Assistant administratif (h/f)
Offre n° O094241127000599
Publiée le 27/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville plurielle, solidaire et dynamique, située aux portes de la capitale sur un territoire en pleine mutation urbaine, desservie par la ligne 7 du métro et la ligne C du RER, Ivry-sur-Seine offre une diversité de services à ses 64 000 habitant·e·s. Incarnée par 1850 agent·e·s, son administration propose plus de 180 métiers, plaçant ainsi la compétence au cœur de ses actions. Un attachement particulier est accordé aux valeurs de vivre ensemble et à un service public de proximité porteur de sens, traduit par le projet 100 % service public ivryen et son indispensable triptyque administration, élu·e·s et habitant·es. N'attendez plus, rejoignez-nous !
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, Esplanade Georges Marrane, Ivry-sur-Seine (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
26/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Rattaché.e à la responsable du secteur administratif et financier et à la responsable du service Petite Enfance, l’assistant.e administratif.ve assure le suivi administratif du service. Il/Elle assure la continuité du service sur les aspects administratifs. Il/Elle participe à la mise en oeuvre des évolutions législatives et réglementaires du SPPE (service public de la Petite Enfance) : Schéma pluriannuel de maintien et de développement de l’offre d’accueil du jeune enfant.
Missions / conditions d'exercice
Sous la supervision du/de la responsable du secteur administratif et financier :
Veille à l’organisation administrative du secteur dans le respect de la RGPD,
Élabore les outils de suivi et d’évaluation du fonctionnement ainsi que des différents projets (suivi des créations et modifications des contrats familles, suivi des contrats 4 mois, accueil d’urgence, …) en lien avec les 2 gestionnaires administratifs et financiers,
Coordonne et suit les demandes de stages en lien avec la Direction Jeunesse et/ou la Direction des ressources humaines en lien avec la secrétaire du service,
Assiste le responsable de secteur dans le suivi administratif RH du service (documents RH : rémunération des assistantes maternelles, recrutement, notes, agréments, suivi arrêts maladie, …).
Rôle de coordination :
Organise et coordonne la gestion administrative des commissions d’attribution de places en crèches,
Coordonne l’organisation du/des conseil(s) de crèche,
Supervise la gestion de la boîte mail du service en lien avec la secrétaire du service,
Gestion du courrier en lien avec la secrétaire du service :
Gère le suivi du courrier sur le logiciel métier (Elise),
Assure la rédaction de courriers personnalisés en direction des usagers.
Sous la supervision du/de la responsable du RPE :
Élabore et suit les dossiers de demandes de l’ACADAM (de constitution du dossier au suivi des versements aux familles),
Étudie et évalue la recevabilité des demandes en lien avec la responsable du RPE,
Élabore, suit et actualise les tableaux de bord,
Rédige les écrits administratifs,
Assure le recueil des données pour les bilans (semestriels et annuels) et contribue à leur évaluation et à leur analyse,
Assure l’accueil physique et téléphonique des familles demandant et/ou bénéficiant de l’ACADAM.
Participation à l’organisation collective et aux projets transversaux :
Participe aux réunions de Service,
Participe aux réunions d’équipe du RPE selon l’ordre du jour,
Participe aux différents groupes de travail ou thématiques mis en place par le Service ou à ceux organisés par d’autres services,
Aide à l’organisation d’Ivry-en-Fête,
L’assistant.e administratif.ve sera sollicité.e pour pallier l’absence d’un.e collègue (pour une partie des missions) afin de garantir la continuité de Service et/ou en cas de nécessité pour l’accueil physique et téléphonique.
Veille à l’organisation administrative du secteur dans le respect de la RGPD,
Élabore les outils de suivi et d’évaluation du fonctionnement ainsi que des différents projets (suivi des créations et modifications des contrats familles, suivi des contrats 4 mois, accueil d’urgence, …) en lien avec les 2 gestionnaires administratifs et financiers,
Coordonne et suit les demandes de stages en lien avec la Direction Jeunesse et/ou la Direction des ressources humaines en lien avec la secrétaire du service,
Assiste le responsable de secteur dans le suivi administratif RH du service (documents RH : rémunération des assistantes maternelles, recrutement, notes, agréments, suivi arrêts maladie, …).
Rôle de coordination :
Organise et coordonne la gestion administrative des commissions d’attribution de places en crèches,
Coordonne l’organisation du/des conseil(s) de crèche,
Supervise la gestion de la boîte mail du service en lien avec la secrétaire du service,
Gestion du courrier en lien avec la secrétaire du service :
Gère le suivi du courrier sur le logiciel métier (Elise),
Assure la rédaction de courriers personnalisés en direction des usagers.
Sous la supervision du/de la responsable du RPE :
Élabore et suit les dossiers de demandes de l’ACADAM (de constitution du dossier au suivi des versements aux familles),
Étudie et évalue la recevabilité des demandes en lien avec la responsable du RPE,
Élabore, suit et actualise les tableaux de bord,
Rédige les écrits administratifs,
Assure le recueil des données pour les bilans (semestriels et annuels) et contribue à leur évaluation et à leur analyse,
Assure l’accueil physique et téléphonique des familles demandant et/ou bénéficiant de l’ACADAM.
Participation à l’organisation collective et aux projets transversaux :
Participe aux réunions de Service,
Participe aux réunions d’équipe du RPE selon l’ordre du jour,
Participe aux différents groupes de travail ou thématiques mis en place par le Service ou à ceux organisés par d’autres services,
Aide à l’organisation d’Ivry-en-Fête,
L’assistant.e administratif.ve sera sollicité.e pour pallier l’absence d’un.e collègue (pour une partie des missions) afin de garantir la continuité de Service et/ou en cas de nécessité pour l’accueil physique et téléphonique.
Profils recherchés
Profil :
- Autonomie rédactionnelle impérative
- Aptitude à travailler en équipe
- Qualité et rapidité d’exécution
- Capacités d’initiative et d’organisation
- Discrétion
- Capacité d’anticipation
- Sens du service public
- Connaissances confirmées des logiciels bureautiques
-Connaissances appréciées des logiciels métiers (Opus, E-Sedit, Air délib, Elise, …).
- Autonomie rédactionnelle impérative
- Aptitude à travailler en équipe
- Qualité et rapidité d’exécution
- Capacités d’initiative et d’organisation
- Discrétion
- Capacité d’anticipation
- Sens du service public
- Connaissances confirmées des logiciels bureautiques
-Connaissances appréciées des logiciels métiers (Opus, E-Sedit, Air délib, Elise, …).
Contact et modalités de candidature
Contact
0149602508
Informations complémentaires
Rejoignez Ivry-sur-Seine !
Postulez en ligne ou adressez votre CV et votre lettre de motivation à courrier@ivry94.fr.
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.