il est garant de la qualité de la conservation des actes d’état civil. Dispose d’une large autonomie dans l’organisation du travail. Il supervise, anime une équipe et veille à la qualité de l’offre de services rendus aux administrés en adéquation avec la politique publique menée par la direction des services à la population. Tenue des registres
Missions / conditions d'exercice
• Sous l’autorité de la Directrice des Services à la Population :
• Accueil et renseignement aux usagers sur les activités du service, et d’une
manière générale des services de l’Etat Civil
• Elabore des tableaux de gestion
• Réalise des opérations de versement règlementaire
• Elabore d’instruments de recherche
• Organise et met en œuvre une politique de conservation préventive et
curative
• Organise et met en œuvre le récolement règlementaire
• Suit le climat et l’état sanitaire du local des archives
• Supervise la numérisation interne des actes mal scannés, omis…
• Suit les travaux de reliure des registres
• Pilote le processus d’anticipation des besoins, des commandes
• Effectue le reporting auprès de la hiérarchie
• Gère et optimise l’organisation du stockage
• Réalise les inventaires et mesure les écarts pour assurer une cohérence
entre le stock physique et le stock informatique
• Délivre les actes d’Etat Civil (naissance, mariage, décès, etc.…)
• Gère des situations de conflits avec certains usagers
• Contrôle régulier de l’exactitude des renseignements consignés
• Contrôle de l’authenticité des documents fournis
• Accueil physique et téléphonique des usagers
• S’implique dans la démarche d’amélioration continue de l’accueil du public
• Gère une équipe
• Suit les évolutions réglementaires et jurisprudentielles et informe les
agents
• Planifie, organise et contrôle l’activité du service
• Accueil et renseignement aux usagers sur les activités du service, et d’une
manière générale des services de l’Etat Civil
• Elabore des tableaux de gestion
• Réalise des opérations de versement règlementaire
• Elabore d’instruments de recherche
• Organise et met en œuvre une politique de conservation préventive et
curative
• Organise et met en œuvre le récolement règlementaire
• Suit le climat et l’état sanitaire du local des archives
• Supervise la numérisation interne des actes mal scannés, omis…
• Suit les travaux de reliure des registres
• Pilote le processus d’anticipation des besoins, des commandes
• Effectue le reporting auprès de la hiérarchie
• Gère et optimise l’organisation du stockage
• Réalise les inventaires et mesure les écarts pour assurer une cohérence
entre le stock physique et le stock informatique
• Délivre les actes d’Etat Civil (naissance, mariage, décès, etc.…)
• Gère des situations de conflits avec certains usagers
• Contrôle régulier de l’exactitude des renseignements consignés
• Contrôle de l’authenticité des documents fournis
• Accueil physique et téléphonique des usagers
• S’implique dans la démarche d’amélioration continue de l’accueil du public
• Gère une équipe
• Suit les évolutions réglementaires et jurisprudentielles et informe les
agents
• Planifie, organise et contrôle l’activité du service
Profils recherchés
• Avoir des connaissances juridiques;
• Connaître l’environnement professionnel;
• Procédures administratives de délivrance des actes d’Etat Civil
• Règles communes à la rédaction des actes d’Etat Civil
• Contrôler l’authenticité des documents fournis
• Connaissances des logiciels dédiés
• Procédures relatives aux formalités administratives
• Droit des étrangers résidant sur le territoire
• Techniques d’écoute
• Connaissance de la chaîne logistique
• Maîtrise des outils de gestion et d’approvisionnement
• Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment Excel
• Devoir de confidentialité
• Conserver la maîtrise de soi dans des situations difficiles
• Connaître l’environnement professionnel;
• Procédures administratives de délivrance des actes d’Etat Civil
• Règles communes à la rédaction des actes d’Etat Civil
• Contrôler l’authenticité des documents fournis
• Connaissances des logiciels dédiés
• Procédures relatives aux formalités administratives
• Droit des étrangers résidant sur le territoire
• Techniques d’écoute
• Connaissance de la chaîne logistique
• Maîtrise des outils de gestion et d’approvisionnement
• Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment Excel
• Devoir de confidentialité
• Conserver la maîtrise de soi dans des situations difficiles
Contact et modalités de candidature
Contact
0269611101
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation sous format pdf.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.