La Communauté d'Agglomération la Riviera du Levant est à la recherche de son/sa futur(e) agent.e d'accueil. Venez nous rejoindre afin de mettre vos compétences au profit d'un territoire dynamique, doté d'une identité forte.
Placé.e au sein du pôle ressources et administration générale, l'agent.e d'accueil sera rattaché.e au service moyens généraux et archivage communautaire.
Il/elle aura pour missions générales:
-l'accueil chaleureux et professionnel du public téléphonique et physique,
-contribution au bon fonctionnement du service.

Il/elle devra principalement:
-Accueillir, renseigner et informer les visiteurs avec courtoisie, répondre à leurs questions et les orienter vers les services appropriés au sein de l'administration. Fournir des informations précises et à jour sur les procédures, les politiques et les programmes,
-Répondre aux appels téléphoniques entrants de manière professionnelle, les transférer aux personnes concernées et prendre des messages lorsque nécessaire. Assurer une communication claire et précise avec les appelants,
-Réceptionner les courriers et les colis et le transfert aux destinataires compétents,
-Actualiser l’affichage, les informations mises à la disposition du public,
-Contrôler l'accès et la circulation des personnes,
-Planifier et organiser les rendez-vous, les réunions et les événements pour les membres de l'équipe administrative (ouverture et fermeture des salles de réunion, mise à disposition de bouteilles d’eau, …).
-Coordonner les disponibilités, envoyer des rappels et mettre à jour les calendriers.
-Mettre à jour le tableau du suivi des appels,
-Animer et organiser l’espace d’accueil et d’information,
-Assurer la gestion des réservations et la préparation des salles de réunion et sur demande, à la préparation des salles des assemblées (conseil, bureau, commission….)
-Optimiser le planning des salles de réunion et faire arbitrer les priorités le cas échéant
-Appliquer les politiques et les procédures internes de manière cohérente et assurer la confidentialité des informations sensibles.
-Traiter les situations difficiles ou conflictuelles avec professionnalisme, calme et courtoisie.

Il/elle sera améné.e à faire de manière spécifique:
-Soutien au service moyens généraux et archivage communautaire (Effectuer des tâches administratives de base telles que la gestion des fournitures de bureau, la rédaction de courriers, de bons de commande juridique et de rapports simples, la mise à jour de bases de données et la tenue de registres.)

Niveau BAC avec une expérience similaire dans la fonction publique.

Savoir

-Organisation des services de l’établissement,
-Techniques de communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit) et gestion des conflits,
-Capacité à travailler en équipe,
-Autonomie dans l'organisation du travail,
-Capacité à rendre compte.

Savoir-faire

-Tenir à jours des tableaux de bord
-Maîtrise du standard,
-Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques.

Savoir-être

-Faire preuve d'empathie et de capacité à résoudre les problèmes rapidement et efficacement.
-Avoir une bonne présentation
-Être poli .e et courtois.e
-Avoir le sens de l'intérêt général, du service
-Avoir un langage correct et une bonne élocution
-Faire preuve de rigueur et d'organisation (ponctualité, respect des délais, fiabilité...)
-Faire preuve de discrétion
-Bon sens du relationnel
-Anticiper et/ou faire preuve de réactivité
-Faire preuve de disponibilité/flexibilité
-Faciliter la coopération transversale
-Faire preuve d'esprit d'équipe (entraide, transversalité)
-Résistance au stress