assistante administrative
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O974240725000009
Publiée le 25/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
379 rue hubert delisle - bp 437, Le Tampon (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
25/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assister un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail d’une équipe ou d’un service ou de structure en termes d’organisation personnel, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique du public :
• Recevoir et orienter les demandes (téléphoniques, email, physique) et/ou prendre des messages
• Rechercher et diffuser des informations
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures
• Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Traitement, saisi, classement et archivage des dossiers :
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ou autres documents divers
• Recevoir, filtrer et orienter les courriers papiers et électronique (suivi des parapheurs, du recouvrement des redevances, des relances…)
• Gérer et actualiser la base d'informations et enregistrer les données au format informatique,
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de métier
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositifs légales et réglementaires
Suivi de l’activité du service et organisation des réunions :
• Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des assemblées (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc...)
• Utiliser des logiciels et des progiciels
• Rédiger et diffuser les comptes rendus et procès-verbaux de réunion.
Assistance financière :
• Gestion des recettes liées aux services (redevances, subventions, titres…
• Gérer et suivre la perception des recettes
• Organise et assure les procédures de recouvrement des redevances PFAC, PFB
• Assure la liaison et la transmission des documents avec le service des Finances et le Trésor Public, le CAS
• Assurer l’établissement des états de dépenses et les documents financiers correspondant
• Organiser les réunions de travail avec les partenaires
• Rédiger et diffuser les comptes rendus et procès-verbaux de réunions
Participation au suivi des dossiers de commande publique (en partenariat avec le conducteur d’opération et la Direction des Affaires Juridique et de Commande Publique) :
• Suivre le planning de la procédure de notification des marchés
• Suivre les délais avec des différentes étapes des études et des travaux en liaison avec la DAJCP
• Suivre les délais liés aux réglementations (visa, transmission à la comptabilité) des factures conformément à la procédure en vigueur en liaison avec la direction des affaires financières
• Recevoir et orienter les demandes (téléphoniques, email, physique) et/ou prendre des messages
• Rechercher et diffuser des informations
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures
• Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Traitement, saisi, classement et archivage des dossiers :
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ou autres documents divers
• Recevoir, filtrer et orienter les courriers papiers et électronique (suivi des parapheurs, du recouvrement des redevances, des relances…)
• Gérer et actualiser la base d'informations et enregistrer les données au format informatique,
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de métier
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositifs légales et réglementaires
Suivi de l’activité du service et organisation des réunions :
• Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des assemblées (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc...)
• Utiliser des logiciels et des progiciels
• Rédiger et diffuser les comptes rendus et procès-verbaux de réunion.
Assistance financière :
• Gestion des recettes liées aux services (redevances, subventions, titres…
• Gérer et suivre la perception des recettes
• Organise et assure les procédures de recouvrement des redevances PFAC, PFB
• Assure la liaison et la transmission des documents avec le service des Finances et le Trésor Public, le CAS
• Assurer l’établissement des états de dépenses et les documents financiers correspondant
• Organiser les réunions de travail avec les partenaires
• Rédiger et diffuser les comptes rendus et procès-verbaux de réunions
Participation au suivi des dossiers de commande publique (en partenariat avec le conducteur d’opération et la Direction des Affaires Juridique et de Commande Publique) :
• Suivre le planning de la procédure de notification des marchés
• Suivre les délais avec des différentes étapes des études et des travaux en liaison avec la DAJCP
• Suivre les délais liés aux réglementations (visa, transmission à la comptabilité) des factures conformément à la procédure en vigueur en liaison avec la direction des affaires financières
Profils recherchés
SAVOIRS
- Techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc)
- Techniques de classement des documents
- Capacité à hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Maîtrise des outils et logiciels bureautiques et des procédures administratives
- Techniques de recherche documentaire
- Capacité rédactionnelle
- Capacités d'accueil, sens du service public
- Techniques et outils de communication
SAVOIR-ETRE
- Aisance relationnelle
- Rigueur et organisation
- Discrétion
- Sens du service public
- Adaptabilité et réactivité
CONNAISSANCES
- Environnement territorial
- Comptabilité et gestion de budgets
- Techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc)
- Techniques de classement des documents
- Capacité à hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Maîtrise des outils et logiciels bureautiques et des procédures administratives
- Techniques de recherche documentaire
- Capacité rédactionnelle
- Capacités d'accueil, sens du service public
- Techniques et outils de communication
SAVOIR-ETRE
- Aisance relationnelle
- Rigueur et organisation
- Discrétion
- Sens du service public
- Adaptabilité et réactivité
CONNAISSANCES
- Environnement territorial
- Comptabilité et gestion de budgets
Contact et modalités de candidature
Contact
0262579777
Informations complémentaires
réception des candidatures (lettre de motivation en mentionnant l'intitulé du poste et le numéro de DVE et CV) par
courrier ou par mail à contact@casud.re
Le recrutement peut se faire par voie statutaire ou contractuelle. En cas de recherche infructueuse de candidats ne remplissant pas les conditions statutaires (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude), le poste pourra être pourvu par un agent contractuel de droit public . Toute candidature incomplète ne sera traiter par notre service de
recrutement temps plein
Territoire CASUD
courrier ou par mail à contact@casud.re
Le recrutement peut se faire par voie statutaire ou contractuelle. En cas de recherche infructueuse de candidats ne remplissant pas les conditions statutaires (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude), le poste pourra être pourvu par un agent contractuel de droit public . Toute candidature incomplète ne sera traiter par notre service de
recrutement temps plein
Territoire CASUD
Adresse de l'employeur
COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION DU SUD
>379 rue hubert delisle - bp 437
97430 Le tampon cedex
>379 rue hubert delisle - bp 437
97430 Le tampon cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.