Assistant Administratif
Offre n° O974250408000005
Publiée le 08/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
63 route de l'Entre-Deux - Pierrefonds, Saint-Pierre (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/08/2025
Date limite de candidature
11/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Réalise le traitement administratif de dossiers et transmet les informations pour le compte du service ou du responsable. Assiste le responsable dans l’organisation du travail de l’équipe. Peut prendre en charge le suivi complet de certains dossiers
Missions / conditions d'exercice
Traitement des dossiers et saisie de documents
- Prendre des notes, mettre en forme ou rédiger tous types de documents administratifs
- Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
- Enregistrer ou saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir et orienter les demandes, le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Identifier les sources de documentation
- Gestion du courrier papier et dématérialisé de la Direction (multigest et boites mail : suivi des messages reçus, envois, réponses…)
Planification et suivi
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
- Utiliser des logiciels et des progiciels
- Prendre des notes, mettre en forme ou rédiger tous types de documents administratifs
- Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
- Enregistrer ou saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir et orienter les demandes, le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Identifier les sources de documentation
- Gestion du courrier papier et dématérialisé de la Direction (multigest et boites mail : suivi des messages reçus, envois, réponses…)
Planification et suivi
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
- Utiliser des logiciels et des progiciels
Profils recherchés
SAVOIRS
- Notion d’organisation et de gestion du temps
- Règles de l’expression orale et écrite
- Technique de secrétariat, de comptabilité et de logiciels
- Technique de communication et de recherche documentaire
- Modalités d’accueil
- Techniques de prise de note et d’écriture rapide
- Connaissance du règlement intérieur du CIAS
SAVOIR FAIRE
Communiquer Informer Organiser
Conseiller Alerter
SAVOIR ÊTRE
Capable de travailler en équipe Rigoureux Autonome
Discret Aimable Capacité d’adaptation
Réactif Méthodique Dynamique
Disponible Polyvalent
- Notion d’organisation et de gestion du temps
- Règles de l’expression orale et écrite
- Technique de secrétariat, de comptabilité et de logiciels
- Technique de communication et de recherche documentaire
- Modalités d’accueil
- Techniques de prise de note et d’écriture rapide
- Connaissance du règlement intérieur du CIAS
SAVOIR FAIRE
Communiquer Informer Organiser
Conseiller Alerter
SAVOIR ÊTRE
Capable de travailler en équipe Rigoureux Autonome
Discret Aimable Capacité d’adaptation
Réactif Méthodique Dynamique
Disponible Polyvalent
Contact et modalités de candidature
Contact
0262331450
Informations complémentaires
Conditions d’exercice :
Travail en bureau
Horaires fixes liés à l’accueil du public
Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Possibilité d’accueil de stagiaires
Travail en bureau
Horaires fixes liés à l’accueil du public
Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Possibilité d’accueil de stagiaires
Adresse de l'employeur
CTRE INTERCOMMUNAL D'ACTION SOCIALE
>63 route de l'Entre-Deux - Pierrefonds
97410 Saint-Pierre de la Réunion
>63 route de l'Entre-Deux - Pierrefonds
97410 Saint-Pierre de la Réunion
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.