Au sein du service de la Direction Générale des Services, sous l’autorité du Directeur Général des Services, vous aurez en charge l’accueil physique et téléphonique, et la gestion du courrier. Vous assurerez la planification et le suivi de l’emploi du temps du Directeur Général, la gestion des recueils des actes administratifs et des registres des délibérations, et l’organisation des astreintes. Votre mission sera également d’archiver et de valoriser l’information. Vous apporterez votre aide à la préparation et au suivi des instances municipales et intercommunales. Vous assurerez le remplacement de l’assistante de Madame le Maire et du Directeur de Cabiner en son absence.

 Accueil physique et téléphonique

 Gestion du courrier
- Ouverture et enregistrement du courrier physique et électronique avant diffusion dans les services,
- Intégration des réponses adressées par les services.

 Planification et suivi de l’emploi du temps du Directeur Général

 Gestion des recueils des actes administratifs et des registres des délibérations
- Ville
- Lycée
- Stade

 Organisation des astreintes : Etablissement et diffusion des plannings et informations liés aux astreintes

 Archivage et valorisation de l’information
- Classement
- Harmonisation des dossiers (papiers/informatiques)

 Aide à la préparation et au suivi des instances municipales et intercommunales : Organisation des réunions, préparation et envoi des ordres du jour et dossiers, établissement des procès-verbaux et suites à donner, etc. des instances telles que le Conseil Municipal, Comité des Syndicats du Stade Deuil-Enghien et du Complexe Sportif du Lycée Camille Saint-Saëns).

 Assure le remplacement de l’assistante de Madame le Maire et du Directeur de Cabinet, en son absence, et lui apporte ponctuellement son soutien. Les missions effectuées à cette occasion portent notamment sur les points suivants : Agenda de Madame le Maire, courrier, évènements organisés par le Cabinet du Maire (notamment nouveaux arrivants, cérémonies bacheliers, démocratie participative), accueil physique et téléphonique des administrés, suivi des demandes de Madame le Maire et du Directeur de Cabinet.

• Sens de l’accueil
• Bonne gestion du temps et des priorités
• Sens de l’organisation
• Parfaite maîtrise de l’orthographe et de l’expression
• Connaissance de l’environnement territorial
• Grande discrétion
• Rigueur
• Sens de l’écoute
• Sens de la communication
• Sens de l’équipe
• Souplesse, adaptabilité et polyvalence
• Aisance dans l’utilisation des outils bureautiques/informatiques
• Connaissance du fonctionnement des services