UN ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)
Offre n° O974241206000341
Publiée le 06/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Région Pierre-Lagourgue Avenue René-Cassin Moufia, Saint-Denis (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
13/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le titulaire du poste sera placé sous l’autorité du Responsable de Service de la Commande Publique. Il aura pour missions de l’assister et de participer au bon fonctionnement du service et de ses différentes cellules.
Missions / conditions d'exercice
• Assister le Responsable du Service et les responsables de cellule ;
• Réaliser certaines tâches essentielles au bon fonctionnement du service ;
◦ Gérer le tableau de bord et centraliser certaines données essentielles de la DAJCP ;
◦ Gérer les modèles de documents : diffusion et mise à jour en lien avec les responsables ;
◦ Planifier et organiser les réunions préparatoires, les réunions de service, rédiger les comptes rendus.
• Répondre, orienter et informer les services et les entreprises :
◦ Gérer les appels téléphoniques : intercepter et prendre les messages ;
◦ Gérer les courriers entrants et sortants ;
◦ Expliquer aux entreprises la dématérialisation : par téléphone et par mail ;
◦ Gérer la boîte générique du service de la commande publique : rediriger vers les gestionnaires concernés ;
◦ Répondre aux demandes d’information des services, le cas échéant ;
◦ Rechercher divers documents pour les directions en lien avec les contrôles européens.
• Assister les gestionnaires dans la passation des marchés :
◦ Pré-remplir et gérer les modèles types en cas d’empêchement du gestionnaire (rapport d’analyse des offres, courriers divers, rapports, fiches et arrêtés) ;
◦ Gérer les demandes d’attestations fiscales et sociales, le cas échéant ;
• Préparer la mise à la signature et notifier les avenants ;
• Gérer des parapheurs papiers et dématérialisés : affectation, traçabilité et suivi :
◦ Gérer la mise à la signature ;
◦ Gérer le classement des pièces dématérialisées sous la GED.
• Envoyer les marchés au contrôle de légalité ;
• Assurer la notification dématérialisée des marchés en l’absence des gestionnaires ;
• Participer à l’organisation des Commission d’Appel d’Offres :
◦ Gérer la logistique et la réservation de salle ;
◦ Préparer l’envoi des convocations ;
◦ Préparer les dossiers et les PV des affaires présentées en CAO.
• Faire les tickets sur les outils dédiés pour toute demande liée au fonctionnement du service (DSIO, DMG, etc.) ;
• Participer ponctuellement au processus de computation des achats et des demandes d’autorisation d’achat, en l’absence de l’agent référent.
• Réaliser certaines tâches essentielles au bon fonctionnement du service ;
◦ Gérer le tableau de bord et centraliser certaines données essentielles de la DAJCP ;
◦ Gérer les modèles de documents : diffusion et mise à jour en lien avec les responsables ;
◦ Planifier et organiser les réunions préparatoires, les réunions de service, rédiger les comptes rendus.
• Répondre, orienter et informer les services et les entreprises :
◦ Gérer les appels téléphoniques : intercepter et prendre les messages ;
◦ Gérer les courriers entrants et sortants ;
◦ Expliquer aux entreprises la dématérialisation : par téléphone et par mail ;
◦ Gérer la boîte générique du service de la commande publique : rediriger vers les gestionnaires concernés ;
◦ Répondre aux demandes d’information des services, le cas échéant ;
◦ Rechercher divers documents pour les directions en lien avec les contrôles européens.
• Assister les gestionnaires dans la passation des marchés :
◦ Pré-remplir et gérer les modèles types en cas d’empêchement du gestionnaire (rapport d’analyse des offres, courriers divers, rapports, fiches et arrêtés) ;
◦ Gérer les demandes d’attestations fiscales et sociales, le cas échéant ;
• Préparer la mise à la signature et notifier les avenants ;
• Gérer des parapheurs papiers et dématérialisés : affectation, traçabilité et suivi :
◦ Gérer la mise à la signature ;
◦ Gérer le classement des pièces dématérialisées sous la GED.
• Envoyer les marchés au contrôle de légalité ;
• Assurer la notification dématérialisée des marchés en l’absence des gestionnaires ;
• Participer à l’organisation des Commission d’Appel d’Offres :
◦ Gérer la logistique et la réservation de salle ;
◦ Préparer l’envoi des convocations ;
◦ Préparer les dossiers et les PV des affaires présentées en CAO.
• Faire les tickets sur les outils dédiés pour toute demande liée au fonctionnement du service (DSIO, DMG, etc.) ;
• Participer ponctuellement au processus de computation des achats et des demandes d’autorisation d’achat, en l’absence de l’agent référent.
Profils recherchés
• Maîtrise des outils et process bureautique ;
• Maîtrise des logiciels informatiques et logiciels métier ;
• Connaissance des procédures de marché ;
• Capacité d’accueil physique et téléphonique ;
• Qualité rédactionnelle (courriers, courriels, documents de marchés) ;
• Qualité relationnelle ;
• Capacité à tenir des tableaux de bord ;
• Rigueur dans l’organisation de son travail ;
• Esprit d’équipe, disponibilité et réactivité ;
• Probité et respect des règles déontologiques ;
• Devoir de réserve, de confidentialité et discrétion professionnelle.
• Maîtrise des logiciels informatiques et logiciels métier ;
• Connaissance des procédures de marché ;
• Capacité d’accueil physique et téléphonique ;
• Qualité rédactionnelle (courriers, courriels, documents de marchés) ;
• Qualité relationnelle ;
• Capacité à tenir des tableaux de bord ;
• Rigueur dans l’organisation de son travail ;
• Esprit d’équipe, disponibilité et réactivité ;
• Probité et respect des règles déontologiques ;
• Devoir de réserve, de confidentialité et discrétion professionnelle.
Contact et modalités de candidature
Contact
0262487000
Informations complémentaires
• Versant : Fonction Publique Territoriale ;
• Cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux ;
• Recrutement par voie :
◦ Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ;
◦ Contractuelle (Article L332-8 du Code Général de la Fonction Publique Territoriale).
• Absence de conflit d’intérêts ;
• Nouvelle Bonification Indiciaire : non éligible.
Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations réglementaires.
• Cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux ;
• Recrutement par voie :
◦ Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ;
◦ Contractuelle (Article L332-8 du Code Général de la Fonction Publique Territoriale).
• Absence de conflit d’intérêts ;
• Nouvelle Bonification Indiciaire : non éligible.
Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations réglementaires.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.