Assistant administratif (h/f)
Offre n° O094240926001338
Publiée le 26/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 14 avenue du Maréchal Leclerc, Vitry-sur-Seine (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service de la collectivité. Suit et gère les dossiers administratifs selon l’organisation du service.
Assite un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail d’une équipe ou d’un service.
Assite un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail d’une équipe ou d’un service.
Missions / conditions d'exercice
POSTE ACCUEIL
Accueil physique et téléphonique des administrés, services municipaux, fournisseurs de la Ville et les organismes publics avec prise de messages et transmission des communications.
Information auprès des administrés, services municipaux, entreprises, sociétés…
Elaboration du registre des arrêtés
Suivi du planning d’astreinte
Réponse aux demandes des administrés via 6Tzen (GRU), courriels, l’application « je signale » et tout autre canal d’entrée des sollicitations.
Préparation des dossiers pour les appels d’offres
Gestion des clés des bâtiments communaux aves les sociétés
Gestion du tableau des signalements restés sans réponse (6Tzen)
Gestion du calendrier Outlook (Coupures Enedis, CCS…)
Gestion et commande d’enveloppes et papier de l’imprimante
Gestion des signalements et demandes d’interventions (GPSEA, SATELEC, ORANGE…)
SECRETARIAT
Rédaction des arrêtés municipaux et gestion du tableau
Organisation, gestion et suivi des commissions de sécurité (Planifications, convocations, préparation des dossiers, élaboration de procès-verbaux et transmissions…)
Saisie et frappe de courriers
Rédiger des notes de synthétiques et courriers
Gestion des courriers élagages
Gestion et suivi des demandes «E-ATAL », clôture des bons travaux
Tri, copies, classement, archivage des documents et recherche de l’information
Répondre aux diverses demandes du DST et des responsables de services
Enregistrement du courrier départ et arrivé
EN CAS DE TELETRAVAIL
Le télétravail peut s’organiser avec le second agent du service sur des journées différentes et les missions à accomplir relèvent du poste secrétariat telles que définies ci-avant.
Accueil physique et téléphonique des administrés, services municipaux, fournisseurs de la Ville et les organismes publics avec prise de messages et transmission des communications.
Information auprès des administrés, services municipaux, entreprises, sociétés…
Elaboration du registre des arrêtés
Suivi du planning d’astreinte
Réponse aux demandes des administrés via 6Tzen (GRU), courriels, l’application « je signale » et tout autre canal d’entrée des sollicitations.
Préparation des dossiers pour les appels d’offres
Gestion des clés des bâtiments communaux aves les sociétés
Gestion du tableau des signalements restés sans réponse (6Tzen)
Gestion du calendrier Outlook (Coupures Enedis, CCS…)
Gestion et commande d’enveloppes et papier de l’imprimante
Gestion des signalements et demandes d’interventions (GPSEA, SATELEC, ORANGE…)
SECRETARIAT
Rédaction des arrêtés municipaux et gestion du tableau
Organisation, gestion et suivi des commissions de sécurité (Planifications, convocations, préparation des dossiers, élaboration de procès-verbaux et transmissions…)
Saisie et frappe de courriers
Rédiger des notes de synthétiques et courriers
Gestion des courriers élagages
Gestion et suivi des demandes «E-ATAL », clôture des bons travaux
Tri, copies, classement, archivage des documents et recherche de l’information
Répondre aux diverses demandes du DST et des responsables de services
Enregistrement du courrier départ et arrivé
EN CAS DE TELETRAVAIL
Le télétravail peut s’organiser avec le second agent du service sur des journées différentes et les missions à accomplir relèvent du poste secrétariat telles que définies ci-avant.
Profils recherchés
Compétences et connaissances techniques Savoirs être
• Connaitre les techniques administratives et de secrétariat
• Orienter et informer le public accueilli
• Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
• Connaissance de l’environnement territorial
• Connaissance des droits et devoirs des fonctionnaires
• Maîtrise de l’outil informatiques (Word, Excel)
• Savoir utiliser les logiciels métier
6TZen, Atal, E-ATAL, Outlook, GPSEA, TSMS…
• Ponctualité
• Rigueur dans le travail
• Discrétion
• Assiduité
• Avoir un bon relationnel et esprit d’équipe
• Expression orale correcte
• Tenue vestimentaire correcte
• Sens de l’initiative
• Respect
• Travail en équipe
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Polyvalence
• Connaitre les techniques administratives et de secrétariat
• Orienter et informer le public accueilli
• Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
• Connaissance de l’environnement territorial
• Connaissance des droits et devoirs des fonctionnaires
• Maîtrise de l’outil informatiques (Word, Excel)
• Savoir utiliser les logiciels métier
6TZen, Atal, E-ATAL, Outlook, GPSEA, TSMS…
• Ponctualité
• Rigueur dans le travail
• Discrétion
• Assiduité
• Avoir un bon relationnel et esprit d’équipe
• Expression orale correcte
• Tenue vestimentaire correcte
• Sens de l’initiative
• Respect
• Travail en équipe
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Polyvalence
Contact et modalités de candidature
Contact
0145947474
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
14 avenue du Maréchal Leclerc
94433 CHENNEVIERES-SUR-MARNE CEDEX
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
14 avenue du Maréchal Leclerc
94433 CHENNEVIERES-SUR-MARNE CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.