Assistant administratif (h/f)
Offre n° O974241010000009
Publiée le 10/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
256 rue hubert delisle, Le Tampon (La Réunion)
Poste à pourvoir le
15/12/2024
Date limite de candidature
10/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité hiérarchique du Responsable de service Autonomie à Domicile, est en charge de :
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité ;
- Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses compétences ;
- Assister un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité ;
- Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses compétences ;
- Assister un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
Missions / conditions d'exercice
* Activités et tâches :
- Traitement des dossiers et saisie des documents ;
- Accueil physique et téléphonique du public ;
- Gestion de l'information, classement, archivage de documents ;
- Planification et suivi.
* Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
- Relations directes et permanentes avec les personnes accompagnées ;
- Participation aux réunions du service ;
- Échanges d'informations avec les services sociaux, les services de santé et les familles ;
- Relation avec les fédérations : FEDESAP, FEPEM...
* Quotité de travail : Temps complet.
* Sujétions particulières liées à l'emploi :
- Travail en bureau ;
- Horaires réguliers fixes ;
- Risques de tension dans la relation au public ;
- Formation/tutorat des collègues en CDD.
- Traitement des dossiers et saisie des documents ;
- Accueil physique et téléphonique du public ;
- Gestion de l'information, classement, archivage de documents ;
- Planification et suivi.
* Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
- Relations directes et permanentes avec les personnes accompagnées ;
- Participation aux réunions du service ;
- Échanges d'informations avec les services sociaux, les services de santé et les familles ;
- Relation avec les fédérations : FEDESAP, FEPEM...
* Quotité de travail : Temps complet.
* Sujétions particulières liées à l'emploi :
- Travail en bureau ;
- Horaires réguliers fixes ;
- Risques de tension dans la relation au public ;
- Formation/tutorat des collègues en CDD.
Profils recherchés
* Conditions d'accès :
- Niveau de diplôme : BAC +2 ;
- Concours : externe ou interne - Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade.
* Compétences professionnelles :
° Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Gérer et actualiser une base d'informations ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées ;
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;
- Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
- Rédiger des compte rendus et procès-verbaux de réunion.
° Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures.
° Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
- Photocopier et assembler des documents ;
- Trier, classer et archiver des documents ;
- Synthétiser et présenter des informations ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Préparer les dossiers pour les organismes sociaux ;
- Identifier les sources de documentation.
° Planification et suivi :
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous ;
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels,...) ;
- Utiliser des logiciels et des progiciels.
* Expérience exigée sur le poste ou équivalent :
- Intermédiaire.
* Technicité/expertise requise par le poste :
- Intermédiaire.
- Niveau de diplôme : BAC +2 ;
- Concours : externe ou interne - Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade.
* Compétences professionnelles :
° Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Gérer et actualiser une base d'informations ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées ;
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;
- Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
- Rédiger des compte rendus et procès-verbaux de réunion.
° Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures.
° Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
- Photocopier et assembler des documents ;
- Trier, classer et archiver des documents ;
- Synthétiser et présenter des informations ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Préparer les dossiers pour les organismes sociaux ;
- Identifier les sources de documentation.
° Planification et suivi :
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous ;
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels,...) ;
- Utiliser des logiciels et des progiciels.
* Expérience exigée sur le poste ou équivalent :
- Intermédiaire.
* Technicité/expertise requise par le poste :
- Intermédiaire.
Contact et modalités de candidature
Contact
0262578796
Informations complémentaires
Veuillez adresser votre candidature par courrier à Monsieur Le Président du CCAS - 256 rue Hubert Delisle - CS 32117 - 97831 Tampon Cedex ou par mail à service.recrutement@mairie-tampon.fr.
Pour les contractuels, recrutement en application des dispositions des articles de L332-8 à L332-14.
L'intitulé du poste ainsi que le numéro de l'offre doivent obligatoirement figurer dans l'objet de votre lettre de motivation.
Pour les contractuels, recrutement en application des dispositions des articles de L332-8 à L332-14.
L'intitulé du poste ainsi que le numéro de l'offre doivent obligatoirement figurer dans l'objet de votre lettre de motivation.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.