Placé sous l’autorité du responsable du service (cellule) vie associative, l’instructeur-trice assure le suivi complet des demandes des associations, du lancement de la campagne de subvention jusqu’au mandatement, dans le respect des suivis décisionnels de l’autorité territoriale.
Il/Elle contribue au développement et à la structuration de la politique en faveur des acteurs associatifs de la Ville.

Assure la gestion des demandes de subventions en coordination avec le/la responsable du service vie associative
Assure l’exécution des procédures de gestion des demandes de subvention, contribue à l’examen des dossiers
Assure le suivi, l’instruction des demandes de subventions et des demandes, enregistre les dossiers et établit un récepissé de dépôt des demandes,
Consulte les autres services, recueille les avis, participe à la rédaction des procès-verbaux, rapports d’analyse en vue des présentations des dossiers aux instances consultatives et décisionnelles,
Réceptionne les dossiers de demandes de subvention des associations, contrôle les pièces constitutives des dossiers et en vérifie l’éligibilité.
Rédige et transmets les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attribution, motif de rejet,...).

Accompagne le responsable dans la gestion administrative et financière

Centralise les dossiers et prépare les dossiers en vue des rencontres des commissions,
Collabore à la formation des bénévoles et à l’accompagnement des présidents, secrétaires et trésoriers, à la bonne gestion de leur association,
Contribue à la gestion administrative et financière des subventions sollicitées par les associations,
Participe au développement du projet d’animation de vie sociale du territoire en lien avec les associations de la ville,
Planifie l’accueil, les temps de rencontre et d’échange avec les acteurs associatifs du territoire en lien avec son supérieur hiérarchique,
Met à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi.

Accompagne et assure le suivi des acteurs associatifs dans le cadre des manifestations du territoire communal

Analyse les besoins et les enjeux rencontrés par les acteurs associatifs et propose des solutions dans une logique de mutualisation des ressources et d’optimisation des espaces en lien avec les directions et services concernés,
Assure le suivi des manifestations sportives, culturelles et sociales
Concourt au suivi administratif des conventions de mise à disposition en transversalité,
Contribue à l’organisation de la rentrée des associations, des rencontres des acteurs associatifs : coordonner les différents acteurs, garantir la logistique le jour J, développer l’animation et la communication le jour de l’évènement en lien avec la direction de la communication et les directions opérationnels,
Favorise le référencement des nouvelles associations, ainsi que l’actualisation des informations.

Formation

Formation ou expérience similaire de la réglementation des associations, des procédures administratives, comptables, et budgétaires.
Expérience en tant que bénévole d’une association souhaitée
Maîtrise du pack office et des outils informatiques - Maîtrise des outils de communication en lien avec les acteurs associatifs


Aptitudes techniques

Instruction administrative et technique des dossiers - Suivi et gestion des dossiers
Connaissance des textes réglementaires régissant les associations
Savoir adapter et organiser les espaces d’accueil dans un objectif de proximité (rentrée des associations, rencontres des acteurs associatifs,...)

Qualités principales

Rigueur, sens de l’écoute
Disponibilité, sens du service public
Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
Aisance relationnelle face à un public et capacité d’animation de réunions