Chargé de Gestion Administrative
Direction des Ressources Humaines - Service Prévention et Santé au Travail

1. Gestion administrative
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes,
* Organiser et planifier l'agenda du responsable les réunions de service,
* Gérer les agendas électroniques de l'équipe et contrôler les échéances,
* Assurer les prises de rendez-vous avec les partenaires,
* Traiter le courrier électronique ainsi que les appels téléphoniques,
* Suivre la circulation des parapheurs,
* Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ....), les reproduire et les diffuser,
* Traiter et diffuser des informations internes et externes,
* Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur,
* Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe,
* Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions, les PV et compte-rendu,
* Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative,
* Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative,
* Participer à l'organisation d'événements internes et à l'organisation matérielle des élections professionnelles,
* Suivre certains dossiers délégués par la responsable de service et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés,
* Procéder à la déclaration des bénéficiaires de l'obligation d'emploi auprès du FIPHFP,
* Vérifier la mise à jour des bénéficiaires du CNAS.
2. Organisation administrative et logistique réunions des CT, CHSCT, Dialogue social, Comité de protection
* Gérer l'organisation matérielle et logistique des instances et réunions,
* Superviser l'envoi des ordres du jour, des convocations, des dossiers,
* Vérifier la complétude des dossiers à présenter,
* Vérifier la régularité des réunions : quorum ....
* Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser.

Requises :
? Notions des techniques de communication orale et écrite.
? Connaissance générale des techniques de gestion administrative des dossiers.
? Capacité à synthétiser des informations.
? Capacité à gérer et/ou créer un système de classification.
? Bonnes connaissances des logiciels bureautiques de base et d'Internet (logiciel RH, courrier électronique, consultation de sites Web).
? Capacité à rédiger et à mettre en page correctement un document électronique.
? Savoir planifier son activité.
? Travailler en équipe.
? Proposer des améliorations pour faciliter la gestion des dossiers médicaux.
Attendues :
? Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
? Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
? Sens des priorités
? Sens de l'organisation
? Capacité à prendre des initiatives
? Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
? Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
? Savoir gérer et planifier son activité
Savoir être :
? Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
? Discrétion
? Très bon sens relationnel
? Calme
? Autonome
? Accueillante
? Capacité d'anticipation
? Force de proposition
? Sens de l'écoute
? Sens du service public