Responsable du secrétariat du Maire
Offre n° O974240731000308
Publiée le 31/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
192 rue mahe de labourdonnais, Petite-Île (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
15/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Apporte une aide permanente au chef de l'exécutif en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Faire le lien entre les élus et le lien entre l'Autorité et les partenaires extérieurs.
Missions / conditions d'exercice
- Organiser l’agenda et prendre des rdvs en fonction des priorités de l’autorité
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Organiser les déplacements des élus
- Établir une relation de confiance avec les élus
- Etablir les convocations des élus aux manifestations ou formations...
- Hiérarchiser les demandes selon Ieur caractère d'urgence
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver lieu, gérer la
liste des présents ...)
- Prendre des notes Iors des réunions et rédiger les comptes rendus
- Assister le Maire dans certaines réunions
- Représentation du Maire par les élus
- Représentation du Maire dans les réunions techniques
- Être présent Iors du déclenchement du PC Cyclone
- Répondre aux appels d'urgence des administrés
- Réorienter les demandes vers les différents services concernés
- Contrôler l'information à destination de la population
- Corriger les fautes de syntaxes, valider les éléments de langage et les supports
- Vérifier la lisibilité des informations destinée aux administrés et aux institutionnels
- Avoir un droit de regard sur les publications internes
- Assurer une couverture des manifestations
- Rédiger les articles du magazine municipal
- Rédiger les éditos, les discours, les synthèses, dossiers de presse, articles sur les supports de communication (réseaux sociaux, site internet et application mobile etc…)
- Publier sur tous les supports de communication
- Vérification des éléments sur les supports de communications
- Prévoir visites de terrains
- Vérification des listes des demandes d’emplois en lien avec le service des RH
- Vérification des listes de demandes de logement en lien avec la cellule logement
- Administrateur des logiciels informatiques (Iparapheur, Pastell, etc) en lien avec le service informatique
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Organiser les déplacements des élus
- Établir une relation de confiance avec les élus
- Etablir les convocations des élus aux manifestations ou formations...
- Hiérarchiser les demandes selon Ieur caractère d'urgence
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver lieu, gérer la
liste des présents ...)
- Prendre des notes Iors des réunions et rédiger les comptes rendus
- Assister le Maire dans certaines réunions
- Représentation du Maire par les élus
- Représentation du Maire dans les réunions techniques
- Être présent Iors du déclenchement du PC Cyclone
- Répondre aux appels d'urgence des administrés
- Réorienter les demandes vers les différents services concernés
- Contrôler l'information à destination de la population
- Corriger les fautes de syntaxes, valider les éléments de langage et les supports
- Vérifier la lisibilité des informations destinée aux administrés et aux institutionnels
- Avoir un droit de regard sur les publications internes
- Assurer une couverture des manifestations
- Rédiger les articles du magazine municipal
- Rédiger les éditos, les discours, les synthèses, dossiers de presse, articles sur les supports de communication (réseaux sociaux, site internet et application mobile etc…)
- Publier sur tous les supports de communication
- Vérification des éléments sur les supports de communications
- Prévoir visites de terrains
- Vérification des listes des demandes d’emplois en lien avec le service des RH
- Vérification des listes de demandes de logement en lien avec la cellule logement
- Administrateur des logiciels informatiques (Iparapheur, Pastell, etc) en lien avec le service informatique
Profils recherchés
Savoir et savoir-faire : Connaître l’organisation et fonctionnement de la collectivité, Connaitre le fonctionnement des services, Connaitre le fonctionnement et rôles des autres collectivités ; Connaitre les procédures administratives et comptables, Accueillir et prendre des messages, Savoir utiliser les outils bureautiques, Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique, Savoir gérer les situations d'urgence, Savoir rendre compte de son activité, Faire preuve de capacités relationnelles et de communication, Avoir le sens de l'initiative, faire preuve de polyvalence ; Connaitre les règles d'orthographe, syntaxe et grammaire ; Avoir le sens de l'organisation et de gestion du temps de travail ; Connaitre le fonctionnement de l’internet ; Avoir des compétences en informatiques ;
Savoir être : Être autonome, réactif, régulier et rapide, prendre des initiatives, aptitudes à travailler en équipe dans le respect des consignes. Sens créatif et artistique. Respect des délais, capacité à travailler dans l’urgence. Être force de proposition, faire preuve d'adaptation et de disponibilité, esprit de synthèse et clarté.
Savoir être : Être autonome, réactif, régulier et rapide, prendre des initiatives, aptitudes à travailler en équipe dans le respect des consignes. Sens créatif et artistique. Respect des délais, capacité à travailler dans l’urgence. Être force de proposition, faire preuve d'adaptation et de disponibilité, esprit de synthèse et clarté.
Contact et modalités de candidature
Contact
0262567979
Informations complémentaires
Adresser CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire de Petite-Île
192 rue Mahé de Labourdonnais
97429 PETITE-ÎLE
Pour les fonctionnaires, joindre de dernier arrêté de situation administrative
Monsieur le Maire de Petite-Île
192 rue Mahé de Labourdonnais
97429 PETITE-ÎLE
Pour les fonctionnaires, joindre de dernier arrêté de situation administrative
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.