Assistant administratif (h/f)
Offre n° O974240822000012
Publiée le 22/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
256 rue hubert delisle, Le Tampon (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
22/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité hiérarchique du responsable du Service Logement Social et Amélioration du Cadre de Vie :
- Assure la gestion et le suivi administratif des dossiers confiés (projet, mission, démarche qualité ;
- Organise l'agenda de la Responsable de service ;
- Organise les réunions du service.
- Assure la gestion et le suivi administratif des dossiers confiés (projet, mission, démarche qualité ;
- Organise l'agenda de la Responsable de service ;
- Organise les réunions du service.
Missions / conditions d'exercice
* Activités et tâches :
- Traitement de dossiers et saisie de documents ;
- Gestion et suivi administratif des dossiers confiés ;
- Accueil téléphonique ;
- Gestion de l'information, classement, archivage de documents ;
- Planification de réunions et suivi.
* Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
- Relations directes et permanentes avec les services en interne au CCAS et/ou partenaires ;
- Participation aux réunions du service ;
- Relation avec les élus communaux et autres services sociaux communaux, départementaux, etc..
* Quotité de travail : Temps complet.
* Sujétions particulières liées à l'emploi :
- Travail en bureau ;
- Horaires réguliers fixes ;
- Risques de tension dans la relation au public ;
- Formation/tutorat de stagiaires ;
- Devoir de confidentialité.
- Traitement de dossiers et saisie de documents ;
- Gestion et suivi administratif des dossiers confiés ;
- Accueil téléphonique ;
- Gestion de l'information, classement, archivage de documents ;
- Planification de réunions et suivi.
* Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
- Relations directes et permanentes avec les services en interne au CCAS et/ou partenaires ;
- Participation aux réunions du service ;
- Relation avec les élus communaux et autres services sociaux communaux, départementaux, etc..
* Quotité de travail : Temps complet.
* Sujétions particulières liées à l'emploi :
- Travail en bureau ;
- Horaires réguliers fixes ;
- Risques de tension dans la relation au public ;
- Formation/tutorat de stagiaires ;
- Devoir de confidentialité.
Profils recherchés
* Conditions d'accès :
- Niveau de diplôme : BAC ;
- Concours : externe ou interne.
* Compétences professionnelles :
° Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Gérer et actualiser une base d'informations ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées ;
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;
- Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
- Rédiger des compte rendus et procès-verbaux de réunion ;
- Enregistrement et traitement des courriers, notes.
° Gestion et suivi administratif des dossiers confiés :
- Rédiger des documents administratifs de manière claire, précise et professionnelle, en respectant les normes et les procédures en vigueur ;
- Collecter, traiter et archiver les informations pertinentes pour chaque dossier technique, en veillant à leur confidentialité et leur accessibilité ;
- Analyser les informations recueillies, à en extraire les éléments essentiels et à les synthétiser de manière à faciliter la prise de décision ;
- Communiquer efficacement avec les différents intervenants impliqués dans les dossiers techniques, tant à l'écrit qu'à l'oral, en veillant à maintenir une communication claire et transparente ;
- Suivre l'avancement des dossiers techniques, à effectuer les mises à jour nécessaires et à assurer un suivi régulier auprès des parties prenantes concernées ;
- Respecter les procédures administratives et des normes en vigueur dans le domaine concerné, afin d'assurer la conformité des dossiers techniques aux exigences légales et réglementaires.
° Accueil téléphonique :
- Recevoir et orienter les demandes ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures.
° Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
- Photocopier et assembler des documents ;
- Trier, classer et archiver des documents ;
- Synthétiser et présenter des informations ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Préparer les dossiers ;
- Identifier les sources de documentation.
* Expérience exigée sur le poste ou équivalent : Faible.
* Technicité/expertise requise par le poste : Faible.
- Niveau de diplôme : BAC ;
- Concours : externe ou interne.
* Compétences professionnelles :
° Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Gérer et actualiser une base d'informations ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées ;
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;
- Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
- Rédiger des compte rendus et procès-verbaux de réunion ;
- Enregistrement et traitement des courriers, notes.
° Gestion et suivi administratif des dossiers confiés :
- Rédiger des documents administratifs de manière claire, précise et professionnelle, en respectant les normes et les procédures en vigueur ;
- Collecter, traiter et archiver les informations pertinentes pour chaque dossier technique, en veillant à leur confidentialité et leur accessibilité ;
- Analyser les informations recueillies, à en extraire les éléments essentiels et à les synthétiser de manière à faciliter la prise de décision ;
- Communiquer efficacement avec les différents intervenants impliqués dans les dossiers techniques, tant à l'écrit qu'à l'oral, en veillant à maintenir une communication claire et transparente ;
- Suivre l'avancement des dossiers techniques, à effectuer les mises à jour nécessaires et à assurer un suivi régulier auprès des parties prenantes concernées ;
- Respecter les procédures administratives et des normes en vigueur dans le domaine concerné, afin d'assurer la conformité des dossiers techniques aux exigences légales et réglementaires.
° Accueil téléphonique :
- Recevoir et orienter les demandes ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures.
° Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
- Photocopier et assembler des documents ;
- Trier, classer et archiver des documents ;
- Synthétiser et présenter des informations ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Préparer les dossiers ;
- Identifier les sources de documentation.
* Expérience exigée sur le poste ou équivalent : Faible.
* Technicité/expertise requise par le poste : Faible.
Contact et modalités de candidature
Contact
0262578796
Informations complémentaires
Veuillez adresser votre candidature à : Monsieur Le Président - 256 rue Hubert Delisle - CS 32117 - 97831 Le Tampon Cedex ou par mail à service.recrutement@mairie-tampon.fr.
L'intitulé du poste ainsi que le numéro de l'offre doivent obligatoirement figurer dans l'objet de votre lettre de motivation.
Pour les contractuels, recrutement en application des dispositions des articles de L332-8 à L332-14.
L'intitulé du poste ainsi que le numéro de l'offre doivent obligatoirement figurer dans l'objet de votre lettre de motivation.
Pour les contractuels, recrutement en application des dispositions des articles de L332-8 à L332-14.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.