Agent de facturation - Service Formalités Vie Scolaire (h/f)
Offre n° O094241120001287
Publiée le 20/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
En pleine expansion avec plus de 56.000 habitants, Villejuif profite d'une position stratégique, proche de Paris, de l'aéroport d'Orly, du Marché International de Rungis et bientôt de toute l'Île de France avec ses 2 gares du Grand Paris Express.
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 Esplanade Pierre-Yves Cosnier, Villejuif (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le service Formalités Vie Scolaire est en charge de l’accueil des familles pour le calcul du quotient familial, les inscriptions scolaires, péri et extrascolaires, la facturation et l’encaissement des sommes dues au titres des activités péri et extra scolaires.
Missions / conditions d'exercice
DOMAINES DE CONTRIBUTION, ACTIVITES PRINCIPALES ET TACHES ASSOCIEES
Contrôle de l’exécution des dépenses et recettes liées aux activités (périscolaires, extrascolaires, restaurations scolaires, restauration des enseignants et les Beaux-Arts)
o Suivre les engagements comptables
o Mettre en recouvrement les recettes (participations familiales)
o Instruire les demandes de remboursements (vérifier la complétude et la recevabilité)
concernant les activités (périscolaires, extrascolaires, restaurations scolaires, restaurations enseignants et les Beaux-Arts)
o Mettre en paiement les dépenses (les remboursements, frais afférents aux moyens de
paiement proposés dans le cadre de la régie de recettes)
o Effectuer les opérations de fin d’exercice
o Préparer les divers courriers (aux partenaires et aux usagers) concernant l’exécution
budgétaire (litiges concernant la liquidation, réponses aux demandes de remboursements…)
Être mandataire de la régie de recettes
o Émettre les factures correspondant aux sommes dues
o Encaisser les valeurs, sur la base des factures émises
o Saisir les encaissements sur le progiciel
o Contrôler la période d’encaissement
o Tenir la caisse
o Faire les bordereaux de la régie d’encaissement
Pilotage de la facturation des activités périscolaires, extrascolaires, restaurations scolaires, restaurations des enseignants
o Procéder à la facturation des diverses activités du service mensuellement
o Finaliser la facturation (ajustement tarifaires liés aux Protocoles d’Accueils
Individualisés, aux réciprocités tarifaires, aux gardes alternées et aux décisions de la
commission sociale, contrôle de la cohérence globale du train de facturation)
o Actualiser le tableau de bord
Saisies des données des activités
o Pointer et régulariser le planning activités pour la facturation (périscolaires,
extrascolaires et restaurations scolaires)
o Saisir et actualiser les données dans des progiciels : réciprocité tarifaire, garde
alternée, commission sociale, fiche sanitaire
o Traiter les demandes transmises via les divers messageries (FVS ; Elise ; GRU, CIVILNET
Enfance…)
Suivi et restitution de l’activité
o Construire, actualiser et commenter les différents tableaux de bord mensuels (recettes et dépenses)
o Extraction de données pour études statistiques
Participation au suivi de l’activité du service - renfort une fois hebdomadaire sur des missions autres faisant partie du service
Accueil et information
o Accueillir (en présentiel ou par téléphone)
o Informer (en consultant le progiciel, si nécessaire)
o Saisir la hiérarchie en cas de situation « complexe » et/ou de conflit
o Accompagnement des familles sur l’Espace Familles via les bornes mises à
disposition
Instruction des demandes de calcul du quotient familial
o Vérifier la complétude (pièces justificatives) de la demande
o Saisir les données dans le progiciel
o Remettre à l’usager la fiche lui notifiant son quotient familial
Inscriptions aux activités Péri et Extrascolaires
o Pour ces activités, l’inscription est « simultanée » au règlement des participations familiales
o Vérifier que le demandeur est à jour du règlement de ses créances de restauration scolaire ou concernant les activités péri et extrascolaires
o Vérifier le dossier d’inscription aux séjours, mini-séjours et classes d’environnements
Inscriptions scolaires
o Vérifier la complétude (pièces justificatives) de la demande
o Saisir les pré-inscriptions scolaires dans le progiciel avec calcul du quotient familial et fiche sanitaire si non renseignée dans l’Espace Familles
Participation à des réunions de service, avec des partenaires internes et/ou externes
Archivage
o Préparer les boîtes d’archives
o Préparer les bordereaux de versement et les soumettre à la hiérarchie pour validation
Être force de proposition et participer à l’évaluation et à l’évolution de l’activité
INTERACTIONS PROFESSIONNELLES
Partenaires en interne :
o Autres services de la Direction des Accueils et Formalités
o Mairies Annexes
o Direction de l’Éducation
o Direction des Finances
o Direction des Actions Sociales
Partenaires en externe
Trésor Public, SIIM, délégataire de la restauration collective (SEMGEST)
Contrôle de l’exécution des dépenses et recettes liées aux activités (périscolaires, extrascolaires, restaurations scolaires, restauration des enseignants et les Beaux-Arts)
o Suivre les engagements comptables
o Mettre en recouvrement les recettes (participations familiales)
o Instruire les demandes de remboursements (vérifier la complétude et la recevabilité)
concernant les activités (périscolaires, extrascolaires, restaurations scolaires, restaurations enseignants et les Beaux-Arts)
o Mettre en paiement les dépenses (les remboursements, frais afférents aux moyens de
paiement proposés dans le cadre de la régie de recettes)
o Effectuer les opérations de fin d’exercice
o Préparer les divers courriers (aux partenaires et aux usagers) concernant l’exécution
budgétaire (litiges concernant la liquidation, réponses aux demandes de remboursements…)
Être mandataire de la régie de recettes
o Émettre les factures correspondant aux sommes dues
o Encaisser les valeurs, sur la base des factures émises
o Saisir les encaissements sur le progiciel
o Contrôler la période d’encaissement
o Tenir la caisse
o Faire les bordereaux de la régie d’encaissement
Pilotage de la facturation des activités périscolaires, extrascolaires, restaurations scolaires, restaurations des enseignants
o Procéder à la facturation des diverses activités du service mensuellement
o Finaliser la facturation (ajustement tarifaires liés aux Protocoles d’Accueils
Individualisés, aux réciprocités tarifaires, aux gardes alternées et aux décisions de la
commission sociale, contrôle de la cohérence globale du train de facturation)
o Actualiser le tableau de bord
Saisies des données des activités
o Pointer et régulariser le planning activités pour la facturation (périscolaires,
extrascolaires et restaurations scolaires)
o Saisir et actualiser les données dans des progiciels : réciprocité tarifaire, garde
alternée, commission sociale, fiche sanitaire
o Traiter les demandes transmises via les divers messageries (FVS ; Elise ; GRU, CIVILNET
Enfance…)
Suivi et restitution de l’activité
o Construire, actualiser et commenter les différents tableaux de bord mensuels (recettes et dépenses)
o Extraction de données pour études statistiques
Participation au suivi de l’activité du service - renfort une fois hebdomadaire sur des missions autres faisant partie du service
Accueil et information
o Accueillir (en présentiel ou par téléphone)
o Informer (en consultant le progiciel, si nécessaire)
o Saisir la hiérarchie en cas de situation « complexe » et/ou de conflit
o Accompagnement des familles sur l’Espace Familles via les bornes mises à
disposition
Instruction des demandes de calcul du quotient familial
o Vérifier la complétude (pièces justificatives) de la demande
o Saisir les données dans le progiciel
o Remettre à l’usager la fiche lui notifiant son quotient familial
Inscriptions aux activités Péri et Extrascolaires
o Pour ces activités, l’inscription est « simultanée » au règlement des participations familiales
o Vérifier que le demandeur est à jour du règlement de ses créances de restauration scolaire ou concernant les activités péri et extrascolaires
o Vérifier le dossier d’inscription aux séjours, mini-séjours et classes d’environnements
Inscriptions scolaires
o Vérifier la complétude (pièces justificatives) de la demande
o Saisir les pré-inscriptions scolaires dans le progiciel avec calcul du quotient familial et fiche sanitaire si non renseignée dans l’Espace Familles
Participation à des réunions de service, avec des partenaires internes et/ou externes
Archivage
o Préparer les boîtes d’archives
o Préparer les bordereaux de versement et les soumettre à la hiérarchie pour validation
Être force de proposition et participer à l’évaluation et à l’évolution de l’activité
INTERACTIONS PROFESSIONNELLES
Partenaires en interne :
o Autres services de la Direction des Accueils et Formalités
o Mairies Annexes
o Direction de l’Éducation
o Direction des Finances
o Direction des Actions Sociales
Partenaires en externe
Trésor Public, SIIM, délégataire de la restauration collective (SEMGEST)
Profils recherchés
Titulaire de la fonction publique territoriale au cadre d'emploi "adjoint administratif".
Pour les contractuels, de préférence titulaire d'un CAP-BEP, BAC dans le domaine de l'accueil et la gestion de la relation à l'usager ou BAC en gestion administrative.
COMPETENCES
Savoirs
o Connaissance du cadre, des outils et procédures relatifs au quotient familial et aux
inscriptions scolaires et aux activités péri et extrascolaires
o Connaissance du cadre juridique relatif à la préparation et à l’exécution budgétaire
o Appréhension des enjeux relatifs à l’éducation des enfants d’âge maternel et élémentaire
o Fonctionnement d’une régie de recettes
Savoir Faire
o Calculer (additionner, soustraire, multiplier, diviser, et calculer un taux d’évolution)
o Maîtrise des progiciels métiers (CIVIL Enfance…) et de bureautique (Word, Excel,…)
o Capacités rédactionnelles (adaptation de modèles de courriers,…)
Savoir Être
o Avoir d’excellentes qualités relationnelles (discrétion, patience, courtoisie, écoute, empathie,
capacité à conserver la distance professionnelle adaptée)
o Respect du secret professionnel
o Être organisé et rigoureux
o Capacité à travailler en équipe et en transversalité
o Esprit d’initiative
o Sens des responsabilités
Pour les contractuels, de préférence titulaire d'un CAP-BEP, BAC dans le domaine de l'accueil et la gestion de la relation à l'usager ou BAC en gestion administrative.
COMPETENCES
Savoirs
o Connaissance du cadre, des outils et procédures relatifs au quotient familial et aux
inscriptions scolaires et aux activités péri et extrascolaires
o Connaissance du cadre juridique relatif à la préparation et à l’exécution budgétaire
o Appréhension des enjeux relatifs à l’éducation des enfants d’âge maternel et élémentaire
o Fonctionnement d’une régie de recettes
Savoir Faire
o Calculer (additionner, soustraire, multiplier, diviser, et calculer un taux d’évolution)
o Maîtrise des progiciels métiers (CIVIL Enfance…) et de bureautique (Word, Excel,…)
o Capacités rédactionnelles (adaptation de modèles de courriers,…)
Savoir Être
o Avoir d’excellentes qualités relationnelles (discrétion, patience, courtoisie, écoute, empathie,
capacité à conserver la distance professionnelle adaptée)
o Respect du secret professionnel
o Être organisé et rigoureux
o Capacité à travailler en équipe et en transversalité
o Esprit d’initiative
o Sens des responsabilités
Contact et modalités de candidature
Contact
0145592000
Informations complémentaires
CONTRAINTES PARTICULIERES
Travail de 17 h à 18 h les lundis, mardis et mercredis et le samedi matin, par rotation.
Affectation par rotation à l’accueil du public et à l’instruction des demandes en présentiel (sans
rendez-vous), ou à l’accueil téléphonique et à l’instruction « à l’arrière » selon un planning préétabli.
Les congés sont à prendre en alternance avec son binôme.
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Par internet :
https://mon.villejuif.fr/la-mairie-recrute/
ou par voie postale
Esplanade Pierre Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
Travail de 17 h à 18 h les lundis, mardis et mercredis et le samedi matin, par rotation.
Affectation par rotation à l’accueil du public et à l’instruction des demandes en présentiel (sans
rendez-vous), ou à l’accueil téléphonique et à l’instruction « à l’arrière » selon un planning préétabli.
Les congés sont à prendre en alternance avec son binôme.
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Par internet :
https://mon.villejuif.fr/la-mairie-recrute/
ou par voie postale
Esplanade Pierre Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
Adresse de l'employeur
Villejuif
>1 Esplanade Pierre-Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
>1 Esplanade Pierre-Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.