AGENT DE GESTION ADMINISTRATIVE
Offre n° O974241119000464
Publiée le 19/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
rue du general lambert, Saint-Leu (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
23/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un changement de temps de travail
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
Gestion et suivi de la programmation des travaux : suivi via « process studio » des travaux à effectuer dans les écoles
Missions / conditions d'exercice
- Gestion et suivi de la programmation des travaux : suivi via « process studio » des travaux à effectuer dans les écoles
-Suivi des demandes de débroussaillage et d’élagage des écoles
-Suivi des mesures d’hygiène/sécurité
-Gestion des clés des écoles
-Aide en cas de besoin à la gestion du personnel des écoles : transmission d’informations et de consignes
-Aide à la réception du public et tâches administratives
Activités spécifiques
Secrétariat : accueil du public, accueil téléphonique, gestion du courrier, suivi post office…
- Centraliser, synthétiser et organiser les informations relatives au fonctionnement du service
- Elaborer des courriers, convocations, …
- Assurer la circulation de l’information au sein du service,
- Classer et archiver les documents du service,
- Effectuer les opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, ouverture et affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, des fichiers, reprographie
- Organiser et réaliser son travail en référence aux procédures définies, en tenant compte d’instructions ponctuelles données par le responsable
-Aide à la gestion logistique des écoles
-Assurer la permanence du service en cas de besoin
-Suivi des demandes de débroussaillage et d’élagage des écoles
-Suivi des mesures d’hygiène/sécurité
-Gestion des clés des écoles
-Aide en cas de besoin à la gestion du personnel des écoles : transmission d’informations et de consignes
-Aide à la réception du public et tâches administratives
Activités spécifiques
Secrétariat : accueil du public, accueil téléphonique, gestion du courrier, suivi post office…
- Centraliser, synthétiser et organiser les informations relatives au fonctionnement du service
- Elaborer des courriers, convocations, …
- Assurer la circulation de l’information au sein du service,
- Classer et archiver les documents du service,
- Effectuer les opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, ouverture et affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, des fichiers, reprographie
- Organiser et réaliser son travail en référence aux procédures définies, en tenant compte d’instructions ponctuelles données par le responsable
-Aide à la gestion logistique des écoles
-Assurer la permanence du service en cas de besoin
Profils recherchés
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS : SAVOIRS GENERAUX :
Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
Connaissance des outils informatiques (word, excel, open office…) et de communication (messagerie)
Technique de gestion et de suivi de procédure
Savoir conduire et animer une réunion
Savoir diriger une équipe (management participatif)
Capacité d’analyse et de synthèse
Aisance rédactionnelle
Avoir le sens des responsabilités
Savoir poser ses limites d’intervention
Techniques de communication,
Savoir travailler en équipe
Connaissance de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la FPT
Techniques d’écoute
Bonne maîtrise de l’informatique
Dans le cadre de la mutualisation des moyens communaux, l’agent peut être amené à participer à tout type d’activité nécessaire au bon fonctionnement de la Collectivité.
Diplômes ou permis obligatoires : Formation nécessaire :
Permis B Formations internes
Conditions particulières d’exercice du métier :
Travailler en bureau, nombreux déplacements sur sites
Horaires fixes avec amplitude variable en fonction des besoins de service
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Savoir appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
Relations permanentes avec le public et risques de tensions et agressivité dans la relation avec ces derniers
Sens de l’initiative, réactivité et maîtrise de soi,
Sens de la médiation et du dialogue
Autres observations
Dans le cadre de la mutualisation des moyens communaux, l’agent peut être amené à participer à tout type d’activité nécessaire au bon fonctionnement de la Collectivité.
Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
Connaissance des outils informatiques (word, excel, open office…) et de communication (messagerie)
Technique de gestion et de suivi de procédure
Savoir conduire et animer une réunion
Savoir diriger une équipe (management participatif)
Capacité d’analyse et de synthèse
Aisance rédactionnelle
Avoir le sens des responsabilités
Savoir poser ses limites d’intervention
Techniques de communication,
Savoir travailler en équipe
Connaissance de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la FPT
Techniques d’écoute
Bonne maîtrise de l’informatique
Dans le cadre de la mutualisation des moyens communaux, l’agent peut être amené à participer à tout type d’activité nécessaire au bon fonctionnement de la Collectivité.
Diplômes ou permis obligatoires : Formation nécessaire :
Permis B Formations internes
Conditions particulières d’exercice du métier :
Travailler en bureau, nombreux déplacements sur sites
Horaires fixes avec amplitude variable en fonction des besoins de service
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Savoir appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
Relations permanentes avec le public et risques de tensions et agressivité dans la relation avec ces derniers
Sens de l’initiative, réactivité et maîtrise de soi,
Sens de la médiation et du dialogue
Autres observations
Dans le cadre de la mutualisation des moyens communaux, l’agent peut être amené à participer à tout type d’activité nécessaire au bon fonctionnement de la Collectivité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0262348003
Informations complémentaires
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.