Assistant administratif et d’accueil
Offre n° O974241016000799
Publiée le 17/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
10 rue waldeck rochet, La Possession (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
17/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Rattaché(e) à la Direction des Sports – Pôle Planification et Structures Ludiques.
Assurer les missions du Service Planification, sous la coordination du Responsable
Assurer les missions du Service Planification, sous la coordination du Responsable
Missions / conditions d'exercice
- Elaboration et mise à jour des tableaux de suivis, pour le travail en week-end des agents sur site (Prévisionnel et réel)
- Réaliser les notes de services pour l’intervention des agents lors des manifestations du WE sur
les gymnases, les stades de foot (Gazonnés et synthétiques),
- Suivre l'étalement des récupérations des agents des sites en cohérence avec les 1607 h annuelles réglementaire
- Programmation de la fermeture des sites pour Juillet et Aout de chaque année ainsi que pour Décembre N et Janvier N+1
- Suivre la réalisation des congés de l’année N des agents des sites et notamment sur les périodes de fermetures notamment les éventuels remplacements des agents (congés, arrêts maladies, absences exceptionnelles)
- Enregistrer dans ZIMBRA le planning d'utilisation de tous les équipements sportifs
- Préparation des réunions (Fiches d’émargement, compte-rendu) et suivi de l’organisation
- Planifier la réunion annuelle pour la préparation des plannings d’utilisation des installations
sportives pour la prochaine rentrée en lien avec les utilisateurs (Associations et Ets scolaires)
- Etablir les différents plannings d’utilisation des installations sportives par les établissements
scolaires et les associations sportives et leur affichage sur les sites
- Elaborer les divers cahiers de suivi ou affiche d’information pour chaque site
- Relayer les informations et/ou notes de service émis par la Direction ou la Direction Générale,
via le cahier de transmission, l’envoi par mail et la distribution sur les sites.
- S’assurer du remplissage par les agents des registres mains courantes et de fréquentation
avec un regard sur la disponibilité du registre de sécurité obligatoire
2/ Assurer les missions du Pôle Structure Ludique, sous la coordination du Référent et Chef
d’équipe dédié :
- Demande de devis au prêt des différents prestataires (Pose ou dépose de jeu)
- Planification de RDV pour le référent pour les consultations sur le terrain
- Mise en page de la fiche de présentation des devis, pour les revues de délégation
- Elaboration d’affiches (Utilisation interdite des jeux hors d’usage) et demande d’arrêté si besoin
- Suivis et réponses des courriels suite aux doléances des citoyens via Intra Muros
Suivre sur l’outil informatique crée, pour chaque Aire de jeu et SWO, les éléments nécessaires (Photo
des jeux, documentation technique des jeux, photo des panneaux d’information sur l’utilisation et les interdictions, retour des contrôles hebdomadaire, trimestriel avec le prestataire qualifié et annuel pour le test principal obligatoire) à consigner.
ACTIVITES PRINCIPALES :
- Faire le lien avec les services communaux, les ligues, les comités, les écoles, les associations et les entreprises
- Suivre le tableau de mise à disposition des sites pour les manifestations et réponses aux
organisateurs ou aux services de la ville
- Réception et enregistrement, dans les dossiers concernés, des photos prisent par le Référent
et chef d’équipe en charge des structures Ludiques
- Faire et suivre dans le tableau dédié les demandes de fournitures
- Faire et suivre dans le tableau dédié les demandes de travaux au Centre Technique/ Patrimoine
- Relayer aux chefs de sites les réunions sur leurs installations
ACTIVITES SECONDAIRES :
- Physique : informer et orienter le public ou les agents dans leurs démarches
- Téléphonique : informer, orienter,
- Prendre et transmettre les messages (Soit dans le cahier dédié soit par le biais de ZIMBRA)
- Elaboration d’affiche d’information destinée aux sites
- Gestion des demandes du Domaine de Belle Mare par les services en l’absence du référent
ACTIVITES OCCASIONNELLES :
- Réception des demandes de congé ou récupération des agents et mise à jour des agendas des agents de l’ensemble des sites sportifs et de la Direction
- Etablir les ordres de mission et transmettre à l’agent et Elaboration de divers tableaux à la demande de de la Direction
- Réaliser les notes de services pour l’intervention des agents lors des manifestations du WE sur
les gymnases, les stades de foot (Gazonnés et synthétiques),
- Suivre l'étalement des récupérations des agents des sites en cohérence avec les 1607 h annuelles réglementaire
- Programmation de la fermeture des sites pour Juillet et Aout de chaque année ainsi que pour Décembre N et Janvier N+1
- Suivre la réalisation des congés de l’année N des agents des sites et notamment sur les périodes de fermetures notamment les éventuels remplacements des agents (congés, arrêts maladies, absences exceptionnelles)
- Enregistrer dans ZIMBRA le planning d'utilisation de tous les équipements sportifs
- Préparation des réunions (Fiches d’émargement, compte-rendu) et suivi de l’organisation
- Planifier la réunion annuelle pour la préparation des plannings d’utilisation des installations
sportives pour la prochaine rentrée en lien avec les utilisateurs (Associations et Ets scolaires)
- Etablir les différents plannings d’utilisation des installations sportives par les établissements
scolaires et les associations sportives et leur affichage sur les sites
- Elaborer les divers cahiers de suivi ou affiche d’information pour chaque site
- Relayer les informations et/ou notes de service émis par la Direction ou la Direction Générale,
via le cahier de transmission, l’envoi par mail et la distribution sur les sites.
- S’assurer du remplissage par les agents des registres mains courantes et de fréquentation
avec un regard sur la disponibilité du registre de sécurité obligatoire
2/ Assurer les missions du Pôle Structure Ludique, sous la coordination du Référent et Chef
d’équipe dédié :
- Demande de devis au prêt des différents prestataires (Pose ou dépose de jeu)
- Planification de RDV pour le référent pour les consultations sur le terrain
- Mise en page de la fiche de présentation des devis, pour les revues de délégation
- Elaboration d’affiches (Utilisation interdite des jeux hors d’usage) et demande d’arrêté si besoin
- Suivis et réponses des courriels suite aux doléances des citoyens via Intra Muros
Suivre sur l’outil informatique crée, pour chaque Aire de jeu et SWO, les éléments nécessaires (Photo
des jeux, documentation technique des jeux, photo des panneaux d’information sur l’utilisation et les interdictions, retour des contrôles hebdomadaire, trimestriel avec le prestataire qualifié et annuel pour le test principal obligatoire) à consigner.
ACTIVITES PRINCIPALES :
- Faire le lien avec les services communaux, les ligues, les comités, les écoles, les associations et les entreprises
- Suivre le tableau de mise à disposition des sites pour les manifestations et réponses aux
organisateurs ou aux services de la ville
- Réception et enregistrement, dans les dossiers concernés, des photos prisent par le Référent
et chef d’équipe en charge des structures Ludiques
- Faire et suivre dans le tableau dédié les demandes de fournitures
- Faire et suivre dans le tableau dédié les demandes de travaux au Centre Technique/ Patrimoine
- Relayer aux chefs de sites les réunions sur leurs installations
ACTIVITES SECONDAIRES :
- Physique : informer et orienter le public ou les agents dans leurs démarches
- Téléphonique : informer, orienter,
- Prendre et transmettre les messages (Soit dans le cahier dédié soit par le biais de ZIMBRA)
- Elaboration d’affiche d’information destinée aux sites
- Gestion des demandes du Domaine de Belle Mare par les services en l’absence du référent
ACTIVITES OCCASIONNELLES :
- Réception des demandes de congé ou récupération des agents et mise à jour des agendas des agents de l’ensemble des sites sportifs et de la Direction
- Etablir les ordres de mission et transmettre à l’agent et Elaboration de divers tableaux à la demande de de la Direction
Profils recherchés
Expérience souhaitée sur un poste similaire .
Veiller à rendre les comptes rendus de réunion à la hiérarchie dans les temps.
La mise à jour des divers tableaux de suivi et signaler au responsable les anomalies afin d’y
remédier rapidement.
- Compétences
- Connaissance sur Excel, (tableaux, calculs, graphiques)
- Connaissance Word (mise en page,
Savoir :
- Formation sur la réglementation et des normes sur les Structures Ludiques
- Connaissance des aspects administratifs et techniques en matière de gestion d’une collectivité territoriale - Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires
Savoir-Être :
- Présenter une image positive du service et de la collectivité - Se conformer aux droits et aux obligations des agents de la Fonction Publique Territoriale - Qualités interpersonnelles : Capacité à travailler en équipe, aisance relationnelle. - Attitudes professionnelles : Rigueur, autonomie, sens de l’organisation. Priorisation des tâches - Valeurs et éthique : Intégrité, respect des délais, sens des responsabilités
Veiller à rendre les comptes rendus de réunion à la hiérarchie dans les temps.
La mise à jour des divers tableaux de suivi et signaler au responsable les anomalies afin d’y
remédier rapidement.
- Compétences
- Connaissance sur Excel, (tableaux, calculs, graphiques)
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Savoir :
- Formation sur la réglementation et des normes sur les Structures Ludiques
- Connaissance des aspects administratifs et techniques en matière de gestion d’une collectivité territoriale - Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires
Savoir-Être :
- Présenter une image positive du service et de la collectivité - Se conformer aux droits et aux obligations des agents de la Fonction Publique Territoriale - Qualités interpersonnelles : Capacité à travailler en équipe, aisance relationnelle. - Attitudes professionnelles : Rigueur, autonomie, sens de l’organisation. Priorisation des tâches - Valeurs et éthique : Intégrité, respect des délais, sens des responsabilités
Contact et modalités de candidature
Contact
0262222002
Informations complémentaires
Les personnes intéressées doivent faire acte de candidature en ligne via le lien ci-après :
https://mesdemarches.lapossession.re/ ATTENTION : Les candidatures ne répondant pas aux modalités de candidatures
ci- dessus ne pourront pas être traitées.
https://mesdemarches.lapossession.re/ ATTENTION : Les candidatures ne répondant pas aux modalités de candidatures
ci- dessus ne pourront pas être traitées.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.