Responsable protocole et vie associative (h/f)
Offre n° O094250103000881
Publiée le 03/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune de Villiers-sur-Marne
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, place de l'Hôtel de Ville, Villiers-sur-Marne (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Statutaire + régime indemnitaire (IFSE et CIA) + prime annuelle
Descriptif de l'emploi
Au sein du cabinet du Maire, vous êtes l’interlocuteur privilégié pour les partenaires institutionnels et les associations.
Vous avez en charge la gestion des évènements et la coordination institutionnelle pour l’organisation des cérémonies commémoratives et les manifestations officielles. Vous organisez, pilotez et coordonnez les réunions, cérémonies, inaugurations et manifestations initiées par la ville en étroite collaboration avec la direction du cabinet du Maire.
Vous collaborez étroitement avec le pôle événementiel dans la définition et la mise en œuvre des aspects organisationnels et protocolaires de leurs projets.
Vous êtes chargé de la mise en œuvre de la politique municipale dans le domaine de la vie associative, et contribuez au développement, à l’animation et la coordination du secteur facilitant les relations partenariales de la ville avec les associations ou en inter-associations.
Interlocuteur privilégié auprès des présidents d’associations, vous leur assurez un accompagnement technique, juridique et comptable.
Vous avez en charge la gestion des évènements et la coordination institutionnelle pour l’organisation des cérémonies commémoratives et les manifestations officielles. Vous organisez, pilotez et coordonnez les réunions, cérémonies, inaugurations et manifestations initiées par la ville en étroite collaboration avec la direction du cabinet du Maire.
Vous collaborez étroitement avec le pôle événementiel dans la définition et la mise en œuvre des aspects organisationnels et protocolaires de leurs projets.
Vous êtes chargé de la mise en œuvre de la politique municipale dans le domaine de la vie associative, et contribuez au développement, à l’animation et la coordination du secteur facilitant les relations partenariales de la ville avec les associations ou en inter-associations.
Interlocuteur privilégié auprès des présidents d’associations, vous leur assurez un accompagnement technique, juridique et comptable.
Missions / conditions d'exercice
- Gestion du protocole liée à la présence du Maire et des élus avec le pôle événementiel : préparation pour chaque manifestation d’un déroulé précisant les modalités d'accueil et de placements protocolaires du Maire, des élus, des autorités, des invités et du publics et l’ordre des allocutions. Présence lors des réceptions et cérémonies commémoratives.
- Coordination et organisation des cérémonies commémoratives et des manifestations officielles, notamment « le forum des associations », le « Téléthon » et de toute manifestation permettant de valoriser la ville (renouvellement des labels don du sang-commune donneur…).
- Établissement du planning annuel pour les réservations des associations et des services municipaux en coordination avec les élus des secteurs concernés.
- Établissement d’une véritable interface entre la ville et les associations et gestion d’un fichier et d’un annuaire des associations.
- Coordination des relations entre les services de la ville et les associations (gestion des demandes de subventions, arbitrage des demandes de location de salle, des demandes de supports de communication, des prestations, et de prêt de matériel…)
- Suivi du portail associatif
- Élaboration et suivi du budget du service
- Coordination et organisation des cérémonies commémoratives et des manifestations officielles, notamment « le forum des associations », le « Téléthon » et de toute manifestation permettant de valoriser la ville (renouvellement des labels don du sang-commune donneur…).
- Établissement du planning annuel pour les réservations des associations et des services municipaux en coordination avec les élus des secteurs concernés.
- Établissement d’une véritable interface entre la ville et les associations et gestion d’un fichier et d’un annuaire des associations.
- Coordination des relations entre les services de la ville et les associations (gestion des demandes de subventions, arbitrage des demandes de location de salle, des demandes de supports de communication, des prestations, et de prêt de matériel…)
- Suivi du portail associatif
- Élaboration et suivi du budget du service
Profils recherchés
Titulaire au minima d’un diplôme de niveau BAC+2 ou bénéficiant d’une expérience professionnelle dans des fonctions similaires, notamment dans l’organisation de manifestations et la maîtrise des règles protocolaires.
Vous devrez être agent facilitateur des relations entre la ville et les associations, apporter de la fluidité dans l’agenda des manifestations (harmonisation avec les contraintes municipales) et renforcer les liens entre la ville et les associations.
Compétences et capacités requises :
Maîtrise du rôle et du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que des institutions de l’État
Connaissance approfondie des usages protocolaires
Capacité d’innovation dans l’organisation des activités
Sens des relations humaines et capacité d’adaptation à tout public et toute situation avec diplomatie, accueil adapté et convivialité.
Capacité à exercer une fonction d’animation auprès des associations
Connaissance de l’environnement juridique, administratif et financier des associations et des collectivités territoriales
Qualité d’écoute, de dialogue, de concertation
Rigueur administrative et aisance rédactionnelle
Sens de l’organisation
Connaissance des règles budgétaires et comptables publiques
Connaissance de la conduite de projet
Capacité à travailler en équipe
Capacités d’encadrement
Polyvalence avec les collègues du cabinet
Maîtrise de l’informatique : Word, Excel, Outlook, Internet
Discrétion professionnelle et disponibilité.
Contraintes particulières :
Rythme d’activités lié aux besoins exprimés et nécessités à accomplir.
Présence sur certains événements et cérémonies publics organisés en week-end et les jours fériés
Réunions et RV parfois en début de soirée avec les responsables associatifs, ceux-ci travaillant en journée.
Vous devrez être agent facilitateur des relations entre la ville et les associations, apporter de la fluidité dans l’agenda des manifestations (harmonisation avec les contraintes municipales) et renforcer les liens entre la ville et les associations.
Compétences et capacités requises :
Maîtrise du rôle et du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que des institutions de l’État
Connaissance approfondie des usages protocolaires
Capacité d’innovation dans l’organisation des activités
Sens des relations humaines et capacité d’adaptation à tout public et toute situation avec diplomatie, accueil adapté et convivialité.
Capacité à exercer une fonction d’animation auprès des associations
Connaissance de l’environnement juridique, administratif et financier des associations et des collectivités territoriales
Qualité d’écoute, de dialogue, de concertation
Rigueur administrative et aisance rédactionnelle
Sens de l’organisation
Connaissance des règles budgétaires et comptables publiques
Connaissance de la conduite de projet
Capacité à travailler en équipe
Capacités d’encadrement
Polyvalence avec les collègues du cabinet
Maîtrise de l’informatique : Word, Excel, Outlook, Internet
Discrétion professionnelle et disponibilité.
Contraintes particulières :
Rythme d’activités lié aux besoins exprimés et nécessités à accomplir.
Présence sur certains événements et cérémonies publics organisés en week-end et les jours fériés
Réunions et RV parfois en début de soirée avec les responsables associatifs, ceux-ci travaillant en journée.
Contact et modalités de candidature
Contact
0149413100
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, place de l'Hôtel de Ville
94354 VILLIERS SUR MARNE CEDEX
Monsieur le Maire
Mairie, place de l'Hôtel de Ville
94354 VILLIERS SUR MARNE CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.