Assistant administratif chargé d'accueil, de gestion administrative et technique du bâtiment (en binôme) (h/f)
Offre n° O094240913001100
Publiée le 13/09/2024
Synthèse de l'offre
Silver innov' est une pépinière / hôtel d'entreprises, qui accueille des sociétés proposant des solutions innovantes pour l'allongement de la vie et le handicap. Silver innov' propose un hébergement Plug & Play et un accompagnement adapté aux startups proposant des solutions innovantes pour l'allongement de la vie et l'autonomie.
Silver innov' accompagne individuellement et via des ateliers d'information collectifs, développe des partenariats pour accélérer et expérimenter les solutions des startups, anime la communauté, ...
Lieu de convergence de la Silver économie en ile de France, de grands acteurs de la Silver économie y sont implantés et de grands évènements y sont réalisés.
Silver innov' c'est 4000 m² hautement performant offrant : bureaux privatifs, coworking, laboratoires P1, un large show-room de 230 m², salles de réunion, de conférence ...
Silver innov' accompagne individuellement et via des ateliers d'information collectifs, développe des partenariats pour accélérer et expérimenter les solutions des startups, anime la communauté, ...
Lieu de convergence de la Silver économie en ile de France, de grands acteurs de la Silver économie y sont implantés et de grands évènements y sont réalisés.
Silver innov' c'est 4000 m² hautement performant offrant : bureaux privatifs, coworking, laboratoires P1, un large show-room de 230 m², salles de réunion, de conférence ...
Lieu de travail
54 rue Molière, Ivry-sur-Seine (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Silver innov’ est une pépinière / hôtel d’entreprises, qui accueille des sociétés proposant des solutions innovantes pour l’allongement de la vie et le handicap. Silver innov’ propose un hébergement Plug & Play et un accompagnement adapté aux startups proposant des solutions innovantes pour l’allongement de la vie et l’autonomie.
Silver innov' accompagne individuellement et via des ateliers d’information collectifs, développe des partenariats pour accélérer et expérimenter les solutions des startups, anime la communauté, …
Lieu de convergence de la Silver économie en ile de France, de grands acteurs de la Silver économie y sont implantés et de grands évènements y sont réalisés.
Silver innov’ c’est 4000 m² hautement performant offrant : bureaux privatifs, coworking, laboratoires P1, un large show-room de 230 m², salles de réunion, de conférence ... équipement de développement économique porté par le Territoire Grand Orly Seine bièvre, précurseur en matière de Silver économie.
L’équipe de Silver innov est constituée de 5 personnes, qui ont en charge la gestion de bâtiment, l’animation et l’accompagnement des entreprises. Ainsi, le /la assistant(e) administratif(ive) travaillera aussi en transversalité avec les autres membres de l’équipe.
Le pôle accueil /administratif /technique est organisé en binôme étroit entre les deux personnes, qui ont des profils / compétences complémentaires et qui alternent sur deux postes de travail :
- poste installé à la borne d’accueil situé dans le hall du bâtiment,
- poste installé dans un bureau partagé.
Silver innov' accompagne individuellement et via des ateliers d’information collectifs, développe des partenariats pour accélérer et expérimenter les solutions des startups, anime la communauté, …
Lieu de convergence de la Silver économie en ile de France, de grands acteurs de la Silver économie y sont implantés et de grands évènements y sont réalisés.
Silver innov’ c’est 4000 m² hautement performant offrant : bureaux privatifs, coworking, laboratoires P1, un large show-room de 230 m², salles de réunion, de conférence ... équipement de développement économique porté par le Territoire Grand Orly Seine bièvre, précurseur en matière de Silver économie.
L’équipe de Silver innov est constituée de 5 personnes, qui ont en charge la gestion de bâtiment, l’animation et l’accompagnement des entreprises. Ainsi, le /la assistant(e) administratif(ive) travaillera aussi en transversalité avec les autres membres de l’équipe.
Le pôle accueil /administratif /technique est organisé en binôme étroit entre les deux personnes, qui ont des profils / compétences complémentaires et qui alternent sur deux postes de travail :
- poste installé à la borne d’accueil situé dans le hall du bâtiment,
- poste installé dans un bureau partagé.
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique
- Accueil et orientation des visiteurs, prestataires et livreurs,
- Prise et retransmission de messages téléphoniques,
- Gestion et distribution du courrier arrivé (postal et électronique), des recommandés, colis postaux et livraisons,
- Gestion de l’ouverture et de la fermeture de l’accueil, avec mise sous alarme,
Gestion administrative / Participation au fonctionnement de la structure, en binôme avec la deuxième chargée d’accueil et assistante administrative
- Rédaction et suivi de certains actes administratifs de Silver innov’ (courriers, convention d’hébergements des sociétés, convention de domiciliation, devis et convention de locations d’espaces, …)
- Suivi des marchés publics de Silver innov’ en lien avec le service Marchés de l’EPT Grand-Orly Seine Bièvre (assistance à la rédaction des parties concernant Silver innov’, ...)
- Gestion de l’installation et du départ des entreprises hébergées : gestion administrative des conventions, gestion des badges d’accès, état des lieux,
- Gestion des plannings de réservation des différents espaces (prise de réservation de salle de réunion, installation du matériel, …)
- Gestion des stocks (fournitures administratives, matériels et denrées alimentaires)
- Participation à la mise en place des événements organisés par Silver innov’
- Suivi logistique des manifestations organisées sur site,
- Participation à la communication de Silver innov : réseaux sociaux, site internet,( selon appétence)
- Archivage
Gestion technique du site / Participation au fonctionnement de la structure, en binôme avec la deuxième agente administrative
- Mise en place de matériel (téléphone, switch) lors de l’installation de sociétés et configuration simple,
- Suivi des contrats de prestataires (entretien et fonctionnement du bâtiment), ainsi que de leur bonne exécution
- Intervention de premier niveau en cas d’urgence et gestion des prestataires en cas de dysfonctionnement d’un équipement,
- Identification de prestataires potentiels si besoin, et analyse comparative de devis
- Accueil et orientation des visiteurs, prestataires et livreurs,
- Prise et retransmission de messages téléphoniques,
- Gestion et distribution du courrier arrivé (postal et électronique), des recommandés, colis postaux et livraisons,
- Gestion de l’ouverture et de la fermeture de l’accueil, avec mise sous alarme,
Gestion administrative / Participation au fonctionnement de la structure, en binôme avec la deuxième chargée d’accueil et assistante administrative
- Rédaction et suivi de certains actes administratifs de Silver innov’ (courriers, convention d’hébergements des sociétés, convention de domiciliation, devis et convention de locations d’espaces, …)
- Suivi des marchés publics de Silver innov’ en lien avec le service Marchés de l’EPT Grand-Orly Seine Bièvre (assistance à la rédaction des parties concernant Silver innov’, ...)
- Gestion de l’installation et du départ des entreprises hébergées : gestion administrative des conventions, gestion des badges d’accès, état des lieux,
- Gestion des plannings de réservation des différents espaces (prise de réservation de salle de réunion, installation du matériel, …)
- Gestion des stocks (fournitures administratives, matériels et denrées alimentaires)
- Participation à la mise en place des événements organisés par Silver innov’
- Suivi logistique des manifestations organisées sur site,
- Participation à la communication de Silver innov : réseaux sociaux, site internet,( selon appétence)
- Archivage
Gestion technique du site / Participation au fonctionnement de la structure, en binôme avec la deuxième agente administrative
- Mise en place de matériel (téléphone, switch) lors de l’installation de sociétés et configuration simple,
- Suivi des contrats de prestataires (entretien et fonctionnement du bâtiment), ainsi que de leur bonne exécution
- Intervention de premier niveau en cas d’urgence et gestion des prestataires en cas de dysfonctionnement d’un équipement,
- Identification de prestataires potentiels si besoin, et analyse comparative de devis
Profils recherchés
- Compétences nécessaires
o Maitrise des outils informatiques et bureautiques,
o Maitrise des techniques de communication et d’accueil du public :
- Savoir s’adapter à son interlocuteur
- Aisance d’élocution face à un public varié
o Connaissances sur le fonctionnement et les missions d’une collectivité territoriale,
o Savoir travailler en équipe
o Savoir faire preuve d’initiative, d’organisation et d’autonomie,
o Savoir s’adapter aux nécessités de services et aux manifestations
o Maitrise des outils informatiques et bureautiques,
o Maitrise des techniques de communication et d’accueil du public :
- Savoir s’adapter à son interlocuteur
- Aisance d’élocution face à un public varié
o Connaissances sur le fonctionnement et les missions d’une collectivité territoriale,
o Savoir travailler en équipe
o Savoir faire preuve d’initiative, d’organisation et d’autonomie,
o Savoir s’adapter aux nécessités de services et aux manifestations
Contact et modalités de candidature
Contact
0176280028
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Madame la Présidente
54 rue Molière
94200 IVRY SUR SEINE
Madame la Présidente
54 rue Molière
94200 IVRY SUR SEINE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.