Assistant de gestion administrative (h/f)
Offre n° O974240717001140
Publiée le 18/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Le Tampon
Poste à pourvoir le
26/08/2024
Date limite de candidature
18/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité hiérarchique du Responsable, est en charge de :
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ;
- Assister le responsable dans l'organisation du travail d'une équipe ou du service ;
- Planifier le travail et les approvisionnements ;
- Affecter les postes de travail, animer et coordonner le travail des équipes ;
- Maintenir la motivation des équipes.
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ;
- Assister le responsable dans l'organisation du travail d'une équipe ou du service ;
- Planifier le travail et les approvisionnements ;
- Affecter les postes de travail, animer et coordonner le travail des équipes ;
- Maintenir la motivation des équipes.
Missions / conditions d'exercice
* Activités et tâches :
- Traitement des dossiers et saisie des documents ;
- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion de l'information, classement, archivage de documents Planification et suivi ;
- Organisation du travail avec son supérieur hiérarchique ;
- Suivi de la traçabilité des actions réalisées par les équipes (fiches travaux) ;
- Rendre compte quotidiennement à son responsable ;
- Recherche de Devis vers la Métropole ;
- Suivi des congés, récupérations... des Agents sur Incovar ;
- Demande de Devis avec différentes entreprises ;
- Réalisation des fiches d'intervention et de production ;
- Contrôle de la bonne exécution du travail administratif et celui des équipes ;
- Suivi avec les prestataires pour les commandes réalisées.
* Quotité de travail : Temps complet.
* Conditions de travail particulières :
Forte saisonnalité avec des pics d'activité liés aux planning des manifestations, des élections.
* Sujétions particulières liées à l'emploi :
- Travail en bureau ;
- Horaires réguliers fixes ;
- Risques de tension dans la relation au public.
- Traitement des dossiers et saisie des documents ;
- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion de l'information, classement, archivage de documents Planification et suivi ;
- Organisation du travail avec son supérieur hiérarchique ;
- Suivi de la traçabilité des actions réalisées par les équipes (fiches travaux) ;
- Rendre compte quotidiennement à son responsable ;
- Recherche de Devis vers la Métropole ;
- Suivi des congés, récupérations... des Agents sur Incovar ;
- Demande de Devis avec différentes entreprises ;
- Réalisation des fiches d'intervention et de production ;
- Contrôle de la bonne exécution du travail administratif et celui des équipes ;
- Suivi avec les prestataires pour les commandes réalisées.
* Quotité de travail : Temps complet.
* Conditions de travail particulières :
Forte saisonnalité avec des pics d'activité liés aux planning des manifestations, des élections.
* Sujétions particulières liées à l'emploi :
- Travail en bureau ;
- Horaires réguliers fixes ;
- Risques de tension dans la relation au public.
Profils recherchés
* Compétences professionnelles :
° Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Gérer et actualiser une base d'informations ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées ;
- Utiliser l'outil informatique ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Enregistrer ou saisir des données informatiques.
° Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité.
° Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Photocopier et assembler des documents ;
- Trier, classer et archiver des documents ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Capacités managériales ;
- Capacités d'analyse de problèmes ;
- Savoir rendre compte ;
- Sens des responsabilités ;
- Sens du contact ;
- Gestion du planning des agents ;
- Gestion du stock ;
- Réalisation de dossier «de projets» sur le Territoire.
* Expérience exigée sur le poste ou équivalent : Intermédiaire.
* Technicité/expertise requise par le poste : Intermédiaire.
° Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Gérer et actualiser une base d'informations ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées ;
- Utiliser l'outil informatique ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Enregistrer ou saisir des données informatiques.
° Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité.
° Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Photocopier et assembler des documents ;
- Trier, classer et archiver des documents ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Capacités managériales ;
- Capacités d'analyse de problèmes ;
- Savoir rendre compte ;
- Sens des responsabilités ;
- Sens du contact ;
- Gestion du planning des agents ;
- Gestion du stock ;
- Réalisation de dossier «de projets» sur le Territoire.
* Expérience exigée sur le poste ou équivalent : Intermédiaire.
* Technicité/expertise requise par le poste : Intermédiaire.
Contact
Contact
0262578796
Informations complémentaires
Veuillez adresser votre candidature à Monsieur Le Maire 256 rue Hubert Delisle CS 32117 97831 Le Tampon Cedex ou par mail à service.recrutement@mairie-tampon.fr.
L'intitulé du poste ainsi que le numéro de l'offre doivent obligatoirement figurer dans l'objet de votre lettre de motivation.
Pour les contractuels, recrutement en application des dispositions des articles de L332-8 à L332-14.
L'intitulé du poste ainsi que le numéro de l'offre doivent obligatoirement figurer dans l'objet de votre lettre de motivation.
Pour les contractuels, recrutement en application des dispositions des articles de L332-8 à L332-14.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.