Sous l’autorité du responsable de service et de la Direction du CCAS.
Contacts permanents avec les agents d’accueil, les travailleurs sociaux, les instructeurs des aides légales, les services administratifs et la Direction.
Usagers et familles ; services de la Ville ; Département ; organismes de protection sociale ; MDPH ; CAF ; partenaires associatifs et institutionnels.
L’agent accueille, informe et transmet. Il ne décide pas de l’attribution d’une aide et ne se substitue pas à l’agent instructeur ou au travailleur social.
• Accueillir avec courtoisie, écoute, neutralité et disponibilité ; identifier l’objet de la demande.
• Renseigner sur l’organisation, les horaires, les permanences, les prestations et les démarches du CCAS.
• Filtrer, transférer et tracer les appels ; prendre les messages et rendez-vous selon les consignes.
• Orienter vers le service, le professionnel ou le partenaire compétent et accompagner les personnes lorsque nécessaire.
• Réguler les flux, veiller au respect de l’ordre d’arrivée et signaler les situations urgentes ou sensibles.
• Fournir une information de premier niveau sur les principales demandes : aide sociale à l’hébergement, services ménagers, allocation personnalisée d’autonomie, prestations liées au handicap et obligations alimentaires, selon les procédures en vigueur.
• Remettre les formulaires et listes de pièces ; expliquer les étapes, délais indicatifs et modalités de dépôt, sans préjuger de la recevabilité ni de la décision.
• Effectuer un contrôle formel de premier niveau : identité, coordonnées, signature et présence apparente des pièces demandées.
• Réceptionner, dater, enregistrer, numériser ou transmettre les documents selon le circuit interne ; délivrer un récépissé lorsque la procédure le prévoit.
• Repérer les demandes nécessitant un examen approfondi et orienter vers l’agent instructeur, le travailleur social ou le partenaire compétent.
• Respecter strictement la confidentialité, le secret professionnel et la protection des données personnelles.
• Mettre à jour les supports d’information, annuaires, tableaux de suivi et consignes d’accueil.
• Réceptionner, trier et transmettre les courriers, courriels, télécopies et documents destinés aux services.
• Réaliser des tâches simples de saisie, classement, reprographie, numérisation et archivage.
• Participer au suivi des rendez-vous, permanences et statistiques d’activité de l’accueil.
• Assurer, selon l’organisation retenue, l’accueil des personnes domiciliées et la remise du courrier après vérification de l’identité.
• Informer sur les règles de domiciliation et orienter toute demande nouvelle ou situation particulière vers l’agent compétent.
• Contribuer au repérage du non-recours et orienter vers les dispositifs d’accompagnement aux droits.
• Surveiller les accès et alerter immédiatement en cas d’incident, d’incivilité, de menace ou de risque pour les personnes.
• Appliquer les procédures de gestion des situations difficiles, sans s’exposer ni exposer les usagers.
• Participer aux réunions de service, à l’amélioration des procédures et à la continuité de l’accueil.
Activités ponctuelles ou complémentaires
• Participer à l’accueil lors des manifestations, réunions, permanences ou dispositifs exceptionnels du CCAS.
• Renforcer ponctuellement un autre point d’accueil ou service, dans le respect du cadre d’emplois et des nécessités de service.
• Contribuer aux campagnes d’information et à la diffusion de documents auprès des usagers.
• Exécuter toute activité connexe compatible avec les missions du poste, le cadre d’emplois et les instructions de la hiérarchie.
Contraintes Accueil continu du public ; station assise ou debout ; sollicitations multiples ; gestion de publics fragiles et de situations parfois tendues.
Exigences particulières Respect du devoir de réserve, de la neutralité, de la laïcité, du secret professionnel et des règles relatives aux données personnelles.
Prévention Application des consignes de sécurité, recours à la hiérarchie et aux dispositifs d’alerte en cas d’incident.