• En tant que responsable de service :
◦ Coordonner et animer le personnel qu’il encadre ;
◦ Fixer les objectifs du service ;
◦ Animer les réunions de service ;
◦ Responsabiliser ses collaborateurs et favoriser la prise d’initiative ;
◦ Rédiger les rapports d’activité et rendre compte à sa hiérarchie ;
◦ Évaluer la charge de travail et la répartir équitablement entre les agents du service ;
◦ Repérer et réguler les dysfonctionnements ou solliciter l’arbitrage de la hiérarchie ;
◦ Superviser la gestion de personnel : réaliser les entretiens individuels d'appréciation, identifier les besoins en formation, participer à la mise en place du personnel de l'unité ;
◦ Préparer et gérer le budget du service ;
◦ Préparer et suivre l’exécution des marchés du service.

• En tant que responsable des archives :
◦ Assurer la maîtrise du cycle de vie des documents et des processus documentaires associés, en relation étroite avec le personnel chargé de la conservation des archives de la Région Réunion, le Délégué à la Protection des Données, et la DSIO ;
◦ Assurer le rôle d’archiviste, pour l’ensemble des producteurs d’archives publiques de la Région :
▪ Le cycle de vie du document :
• Définir le cycle de vie des documents, les types de document à conserver, les règles de nommage ;
• Établir les durées de conservation en fonction des contraintes légales et réglementaires ;
• Déterminer les supports de conservation, formats de fichier ;
• Définir les processus et procédures documentaires associés.
▪ Le classement des documents, en collaboration avec les services métiers :
• Rédiger des chartes d'archivage par domaine d'activité : conduite de projet, réalisation d’entretiens ;
• Déterminer les métadonnées des documents et dossiers électroniques.
▪ L'accompagnement des métiers et des projets :
• En lien étroit avec la DSIO, accompagner les services métiers sur la gestion documentaire électronique : définition de règles de gestion et d'archivage et la mise en œuvre d'actions de formation en lien avec la DRH ;
• Participer aux projets de dématérialisation.
▪ L'administration fonctionnelle des logiciels Asalae et Ligéo :
• Gérer les droits d'accès des applications métier ;
• Suivre leur gestion et leur maintenance ;
• Assurer le traitement des archives électroniques (collecte, classement et diffusion) ;
• Vérifier la qualité du contenu.
▪ La veille juridique et technique :
• Assurer la veille juridique relative à la gestion des documents électroniques ;
• Sensibiliser, former et conseiller les services dans la gestion de leurs documents et données numériques notamment dans le cadre de la mise en place du RGPD ;
• Participer au choix des solutions technologiques avec la DSIO ;
• Participer aux groupes de travail régionaux/nationaux, en lien avec le Service interministériel des archives de France.
◦ Membre de l'équipe des Archives régionales :
▪ Participer aux opérations collectives d’archivage (traitement d’arriérés, refoulement, dépoussiérage, reconditionnement, etc.) ;
▪ Assurer l'orientation des lecteurs ;
▪ Assurer la communication des documents d'archives ;
▪ Veiller à la sécurité et à l'état sanitaire des documents.
• Spécificités du poste :
◦ Nombreux déplacements à l'Hôtel de Région et auprès des services producteurs, pas d’allergie à la poussière ;
◦ Port de charges (boites d’archives).