Assistant protocolaire et communication (H/F)
Offre n° O974240822000009
Publiée le 22/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
2 rue de la source, Saint-Denis (La Réunion)
Poste à pourvoir le
27/09/2024
Date limite de candidature
22/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Un poste d’Assistant protocolaire et communication (H/F) est à pourvoir à la Direction de la Communication – Service Représentations Institutionnelles et Protocolaire.
Sous l’autorité du responsable du service et en lien avec le cabinet, l’agent participe à l’organisation des rencontres et des événements publics de l’autorité territoriale. Il participe aussi à l’élaboration et à la gestion budgétaire du protocole, et gère les relations avec les directions partenaires et les fournisseurs locaux.
Sous l’autorité du responsable du service et en lien avec le cabinet, l’agent participe à l’organisation des rencontres et des événements publics de l’autorité territoriale. Il participe aussi à l’élaboration et à la gestion budgétaire du protocole, et gère les relations avec les directions partenaires et les fournisseurs locaux.
Missions / conditions d'exercice
• Organiser, coordonner la présence des élus sur les manifestations internes et externes de la collectivité :
- Accompagner les élus représentant l’Autorité lors des manifestations externe à la collectivité
- Veiller à la bonne image et représentation au niveau protocole de la collectivité
- Piloter en lien avec le secrétariat, le service chauffeur la bonne représentation de l’élu
- Éditer des documents types de suivi de la représentation protocolaire
- Être le lien avec les services de la collectivité et les partenaires
• Être le relais des partenaires externes de la collectivité sur les manifestations externes :
- Animer le réseau de contacts, externes dédiés à assurer la bonne évolution des évènements
• Organiser les cérémonies officielles et protocolaires de la collectivité notamment dans le cadre des distinctions honorifiques départementales et nationales :
- Être en contact avec les différents partenaires
- Définir le cadrage des cérémonies officielles en lien avec les prestataires et les institutions extérieures
- Rencontrer les citoyens et rédiger leurs parcours biographiques, leurs mémoires et les différents outils administratifs comme la lettre de recommandation
- Effectuer les validations hiérarchiques de la sélection en vue de décision
- Organiser la cérémonie de remise du « Prix départemental du mérite » avec la collaboration des services d’appui du Département, pour le suivi administratif, courriers, invitations, gestion des lauréats et des invités
- Suivre tant administrativement qu’organisationnelle si nécessaire les demandes de distinction nationale de la Préfecture et du Département avec les ministères, les organismes référencés en mettant en place de la réception de remise d’insigne (collaboration avec les services du Département, de la Préfecture et de la Grande Chancellerie, suivi administratif, courriers, invitations, gestion des lauréats et des invités, coordination générale de l’organisation)
- Suivre les mises à disposition de sites pour les partenaires
(remise insigne légion d’honneur, organisation de soirée ou de manifestations …)
• Proposer à sa hiérarchie le positionnement des élus sur des manifestations protocolaires et événementielles, et des demandes d’audience :
- Prendre attache avec l’élu pour voir ses disponibilités
- Vérifier que l’élu a tous les documents (Fiches techniques, déroulé, discours …)
- Préparer les séquences, coordonner et piloter
• Rédiger des rapports, notes, courriers, etc. :
- Réaliser les documents liés aux missions des élus : ordre de missions, rapport, certificat administratif, etc.
• Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention :
- Suivre l’état de présence des élus au sein des organismes extérieurs
- Assurer le traitement et le suivi des invitations et des demandes d’audience discours, notes, fond de dossiers, etc.)
- Coordonner et piloter les trajets des élus en mission (réservation billets d’avion, hôtel, enregistrements des frais de dépenses …)
• Suivre l’exécution du budget :
- Gérer les différentes étapes d'exécution du budget relatif aux missions des élus
- Suivre la liquidation des dépenses (engagements, remboursements des élus, etc.)
- Évaluer les coûts des manifestations dans l’objectif d’optimiser les ressources financières
• Élaborer et/ou suivre les tableaux de bord :
- Élaborer des outils de suivi de dossier
- Rédiger une base documentaire (procédures, documents support, fiche process, …)
• Réaliser le suivi administratif et le bilan des activités :
- Clôturer l’exercice comptable
- Suivre la comptabilité inhérente à des billets d’avion, à des frais, …)
• Gérer le stock protocolaire :
- Effectuer des démarches auprès des artisans de La Réunion
- Éditer un catalogue de produits de La Réunion
- Établir des devis, bon de commande et suivre la livraison de produits.
- Procéder au choix et emballage de cadeaux
- Gérer le stock de produits
• Assurer un suivi administratif :
- Mettre à jour le fichier protocolaire
- Veiller à la bonne transmission des cartes de vœux, documents, ….
- Transmettre les invitations de séances plénières, les diverses invitations, et suivre les retours
La résidence administrative est fixée à Saint-Denis.
- Accompagner les élus représentant l’Autorité lors des manifestations externe à la collectivité
- Veiller à la bonne image et représentation au niveau protocole de la collectivité
- Piloter en lien avec le secrétariat, le service chauffeur la bonne représentation de l’élu
- Éditer des documents types de suivi de la représentation protocolaire
- Être le lien avec les services de la collectivité et les partenaires
• Être le relais des partenaires externes de la collectivité sur les manifestations externes :
- Animer le réseau de contacts, externes dédiés à assurer la bonne évolution des évènements
• Organiser les cérémonies officielles et protocolaires de la collectivité notamment dans le cadre des distinctions honorifiques départementales et nationales :
- Être en contact avec les différents partenaires
- Définir le cadrage des cérémonies officielles en lien avec les prestataires et les institutions extérieures
- Rencontrer les citoyens et rédiger leurs parcours biographiques, leurs mémoires et les différents outils administratifs comme la lettre de recommandation
- Effectuer les validations hiérarchiques de la sélection en vue de décision
- Organiser la cérémonie de remise du « Prix départemental du mérite » avec la collaboration des services d’appui du Département, pour le suivi administratif, courriers, invitations, gestion des lauréats et des invités
- Suivre tant administrativement qu’organisationnelle si nécessaire les demandes de distinction nationale de la Préfecture et du Département avec les ministères, les organismes référencés en mettant en place de la réception de remise d’insigne (collaboration avec les services du Département, de la Préfecture et de la Grande Chancellerie, suivi administratif, courriers, invitations, gestion des lauréats et des invités, coordination générale de l’organisation)
- Suivre les mises à disposition de sites pour les partenaires
(remise insigne légion d’honneur, organisation de soirée ou de manifestations …)
• Proposer à sa hiérarchie le positionnement des élus sur des manifestations protocolaires et événementielles, et des demandes d’audience :
- Prendre attache avec l’élu pour voir ses disponibilités
- Vérifier que l’élu a tous les documents (Fiches techniques, déroulé, discours …)
- Préparer les séquences, coordonner et piloter
• Rédiger des rapports, notes, courriers, etc. :
- Réaliser les documents liés aux missions des élus : ordre de missions, rapport, certificat administratif, etc.
• Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention :
- Suivre l’état de présence des élus au sein des organismes extérieurs
- Assurer le traitement et le suivi des invitations et des demandes d’audience discours, notes, fond de dossiers, etc.)
- Coordonner et piloter les trajets des élus en mission (réservation billets d’avion, hôtel, enregistrements des frais de dépenses …)
• Suivre l’exécution du budget :
- Gérer les différentes étapes d'exécution du budget relatif aux missions des élus
- Suivre la liquidation des dépenses (engagements, remboursements des élus, etc.)
- Évaluer les coûts des manifestations dans l’objectif d’optimiser les ressources financières
• Élaborer et/ou suivre les tableaux de bord :
- Élaborer des outils de suivi de dossier
- Rédiger une base documentaire (procédures, documents support, fiche process, …)
• Réaliser le suivi administratif et le bilan des activités :
- Clôturer l’exercice comptable
- Suivre la comptabilité inhérente à des billets d’avion, à des frais, …)
• Gérer le stock protocolaire :
- Effectuer des démarches auprès des artisans de La Réunion
- Éditer un catalogue de produits de La Réunion
- Établir des devis, bon de commande et suivre la livraison de produits.
- Procéder au choix et emballage de cadeaux
- Gérer le stock de produits
• Assurer un suivi administratif :
- Mettre à jour le fichier protocolaire
- Veiller à la bonne transmission des cartes de vœux, documents, ….
- Transmettre les invitations de séances plénières, les diverses invitations, et suivre les retours
La résidence administrative est fixée à Saint-Denis.
Profils recherchés
• Ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
• Connaissance du fonctionnement de la collectivité et de son environnement. Décret n°89-655 du 13 septembre 1989 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires
• Connaissance du fonctionnement des collectivités et des logiques d’intervention du protocole, en utilisant les techniques rédactionnelles pour planifier et organiser le travail.
• Maîtrise du circuit et organisation des services de la collectivité et en externe du milieu associatif, institutionnel, entrepreneurial, économique, des institutions et organismes...
• Bonne connaissance des outils logistiques pour organiser des événements et des dispositifs du protocole et de la communication
• Être titulaire du diplôme d’agent du protocole ou avoir une expérience professionnelle en protocole (Niveau minimum de baccalauréat)
• Maîtrise les outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, Power point…)
• Connaissance des Règles financières, budgétaires et comptables
• Capacité à analyser et gérer rapidement une situation Avoir une connaissance du monde l’entreprenariat, associatif, économique, culturel, politique…
• Connaissance en anglais
• Discrétion professionnelle
• Disponibilité exigée les soirs, week-ends et jours fériés
• Esprit d’analyse et de synthèse ; Être force de proposition
• Autonomie, rigueur, discrétion
• Aptitudes organisationnelles, relationnelles, diplomatiques, de réactivité et d’adaptabilité
• Savoir analyser et gérer rapidement une situation et mettre en œuvre le pilotage et la coordination adéquate
• Esprit d'équipe, sens des relations humaines
• Sens de l'organisation
• Secret professionnel. Obligation de réserve
• Sens des relations humaines
• Connaissance du fonctionnement de la collectivité et de son environnement. Décret n°89-655 du 13 septembre 1989 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires
• Connaissance du fonctionnement des collectivités et des logiques d’intervention du protocole, en utilisant les techniques rédactionnelles pour planifier et organiser le travail.
• Maîtrise du circuit et organisation des services de la collectivité et en externe du milieu associatif, institutionnel, entrepreneurial, économique, des institutions et organismes...
• Bonne connaissance des outils logistiques pour organiser des événements et des dispositifs du protocole et de la communication
• Être titulaire du diplôme d’agent du protocole ou avoir une expérience professionnelle en protocole (Niveau minimum de baccalauréat)
• Maîtrise les outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, Power point…)
• Connaissance des Règles financières, budgétaires et comptables
• Capacité à analyser et gérer rapidement une situation Avoir une connaissance du monde l’entreprenariat, associatif, économique, culturel, politique…
• Connaissance en anglais
• Discrétion professionnelle
• Disponibilité exigée les soirs, week-ends et jours fériés
• Esprit d’analyse et de synthèse ; Être force de proposition
• Autonomie, rigueur, discrétion
• Aptitudes organisationnelles, relationnelles, diplomatiques, de réactivité et d’adaptabilité
• Savoir analyser et gérer rapidement une situation et mettre en œuvre le pilotage et la coordination adéquate
• Esprit d'équipe, sens des relations humaines
• Sens de l'organisation
• Secret professionnel. Obligation de réserve
• Sens des relations humaines
Contact et modalités de candidature
Contact
0262903916
Informations complémentaires
Merci de candidater en ligne sur le site https://www.departement974.fr/recrutement en transmettant notamment les documents suivants :
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre n°974240822000009
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d’identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
- Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre n°974240822000009
- Curriculum Vitae
- Diplôme requis
- Pièce d’identité
- Arrêté de dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.