ASSISTANT DU MAIRE ET DE LA DIRECTRICE DE CABINET F/H
Offre n° O095250211000359
Publiée le 11/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Située aux portes de la vallée de Montmorency, sur la ligne C du RER, reliée directement à la Défense et à Paris (porte Maillot) par l'A15 et l'A86,
bénéficie d'une situation privilégiée et de nombreux équipements sportifs et culturels dans un cadre de vie préservé.
Fers de lance de la politique et de l'action de la municipalité, les 400 agents composant l'administration communale sont répartis au sein de trois directions générales adjointes (Ressources, Solidarités et famille et Services techniques, urbanisme et aménagement).
L'enjeu de la politique des Ressources Humaines à Saint Gratien vise à offrir aux agents communaux un cadre d'intervention sécurisant, les conditions d'un épanouissement professionnel, et à permettre leur évolution de carrière.
bénéficie d'une situation privilégiée et de nombreux équipements sportifs et culturels dans un cadre de vie préservé.
Fers de lance de la politique et de l'action de la municipalité, les 400 agents composant l'administration communale sont répartis au sein de trois directions générales adjointes (Ressources, Solidarités et famille et Services techniques, urbanisme et aménagement).
L'enjeu de la politique des Ressources Humaines à Saint Gratien vise à offrir aux agents communaux un cadre d'intervention sécurisant, les conditions d'un épanouissement professionnel, et à permettre leur évolution de carrière.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place Gambetta, Saint-Gratien (Val-d'Oise)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
12/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du Cabinet, sous l’autorité de la Directrice de Cabinet, l’assistante apporte une aide permanente à la Directrice de Cabinet et au Maire en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
• Organisation et planification des réunions et rendez-vous :
- Agendas, interface avec les services concernés, organisation des permanences du Maire
- Organisation des astreintes et permanences des élus, transmission en interne et vers l’extérieur
• Accueil téléphonique et physique :
- Filtrage et transmission des messages
- Accueil des rendez vous
• Activités bureautiques et budgétaires :
- Gestion et traitement courriers et courriels :
Gestion du courrier du Maire et du Directeur de cabinet pour enregistrement
Gestion et traitement des courriels reçus pour le « Cabinet », « le Maire », « Elus »,
Remise en forme des courriers et discours
- Gestion des fichiers :
Création, mise en forme et mise à jour du fichier contacts « Cabinet »
- Gestion et suivi du budget
Responsabilité de la régie d’avance du Cabinet, préparation du budget prévisionnel, commandes, bons d’engagement
• Organisation de la vie professionnelle de l'élu :
- Dossiers de la Communauté d’agglomération Plaine Vallée (CAPV) :
Gestion et préparation des dossiers de la CAPV avant chaque instance paritaire, commission, bureau communautaire et conseil communautaire auxquels participe le Maire, 5ème vice-président
- Préparation de l’agenda journalier du Maire :
En lien avec les services et la Directrice de cabinet constitution du fonds de dossier
• Suivi des projets et activités sous l’autorité du Cabinet :
- Réception des nouveaux habitants – Présence obligatoire :
Recensement des nouveaux habitants via les DIA, les bailleurs, les agences immobilières, rédaction et envoi des courriers.
Préparation et organisation de l‘accueil et de la réception (réunion de coordination avec les services communication, techniques, fêtes et cérémonies)
Constitution des dossiers (en lien avec le service Communication, la Direction de l’Action Culturelle et le cinéma) à destination des nouveaux habitants.
- Vœux du Maire
Préparation des listings (environ 2300), organisation et coordination de la mise sous plis, envois aux personnalités, comptabilisation des réponses.
- Elections municipales et nationales – Présence obligatoire :
Contacts téléphoniques avec les bénévoles/assesseurs pour la constitution des bureaux de vote, collecte des informations des différents services pour organisation : denrées alimentaires, transport par les services techniques selon besoin, gestion des résultats après dépouillement des différents bureaux de vote, suivi toutes les 2 heures du taux de participation
- Commémorations nationales - Présence obligatoire :
Organisation, courriers, envois des invitations et interface avec les services techniques, Communication, Fêtes et Cérémonies pour les événements suivants :
Cérémonie du 8 mai, Appel du 18 juin, Ravivage de la Flamme (juillet), Dernier dimanche d’août (libération de la Ville), 11 novembre, 5 décembre,
- Journée de la Femme (8 mars) – Présence obligatoire :
Recherche et choix du cadeau (fabriqué par des femmes pour des femmes), négociation tarifaire, suivi du budget, interface avec la DRH, organisation de la livraison, emballage cadeau et distribution avec le Maire
- Manifestations ponctuelles :
Prix de la Ville de Saint Gratien (Hippisme), passation de commandement des pompiers, inaugurations liées directement au Cabinet ….
- Agendas, interface avec les services concernés, organisation des permanences du Maire
- Organisation des astreintes et permanences des élus, transmission en interne et vers l’extérieur
• Accueil téléphonique et physique :
- Filtrage et transmission des messages
- Accueil des rendez vous
• Activités bureautiques et budgétaires :
- Gestion et traitement courriers et courriels :
Gestion du courrier du Maire et du Directeur de cabinet pour enregistrement
Gestion et traitement des courriels reçus pour le « Cabinet », « le Maire », « Elus »,
Remise en forme des courriers et discours
- Gestion des fichiers :
Création, mise en forme et mise à jour du fichier contacts « Cabinet »
- Gestion et suivi du budget
Responsabilité de la régie d’avance du Cabinet, préparation du budget prévisionnel, commandes, bons d’engagement
• Organisation de la vie professionnelle de l'élu :
- Dossiers de la Communauté d’agglomération Plaine Vallée (CAPV) :
Gestion et préparation des dossiers de la CAPV avant chaque instance paritaire, commission, bureau communautaire et conseil communautaire auxquels participe le Maire, 5ème vice-président
- Préparation de l’agenda journalier du Maire :
En lien avec les services et la Directrice de cabinet constitution du fonds de dossier
• Suivi des projets et activités sous l’autorité du Cabinet :
- Réception des nouveaux habitants – Présence obligatoire :
Recensement des nouveaux habitants via les DIA, les bailleurs, les agences immobilières, rédaction et envoi des courriers.
Préparation et organisation de l‘accueil et de la réception (réunion de coordination avec les services communication, techniques, fêtes et cérémonies)
Constitution des dossiers (en lien avec le service Communication, la Direction de l’Action Culturelle et le cinéma) à destination des nouveaux habitants.
- Vœux du Maire
Préparation des listings (environ 2300), organisation et coordination de la mise sous plis, envois aux personnalités, comptabilisation des réponses.
- Elections municipales et nationales – Présence obligatoire :
Contacts téléphoniques avec les bénévoles/assesseurs pour la constitution des bureaux de vote, collecte des informations des différents services pour organisation : denrées alimentaires, transport par les services techniques selon besoin, gestion des résultats après dépouillement des différents bureaux de vote, suivi toutes les 2 heures du taux de participation
- Commémorations nationales - Présence obligatoire :
Organisation, courriers, envois des invitations et interface avec les services techniques, Communication, Fêtes et Cérémonies pour les événements suivants :
Cérémonie du 8 mai, Appel du 18 juin, Ravivage de la Flamme (juillet), Dernier dimanche d’août (libération de la Ville), 11 novembre, 5 décembre,
- Journée de la Femme (8 mars) – Présence obligatoire :
Recherche et choix du cadeau (fabriqué par des femmes pour des femmes), négociation tarifaire, suivi du budget, interface avec la DRH, organisation de la livraison, emballage cadeau et distribution avec le Maire
- Manifestations ponctuelles :
Prix de la Ville de Saint Gratien (Hippisme), passation de commandement des pompiers, inaugurations liées directement au Cabinet ….
Profils recherchés
En termes de savoir-être :
* Autonomie
* Disponibilité
* Discrétion impérative
* Gestion du stress
* Organisation
* Réactivité
En termes de savoir-faire :
* Très bonne Maîtrise des différents outils bureautiques (word ; excel)
* Très bonne Maîtrise de la langue française (écrite et orale)
* Capacités rédactionnelles
* Autonomie
* Disponibilité
* Discrétion impérative
* Gestion du stress
* Organisation
* Réactivité
En termes de savoir-faire :
* Très bonne Maîtrise des différents outils bureautiques (word ; excel)
* Très bonne Maîtrise de la langue française (écrite et orale)
* Capacités rédactionnelles
Contact et modalités de candidature
Contact
0134178484
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre CV et lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire en rappelant les références de l'offre d'emploi.
Postulez en ligne sur notre site internet : www.ville-saintgratien.fr - rubrique "offres d'emploi"
Postulez en ligne sur notre site internet : www.ville-saintgratien.fr - rubrique "offres d'emploi"
Adresse de l'employeur
Mairie de SAINT-GRATIEN
>Place Gambetta
95210 SAINT GRATIEN
>Place Gambetta
95210 SAINT GRATIEN
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.