L’agent d’accueil est chargé d’assurer auprès des personnes handicapées et de leur famille un accueil et une écoute de qualité. Il doit présenter une image positive étant le premier contact de mise en relation entre la MDPH et l’usager

ACTIVITES / TACHES PRINCIPALES DU POSTE

Accueil

- Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers dans les meilleures conditions et apporter une réponse adaptée, soit directement, soit en orientant vers un autre professionnel de la MDPH ou des services extérieurs
Gestion des dossiers, des courriers et courriels

- Délivrer les formulaires de demandes de prestations en explicitant autant que besoin les consignes de remplissage, accompagner au remplissage, le cas échéant.
- Réceptionner les dossiers (physiques / numériques) et vérifier la complétude (date, signature, pièces manquantes …) et apposer le cachet « arrivé » sur l’ensemble des éléments constitutifs de la (les) demande (s)
- Créer l’individu sur le SI de la MDPH
- Numériser les dossiers physiques réceptionnées pour traitement via la GED
- Répondre aux mails et transférer ceux concernant les différents pôles. Veiller à leur suivi
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Réceptionner, classer et enregistrer le courrier
- Gérer la répartition du tri du courrier entre les différents services et apposer le cachet « arrivé » à la date du jour
- Collecter les données statistiques relatives à l’accueil et compléter les tableaux correspondants

Activités spécifiques

- Accueillir les membres de la CDAPH ainsi que les partenaires lors des réunions
- Gérer le planning de la salle de réunions
- Veiller à la bonne organisation de l’espace d’attente (disposition, propreté …)
- Créer un fonds documentaire mis à disposition du public : alimenter, vérifier, renouveler
(Fiches thématiques, annuaires des organismes, des associations, flyers sur les prestations…)

- Accueillir et informer tout public sur les droits des personnes handicapées et si besoin, orienter à bon escient vers des organismes ou partenaires concernés
- Assurer une traçabilité des appels entrants et accueil physiques (Interlocuteur, modalité d’accueil, date, heure, objet, réponse apportée au transfert à un collègue (nom)).
- Réceptionner les dossiers, vérifier la complétude, apposer une date de dépôt sur l’ensemble des éléments constitutifs de la (les) demande (s) et remettre, le cas échéant, un accusé de réception de dépôt de dossier
- Vérifier l’habilitation de l’interlocuteur à recevoir l’information sur le dossier d’un demandeur ou d’un bénéficiaire lors de l’accueil physique ou téléphonique
- Favoriser l’expression de la demande
- Identifier la nature et le degré d’urgence de la demande
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
- Etablir la différence entre la demande et le besoin réel
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Alerter le responsable hiérarchique sur les situations rencontrées jugées complexes ou sensibles
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la MDPH

COMPETENCES PRATIQUES REQUISES
- Connaître les missions de la MDPH et les conditions d'attribution des différents droits en matière d'adultes et d'enfants handicapés
- Connaître les différents partenaires et institutions œuvrant dans le domaine du handicap, du médico-social, de l’insertion socio-professionnel.
- Maîtrise des outils informatiques : IODAS, GED, Pack Office, Messagerie ….
- Maîtrise des techniques de communication écrite et orale
- Capacité d’écoute
- Aptitude à travailler en équipe
- Devoir de confidentialité
- Organisation, rigueur, méthode et autonomie
- Maîtrise orale du Shimaoré et/ou Kibushi
-Maîtrise la langue des signes
Particularités/contraintes du poste
- Savoir adapter son intervention aux différents publics accueillis
- Pouvoir gérer les situations d’agressivité et les conflits
- Présence aux horaires d’ouverture au public
- Disponibilité
- Devoir de réserve et respect du secret professionnel
- Avoir une bonne présentation
- Être accueillant, patient et bienveillant