Responsable du service courrier
Offre n° O974250326000004
Publiée le 27/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
125 rue du Dr raymond Vergès, Saint-Louis (La Réunion)
Poste à pourvoir le
29/04/2025
Date limite de candidature
28/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Rattaché.e au Secrétariat Général le.la responsable du service courrier aura pour missions
- Assurer le pilotage et l’encadrement d’une équipe, en garantissant la performance et la qualité de service dans le respect des orientations stratégiques,
- Réceptionner et traiter l’ensemble des courriers adressés à la Collectivité
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du service ou de la Collectivité
- Suivre et gérer les demandes externes faites à la Collectivité selon l’organisation et ses compétences. Contribuer à une coordination inter services
- Coordonner la dépose des courriers à la Poste
- Assurer le pilotage et l’encadrement d’une équipe, en garantissant la performance et la qualité de service dans le respect des orientations stratégiques,
- Réceptionner et traiter l’ensemble des courriers adressés à la Collectivité
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du service ou de la Collectivité
- Suivre et gérer les demandes externes faites à la Collectivité selon l’organisation et ses compétences. Contribuer à une coordination inter services
- Coordonner la dépose des courriers à la Poste
Missions / conditions d'exercice
Missions managériales :
- Veiller à la bonne marche du Service,
- Assurer la coordination des tâches de chaque agent,
- Gérer toutes les demandes des agents du service, à savoir le planning des congés, les demandes d’achats, les commandes, les ordres de missions, les notes de service, les rapports, les rendez-vous avec les organismes extérieurs de la Mairie en rapport avec le service,
- Assurer la gestion des demandes administratives d’une manière directe ou indirecte avec les organismes externes de la collectivité tels que la Préfecture, la Sous-Préfecture, la Poste, la Gendarmerie et autres…
- En période d’élections, coordonner la mise à disposition du personnel administratif pour la réception et l’enregistrement des listes des candidats et des coursiers pour la transmission des documents vers tous les bureaux de vote de la commune le jour de l’élection.
Missions techniques :
- Réceptionner le courrier, ouvrir les plis,…
- Trier le courrier service par service, classer dans un dossier pour le service,
- Enregistrer le courrier sous le logiciel CINDOC, attribuer un numéro au courrier,
- Numériser les documents, archiver la fiche sous CINDOC,
- Envoyer le courrier au supérieur hiérarchique pour contrôle,
- Après contrôle : imprimer les bordereaux, pointer le courrier,
- Transmettre aux services (casier prévue à cet effet et cahier de transmission),
- Accueillir et réceptionner le courrier des administrés (particuliers, entreprises…),
- Effectuer des recherches courriers pour les services par téléphone,
- Etablir les ordres de missions
- Veiller à la bonne marche du Service,
- Assurer la coordination des tâches de chaque agent,
- Gérer toutes les demandes des agents du service, à savoir le planning des congés, les demandes d’achats, les commandes, les ordres de missions, les notes de service, les rapports, les rendez-vous avec les organismes extérieurs de la Mairie en rapport avec le service,
- Assurer la gestion des demandes administratives d’une manière directe ou indirecte avec les organismes externes de la collectivité tels que la Préfecture, la Sous-Préfecture, la Poste, la Gendarmerie et autres…
- En période d’élections, coordonner la mise à disposition du personnel administratif pour la réception et l’enregistrement des listes des candidats et des coursiers pour la transmission des documents vers tous les bureaux de vote de la commune le jour de l’élection.
Missions techniques :
- Réceptionner le courrier, ouvrir les plis,…
- Trier le courrier service par service, classer dans un dossier pour le service,
- Enregistrer le courrier sous le logiciel CINDOC, attribuer un numéro au courrier,
- Numériser les documents, archiver la fiche sous CINDOC,
- Envoyer le courrier au supérieur hiérarchique pour contrôle,
- Après contrôle : imprimer les bordereaux, pointer le courrier,
- Transmettre aux services (casier prévue à cet effet et cahier de transmission),
- Accueillir et réceptionner le courrier des administrés (particuliers, entreprises…),
- Effectuer des recherches courriers pour les services par téléphone,
- Etablir les ordres de missions
Profils recherchés
Savoirs socioprofessionnels :
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’administration territoriale
- Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Maîtrise des techniques de recherches documentaires
Expériences savoir faire
- Traitement des dossiers et saisie de documents
- Accueil physique et téléphonique du public
- Gestion de l’information, classement et archivage de documents
Savoir être
-Savoir travailler en équipe
-Savoir s’organiser et gérer les priorités
-Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
-Accueillir avec amabilité
-Respecter des obligations de discrétion et de confidentialité
Conditions d’exercices
- Travail sur écran, quotidien, travail assis quotidien
- Gérer l’agressivité du public
- Astreintes : assistance à la mise en œuvre des élections (réceptionner les procurations de la gendarmerie…)
-Contact avec la Sous-Préfecture, la poste et autres
-Maîtriser le logiciel CINDOC
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’administration territoriale
- Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Maîtrise des techniques de recherches documentaires
Expériences savoir faire
- Traitement des dossiers et saisie de documents
- Accueil physique et téléphonique du public
- Gestion de l’information, classement et archivage de documents
Savoir être
-Savoir travailler en équipe
-Savoir s’organiser et gérer les priorités
-Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
-Accueillir avec amabilité
-Respecter des obligations de discrétion et de confidentialité
Conditions d’exercices
- Travail sur écran, quotidien, travail assis quotidien
- Gérer l’agressivité du public
- Astreintes : assistance à la mise en œuvre des élections (réceptionner les procurations de la gendarmerie…)
-Contact avec la Sous-Préfecture, la poste et autres
-Maîtriser le logiciel CINDOC
Contact et modalités de candidature
Contact
0262912463
Informations complémentaires
Veuillez adresser votre candidature (CV+ lettre de motivation) à l'attention de Madame le Maire avant le 28 avril 2025 à
l'adresse suivante: Commune de Saint-Louis - Direction des ressources humaines 125 rue du Docteur Raymond Vergès 97
450 Saint-Louis ou par mail : rhcarriere@saintlouis.re
l'adresse suivante: Commune de Saint-Louis - Direction des ressources humaines 125 rue du Docteur Raymond Vergès 97
450 Saint-Louis ou par mail : rhcarriere@saintlouis.re
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT LOUIS
>125 rue du Dr raymond Vergès
97450 Saint louis
>125 rue du Dr raymond Vergès
97450 Saint louis
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.