Assistant de gestion administrative (h/f)
Offre n° O974240926000003
Publiée le 26/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
256 rue Hubert Delisle, Le Tampon (La Réunion)
Poste à pourvoir le
28/10/2024
Date limite de candidature
26/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable de service, est en charge de :
• La planification de l’activité des équipes administratives (accueil physique et téléphonique, gestion des dossiers administration générale) ;
• L’assistance sur la gestion du service et de l’équipe ;
• L’assistance de direction (planning, secrétariat, transmission des infos, courrier…)
• Suivi budgétaire du service (devis, bon de commande, factura, tableau de bord)
• Relation avec les prestataires extérieurs.
• La planification de l’activité des équipes administratives (accueil physique et téléphonique, gestion des dossiers administration générale) ;
• L’assistance sur la gestion du service et de l’équipe ;
• L’assistance de direction (planning, secrétariat, transmission des infos, courrier…)
• Suivi budgétaire du service (devis, bon de commande, factura, tableau de bord)
• Relation avec les prestataires extérieurs.
Missions / conditions d'exercice
* Activités et tâches :
• Concevoir et contrôler la mise en place des tableaux de bord et de suivi budgétaire, en conformité avec les nouvelles orientations par mission et par activité ;
• Gestion des documents de suivi budgétaire et administratif (établissement des bons de commande, suivi de la facturation…) ;
• Participer aux réunions budgétaires avec la direction pour apporter un éclairage budgétaire (coordination, contrôle et suivi) ;
• Revue de presse hebdomadaire pour le Maire ;
• Assurer le suivi des procédures administratives rattaché à la mise en œuvre des projets (consultations prestataires dans le respect des procédures et règlement / marchés publics) ;
• Relation avec les prestataires extérieurs et les services de la collectivité (transmission des fichiers, assistance et suivi sur la partie facturation).
* Quotité de travail : Temps complet.
* Conditions de travail particulières :
• Présence possible en soirée et/ou week end ;
• Déplacements terrains occasionnels à la vérification des outils com mis en place, à la collecte d'informations, aux suivis médias, prise de photo.
• Concevoir et contrôler la mise en place des tableaux de bord et de suivi budgétaire, en conformité avec les nouvelles orientations par mission et par activité ;
• Gestion des documents de suivi budgétaire et administratif (établissement des bons de commande, suivi de la facturation…) ;
• Participer aux réunions budgétaires avec la direction pour apporter un éclairage budgétaire (coordination, contrôle et suivi) ;
• Revue de presse hebdomadaire pour le Maire ;
• Assurer le suivi des procédures administratives rattaché à la mise en œuvre des projets (consultations prestataires dans le respect des procédures et règlement / marchés publics) ;
• Relation avec les prestataires extérieurs et les services de la collectivité (transmission des fichiers, assistance et suivi sur la partie facturation).
* Quotité de travail : Temps complet.
* Conditions de travail particulières :
• Présence possible en soirée et/ou week end ;
• Déplacements terrains occasionnels à la vérification des outils com mis en place, à la collecte d'informations, aux suivis médias, prise de photo.
Profils recherchés
* Compétences professionnelles :
• Bonne connaissance de l’environnement du territoire du Tampon ;
• Sens de l’organisation et rigueur administrative ;
• Sens des procédures liées à l’administration ;
• Bonne communication et sens du travail en équipe ;
• Bon orthographe ;
• Maîtrise des outils PC, pack Office.
* Expérience exigée sur le poste ou équivalent : Intermédiaire.
* Technicité/expertise requise par le poste : Intermédiaire.
• Bonne connaissance de l’environnement du territoire du Tampon ;
• Sens de l’organisation et rigueur administrative ;
• Sens des procédures liées à l’administration ;
• Bonne communication et sens du travail en équipe ;
• Bon orthographe ;
• Maîtrise des outils PC, pack Office.
* Expérience exigée sur le poste ou équivalent : Intermédiaire.
* Technicité/expertise requise par le poste : Intermédiaire.
Contact et modalités de candidature
Contact
0262578796
Informations complémentaires
Veuillez adresser votre candidature à Monsieur Le Maire 256 rue Hubert Delisle CS 32117 97831 Le Tampon Cedex ou par mail à service.recrutement@mairie-tampon.fr
L'intitulé du poste ainsi que le numéro de l'offre doivent obligatoirement figurer dans l'objet de votre lettre de motivation.
Pour les contractuels, recrutement en application des dispositions des articles de L332-8 à L332-14.
L'intitulé du poste ainsi que le numéro de l'offre doivent obligatoirement figurer dans l'objet de votre lettre de motivation.
Pour les contractuels, recrutement en application des dispositions des articles de L332-8 à L332-14.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.