Correspondant Administratif (h/f)
Offre n° O974250128001449
Publiée le 28/01/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
rue georges pompidou, Saint-Benoît (La Réunion)
Poste à pourvoir le
06/03/2025
Date limite de candidature
02/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération selon profil et expérience et RIFSEEP
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique du Directeur du protocole (h/f),
- Assure et organise les tâches Administratives des services chargé du protocole et notamment de l’organisation des réceptions, événements protocolaires et manifestations définis par la collectivité.
- Assure et organise les tâches Administratives des services chargé du protocole et notamment de l’organisation des réceptions, événements protocolaires et manifestations définis par la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales:
- Préparer les documents d’organisation du volet protocolaire des cérémonies manifestations et évènements de la ville en lien avec le cabinet du maire, le service communication et les services porteurs de manifestations.
- Assister la direction en participant à l’organisation des relations protocolaires de l’autorité territoriale lors de l’accueil de délégation ou personnalité.
- Participer à l’élaboration de la gestion des marchés de prestations de service et de fourniture nécessaires au fonctionnement des services de la direction et au déroulement des cérémonies, réunions (équipements, traiteur pavoisement, cadeaux, …)
- Transmettre aux services de la direction la procédure de Gestion de la logistique des salles municipales de réception et de réunion (organisation, aménagement, réservation, sonorisation)
- Transmettre aux services de la direction la procédure d’organisation de la logistique des réunions du conseil municipal et du groupe majoritaire.
- Transmettre la Planification des tâches des agents chargés de la mise en œuvre de la logistique.
- Réceptionner les besoins des services de la direction en termes de mise à jour des compétences, des matériels, équipements et les transmettre aux directions et services dédiés
- En lien avec les services de la direction, transmettre les dysfonctionnements relevés à la direction.
- Contribuer avec les collaborateurs à la qualité du service rendu
- Participer aux réunions périodiques de travail/information de la Direction
Modalités d’exercice/Conditions de travail particulières/Principales difficultés liées au poste:
Conditions d’exercice
- Travail en bureau.
- Horaires réguliers avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations de la Direction.
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
- Autonomie
- Disponibilité
Conditions spécifiques touchant à la santé et la sécurité au travail
- Déplacements sur le terrain
Relation externe et interne
- Relation directe avec le directeur (h/f) et les chefs de Service de la Direction
- Relation avec les usagers, les associations, les services municipaux et les élus.
- Préparer les documents d’organisation du volet protocolaire des cérémonies manifestations et évènements de la ville en lien avec le cabinet du maire, le service communication et les services porteurs de manifestations.
- Assister la direction en participant à l’organisation des relations protocolaires de l’autorité territoriale lors de l’accueil de délégation ou personnalité.
- Participer à l’élaboration de la gestion des marchés de prestations de service et de fourniture nécessaires au fonctionnement des services de la direction et au déroulement des cérémonies, réunions (équipements, traiteur pavoisement, cadeaux, …)
- Transmettre aux services de la direction la procédure de Gestion de la logistique des salles municipales de réception et de réunion (organisation, aménagement, réservation, sonorisation)
- Transmettre aux services de la direction la procédure d’organisation de la logistique des réunions du conseil municipal et du groupe majoritaire.
- Transmettre la Planification des tâches des agents chargés de la mise en œuvre de la logistique.
- Réceptionner les besoins des services de la direction en termes de mise à jour des compétences, des matériels, équipements et les transmettre aux directions et services dédiés
- En lien avec les services de la direction, transmettre les dysfonctionnements relevés à la direction.
- Contribuer avec les collaborateurs à la qualité du service rendu
- Participer aux réunions périodiques de travail/information de la Direction
Modalités d’exercice/Conditions de travail particulières/Principales difficultés liées au poste:
Conditions d’exercice
- Travail en bureau.
- Horaires réguliers avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations de la Direction.
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
- Autonomie
- Disponibilité
Conditions spécifiques touchant à la santé et la sécurité au travail
- Déplacements sur le terrain
Relation externe et interne
- Relation directe avec le directeur (h/f) et les chefs de Service de la Direction
- Relation avec les usagers, les associations, les services municipaux et les élus.
Profils recherchés
Compétences requises:
- Qualité rédactionnelle
- Force de proposition
- Goût du service public
- Bon relationnel
- Travail en bureau avec amplitude horaire pour nécessité de service (travail en week-end, soirée, jour férié…)
- Devoir de réserve et discrétion
- Résister aux pressions
- Réactivité, Rigueur, disponibilité
- Esprit de synthèse
- Connaissance des règles applicables aux cérémonies publiques
CONNAISSANCES
- Connaissances générales en matière d'organisation et de fonctionnement des collectivités territoriales
- Qualité rédactionnelle
- Force de proposition
- Goût du service public
- Bon relationnel
- Travail en bureau avec amplitude horaire pour nécessité de service (travail en week-end, soirée, jour férié…)
- Devoir de réserve et discrétion
- Résister aux pressions
- Réactivité, Rigueur, disponibilité
- Esprit de synthèse
- Connaissance des règles applicables aux cérémonies publiques
CONNAISSANCES
- Connaissances générales en matière d'organisation et de fonctionnement des collectivités territoriales
Contact et modalités de candidature
Contact
0262508810
Informations complémentaires
Le dossier de candidature doit impérativement comprendre:
- Une lettre de motivation indiquant obligatoirement le numéro de l'offre et adressée à Mr Le Maire,
- Un CV actualisé,
(Pour les candidats fonctionnaires, la dernière situation administrative)
Transmission du dossier de candidature complet à l'adresse mail suivante : recrutements@ville-saintbenoit.re
- Une lettre de motivation indiquant obligatoirement le numéro de l'offre et adressée à Mr Le Maire,
- Un CV actualisé,
(Pour les candidats fonctionnaires, la dernière situation administrative)
Transmission du dossier de candidature complet à l'adresse mail suivante : recrutements@ville-saintbenoit.re
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT BENOIT Ile de la Réunion
>rue georges pompidou
97470 Saint benoit
>rue georges pompidou
97470 Saint benoit
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.