UN ASSISTANT DE LA PRÉSIDENCE (H/F)
Offre n° O974240704001151
Publiée le 05/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
REGION ILE DE LA REUNION
Hôtel de Région Pierre-Lagourgue Avenue René-Cassin Moufia
97490 Saint-Denis
Hôtel de Région Pierre-Lagourgue Avenue René-Cassin Moufia
97490 Saint-Denis
Lieu de travail
Saint-Denis
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
11/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Le Conseil Économique, Social et Environnemental Régional (CESER) est l’assemblée consultative de la Région qui représente la société civile organisée. Il est composé de 55 membres, nommés par le Préfet, proposé par leur instance représentative.
Sa composition est hétérogène et a pour rôle de :
• faire remonter jusqu’aux politiques les préoccupations du monde économique, social et environnemental ;
• informer, réfléchir et faire des propositions à 3 niveaux : local, national et communautaire.
La mission première du CESER est d’apporter, par ses analyses et ses préconisations, des éléments et propositions permettant à l’exécutif régional, mais plus globalement aux décideurs de la Région de construire, faire évoluer, adapter les politiques publiques, au bénéfice du territoire réunionnais. La raison d’être du CESER est d’« ouvrir la voie, éclairer la décision et participer à l’action publique ».
En tant qu’assistant de la présidence, vous serez appelé à assister la présidence dans l’organisation et la planification du travail et contribuer au bon déroulement des activités du Conseil en assurant des fonctions d’assistance technique.
Directement rattaché à la direction, vous supervisez également les besoins en termes de matériel informatique et de soutien informatique. Vous êtes le correspondant de la DSI.
Sa composition est hétérogène et a pour rôle de :
• faire remonter jusqu’aux politiques les préoccupations du monde économique, social et environnemental ;
• informer, réfléchir et faire des propositions à 3 niveaux : local, national et communautaire.
La mission première du CESER est d’apporter, par ses analyses et ses préconisations, des éléments et propositions permettant à l’exécutif régional, mais plus globalement aux décideurs de la Région de construire, faire évoluer, adapter les politiques publiques, au bénéfice du territoire réunionnais. La raison d’être du CESER est d’« ouvrir la voie, éclairer la décision et participer à l’action publique ».
En tant qu’assistant de la présidence, vous serez appelé à assister la présidence dans l’organisation et la planification du travail et contribuer au bon déroulement des activités du Conseil en assurant des fonctions d’assistance technique.
Directement rattaché à la direction, vous supervisez également les besoins en termes de matériel informatique et de soutien informatique. Vous êtes le correspondant de la DSI.
Missions / conditions d'exercice
Assistance de la présidence :
• Organiser et suivre les rendez-vous et les réunions ;
• Gérer l’agenda (préparation, mise à jour...) ;
• Préparer, suivre, classer et archiver ses dossiers réservés (missions, réunions internes et externes) ;
• Gérer les appels téléphoniques ;
• Collaborer avec le secrétariat des instances à la préparation des Instances (ICH, Bureau, Assemblée plénière) et des réunions délocalisées, hors réunions de commission.
Assistance aux conseillers :
• Traiter, suivre, classer les données relatives aux membres ;
• Organiser les missions comprenant la préparation des dossiers et le suivi ;
• Coordination des agendas ;
• Mettre en place l’agenda partagé en lien avec les secrétariats de direction et des instances.
Référent informatique :
• Interface avec la DSI, assistance, conseil et dépannage des conseillers et de l’équipe administrative du CESER ;
• Procéder à l’acquisition de matériels informatiques et solutions logicielles (suivi des achats de la consultation à la réception, attribution des équipements, inventaire, gestion de la fin des mises à disposition, déploiement des matériels et des solutions logicielles, assistance à l’accompagnement et aux formations) en lien étroit avec la DSI.
Divers :
• Réaliser les travaux bureautiques (courriers, tableaux, chronogrammes, feuilles de présence...) ;
• Gérer les courriels (réception, transfert...) ;
• Suivre les pochettes de courriers (prendre connaissance des documents, apporter des informations, traiter les instructions de la direction et/ou présidence, faire circuler, trier, classer...).
• Organiser et suivre les rendez-vous et les réunions ;
• Gérer l’agenda (préparation, mise à jour...) ;
• Préparer, suivre, classer et archiver ses dossiers réservés (missions, réunions internes et externes) ;
• Gérer les appels téléphoniques ;
• Collaborer avec le secrétariat des instances à la préparation des Instances (ICH, Bureau, Assemblée plénière) et des réunions délocalisées, hors réunions de commission.
Assistance aux conseillers :
• Traiter, suivre, classer les données relatives aux membres ;
• Organiser les missions comprenant la préparation des dossiers et le suivi ;
• Coordination des agendas ;
• Mettre en place l’agenda partagé en lien avec les secrétariats de direction et des instances.
Référent informatique :
• Interface avec la DSI, assistance, conseil et dépannage des conseillers et de l’équipe administrative du CESER ;
• Procéder à l’acquisition de matériels informatiques et solutions logicielles (suivi des achats de la consultation à la réception, attribution des équipements, inventaire, gestion de la fin des mises à disposition, déploiement des matériels et des solutions logicielles, assistance à l’accompagnement et aux formations) en lien étroit avec la DSI.
Divers :
• Réaliser les travaux bureautiques (courriers, tableaux, chronogrammes, feuilles de présence...) ;
• Gérer les courriels (réception, transfert...) ;
• Suivre les pochettes de courriers (prendre connaissance des documents, apporter des informations, traiter les instructions de la direction et/ou présidence, faire circuler, trier, classer...).
Profils recherchés
• Connaissance approfondie du fonctionnement et des attributions des institutions régionales (Conseil Régional, CESER…) et des partenaires institutionnels extérieurs (État et divers organismes) ;
• Qualifications en matière d’organisation et de planification ;
• Maîtrise des techniques de secrétariat ;
• Maîtrise de la bureautique et des outils collaboratifs ;
• Capacités rédactionnelles et rigueur ;
• Sens des responsabilités et disponibilité ;
• Sens des relations humaines ;
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Qualifications en matière d’organisation et de planification ;
• Maîtrise des techniques de secrétariat ;
• Maîtrise de la bureautique et des outils collaboratifs ;
• Capacités rédactionnelles et rigueur ;
• Sens des responsabilités et disponibilité ;
• Sens des relations humaines ;
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Contact
Contact
0262487000
Lien de candidature
Informations complémentaires
• Versant : Fonction Publique Territoriale ;
• Cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux;
• Recrutement par voie :
◦ Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ;
◦ Contractuelle (Article L332-8 du Code Général de la Fonction Publique Territoriale) ;
• Absence de conflit d’intérêts.
Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations réglementaires.
• Cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux;
• Recrutement par voie :
◦ Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude) ;
◦ Contractuelle (Article L332-8 du Code Général de la Fonction Publique Territoriale) ;
• Absence de conflit d’intérêts.
Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations réglementaires.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.