Assurer le suivi administratif du service Voirie.

Poste rattaché à la Direction des Services Techniques
Sous la responsabilité de la Directrice du Service Voirie et Espaces Verts

Activités principales

Mission 1 : Gestion des arrêtés temporaires et des arrêtés permanents
- Rédaction, mise en forme, relecture, des arrêtés temporaires et des arrêtés permanents,
- Suivi du circuit de signatures, envoi au demandeur puis archivage
- Garantir le suivi, les délais de traitement et la qualité des réponses apportées en renseignant les tableaux de bord et en tenant à jour l’état de traitement des demandes d’arrêtés,
- Réalisation du plan de déviation, le cas échéant,
- Suivi du règlement de la redevance associée le cas échéant,
- Transmission hebdomadaire des arrêtés et retranscription sur un plan.

Mission 2 : Secrétariat de la directrice du service
- Rédaction de courriers, de mails, de notes et des comptes-rendus de réunions, suivi du circuit de signatures, transmission,
- Préparer les dossiers pour les commissions et le conseil municipal, rédaction des notes de synthèse et délibérations,
- Préparer les dossiers de demandes de subvention, rédaction et saisie sur les plateformes dédiées (conseil départemental, régional, fonds national…) puis transmission au gestionnaire administratif et financier des Services techniques.

Mission 3 : Organisation du service
- Réaliser les comptes-rendus de la réunion hebdomadaire du service Voirie, et en assurer son suivi,
- Prendre en charge l’organisation logistique des réunions,
- Préparer les dossiers afférents aux réunions du service,
- Suivre le planning de présence du service Voirie et Espaces verts (tableau des congés, absences et formations),
- Suivre le planning des astreintes décisionnelles du service Voirie et Espaces verts.

Activités complémentaires :
- Assurer ponctuellement les missions de la seconde assistante du service voirie durant ses congés

Temps de travail hebdomadaire : temps complet
Horaires : 8h30-12h/13h30-17h30 (17h le vendredi)
Lieu de travail : Mairie
Moyens matériels à disposition : Ordinateur avec bureautique (Office) – Logiciels (Ciril) – Imprimante/photocopieuse/scanner –Téléphone – Fourniture de bureau et Mobilier
Contraintes liées au poste : travail sur écran – position assise quotidienne – exigence du public

Les compétences : connaissances théoriques et pratiques requises pour occuper ce poste
- Techniques de secrétariat,
- Procédures administratives,
- Communication orale et écrite,
- Connaissance des logiciels Word, Excel, Ciril,
- Connaissance des procédures comptables et administratives financières.

Les « savoir-faire » : Quels savoirs à mettre en œuvre
- Comprendre une demande,
- Restituer un message,
- Appréhender le caractère d’urgence des demandes,
- Savoir être rigoureux, méthodique et assurer un suivi,
- Techniques de secrétariat, de classement, d’archivage,
- Recherche d’informations.

Les compétences relationnelles : Ensemble d’attitudes et de comportements attendus
- Sens de l’organisation et de la gestion du temps de travail,
- Savoir travailler en équipe,
- Avoir le sens du service public,
- Capacité d’écoute et à rendre des comptes,
- Capacité d’anticipation et de réactivité,
- S’adapter aux interlocuteurs,
- Sens de la diplomatie et de la discrétion.