1) Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public.

Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité en conformité avec l’image de la collectivité et identifier leur demande ;
Renseigner le public sur place ou par téléphone ;
Recevoir, filtrer et orienter les appels en présentant l’appelant ;
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.

2) Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services

Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services) ;
Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté de la borne d’accueil, disposition des documentations, fontaine à eau…) ;
Orienter le public vers les services compétents ou les salles de réunions en prévenant les bons interlocuteurs administratifs ;
Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs.

3) Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune

Assurer le suivi des plannings de réservation des salles de réunion ;
Gérer le suivi des équipements pour réunion (prêt, retour, contrôle…) ;
Se former aux spécificités des démarches administratives et des accueils de l’ensemble des services municipaux.

4) Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation

Gérer le courrier :
o Réceptionner, distribuer et expédier le courrier ;
o Scanner et indexer informatiquement le courrier « arrivée » ;
o Assurer le traitement des courriers départ.
Afficher et diffuser l'information en mairie (panneau d’affichage, porte documentation…) ;