Responsable du secrétariat général
Offre n° O974250130000023
Publiée le 30/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
379 rue hubert delisle - bp 437, Le Tampon (La Réunion)
Poste à pourvoir le
03/03/2025
Date limite de candidature
01/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé lors d'une promotion interne
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le/la responsable du secrétariat général assure trois missions principales : il/elle apporte une aide permanente au directeur général des services en matière d’organisation administrative et de gestion quotidiennes ; il/elle assure également la supervision des missions d’accueil physique et téléphonique du siège et de gestion du courrier entrant et sortant ; enfin il/elle assure la coordination de l’organisation des événements internes et externes (conseils, séminaires, inaugurations…).
Missions / conditions d'exercice
Assurer la gestion pro-active des dossiers du Directeur Général des Services
- Assurer l’accueil de ses rendez-vous, réception et filtrage des appels téléphoniques
- Gérer les agendas
- Organiser les déplacements et coordonner la logistique des évènements internes et externes
- Gérer l’ensemble des notes de frais
- Préparer et suivre les dossiers de réunions et divers rendez-vous
- Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus ou relevés de décisions
- Coordonner et faciliter la circulation de l’information entre la Direction Générale et les différents services internes et externes
- Assurer l’administration et la gestion des dossiers et documents confidentiels conformément aux directives reçues
- Effectuer les relances en fonction des urgences et des priorités conformément aux directives reçues
Assurer le bon fonctionnement du Secrétariat Général
- Rédiger, mettre en forme et éditer divers documents (courriers, note, rapport de présentation…)
- Coordonner et sécuriser le circuit des parapheurs soumis à la signature de l’autorité territoriale
- Dématérialiser les actes principaux de la collectivité hors actes RH
- Garantir, en lien avec le secrétariat des assemblées, le bon fonctionnement du Conseil des maires et du Conseil communautaire (respect des délais, participation à la préparation des dossiers des instances)
- Planifier et préparer l’organisation des réunions demandées par le DGS (matériel et support logistique) en relation avec les services concernés
- Trier, classer, mettre à jour et archiver les dossiers
- Créer et gérer les bases de données
Optimiser et sécuriser le circuit du courrier arrivé et départ
- Réceptionner la totalité du courrier arrivé/départ de la collectivité et signaler les courriers importants
- Superviser la gestion et le suivi du courrier arrivé/départ (contrôle et respect des procédures courriers dans le cadre d’une démarche Qualité)
Gérer le service d’accueil physique et téléphonique du siège
- Gérer les agents d’accueil
- Mettre en place des procédures pour un accueil de qualité
- Assurer l’accueil de ses rendez-vous, réception et filtrage des appels téléphoniques
- Gérer les agendas
- Organiser les déplacements et coordonner la logistique des évènements internes et externes
- Gérer l’ensemble des notes de frais
- Préparer et suivre les dossiers de réunions et divers rendez-vous
- Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus ou relevés de décisions
- Coordonner et faciliter la circulation de l’information entre la Direction Générale et les différents services internes et externes
- Assurer l’administration et la gestion des dossiers et documents confidentiels conformément aux directives reçues
- Effectuer les relances en fonction des urgences et des priorités conformément aux directives reçues
Assurer le bon fonctionnement du Secrétariat Général
- Rédiger, mettre en forme et éditer divers documents (courriers, note, rapport de présentation…)
- Coordonner et sécuriser le circuit des parapheurs soumis à la signature de l’autorité territoriale
- Dématérialiser les actes principaux de la collectivité hors actes RH
- Garantir, en lien avec le secrétariat des assemblées, le bon fonctionnement du Conseil des maires et du Conseil communautaire (respect des délais, participation à la préparation des dossiers des instances)
- Planifier et préparer l’organisation des réunions demandées par le DGS (matériel et support logistique) en relation avec les services concernés
- Trier, classer, mettre à jour et archiver les dossiers
- Créer et gérer les bases de données
Optimiser et sécuriser le circuit du courrier arrivé et départ
- Réceptionner la totalité du courrier arrivé/départ de la collectivité et signaler les courriers importants
- Superviser la gestion et le suivi du courrier arrivé/départ (contrôle et respect des procédures courriers dans le cadre d’une démarche Qualité)
Gérer le service d’accueil physique et téléphonique du siège
- Gérer les agents d’accueil
- Mettre en place des procédures pour un accueil de qualité
Profils recherchés
SAVOIR-FAIRE
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte rendu
- Etre capable de distinguer et de prioriser les urgences
SAVOIR-ETRE
- Sens de l’anticipation et réactivité
- Sens de la communication et du relationnel
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Rigueur et sens de l’organisation
- Diplomatie
CONNAISSANCE
- Connaissance de l’environnement territorial
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Organisation, contexte et enjeu de la collectivité ou de l'établissement public
- Missions du service public
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte rendu
- Etre capable de distinguer et de prioriser les urgences
SAVOIR-ETRE
- Sens de l’anticipation et réactivité
- Sens de la communication et du relationnel
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Rigueur et sens de l’organisation
- Diplomatie
CONNAISSANCE
- Connaissance de l’environnement territorial
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Organisation, contexte et enjeu de la collectivité ou de l'établissement public
- Missions du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0262579777
Informations complémentaires
Réception des candidatures (lettre de motivation + CV) par courrier ou par mail à contact@casud.re. Le poste sera occupé à temps complet par un fonctionnaire appartenant au grade cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux relevant de la filière administrative .
Adresse de l'employeur
COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION DU SUD
>379 rue hubert delisle - bp 437
97430 Le tampon cedex
>379 rue hubert delisle - bp 437
97430 Le tampon cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.