Assure pour l’ensemble des secteurs du pôle les missions suivantes :

• Circuit de parapheurs, courriers et éléments de réponse kolok, transmission d’informations diverses… ;
• Accueil téléphonique et physique des services de la direction, transmission des messages et courriers électroniques ;
• Gestion des rendez-vous et réunions du directeur, des responsables de secteur, chefs de projets et chargés de mission, et des agendas partagés ;
• Suivi des procédures PLU en appui des chefs de projets : transmission des délibérations, rédaction d’arrêtés et courriers, transmissions d’information auprès des référents techniques villes, suivi administratif (circuit de parapheurs, courriers et éléments de réponse kolok) ;
• Publication sur le Geoportail de l’Urbanisme des mises à jour des PLU
• Mise en forme et édition de documents (courriers, notes, relevé de discussions, conventions, DIA…) ;
• Vérification puis ventilation du courrier du pôle, relations ponctuelles avec la population (renseignement téléphonique, prise de message) ;
• Aide selon les besoins auprès du service ADS pour des tâches administratives (courriers, commandes de fournitures…), ainsi que l’accompagnement si besoin de leur installation prochaine à Askia ;
• Organisation de réunions et logistique en lien avec les moyens généraux (réservations des salles, disposition, demande de matériel…) ;
• Organisation du classement et de l’archivage des dossiers papiers ou électroniques ;
• Lien RH, service informatique, moyens généraux pour la mise en place et l’arrivée de nouveaux agents ;
• Commande et gestion des fournitures de bureau.
• Assure un lien administratif auprès de différents interlocuteurs (transmission des documents administratifs liés aux procédures aux référents villes) ;

Assure des missions de gestion financière de la direction déléguée :

• Structure les outils de suivi, reporting nécessaires
• Prépare, en concertation avec les responsables de secteurs la saisie, le suivi budgétaire et la mise à jour des tableaux financiers
• Travaille en transversalité avec le secteur Recettes pour identifier les recettes reçues, les lignes budgétaires, les engagements à dégager et fournir les pièces justificatives
• Fait le lien avec le secteur exécution budgétaire en cas de difficulté au niveau des factures et des bons de commande
• Prend en cas de nécessité attache avec les partenaires ou prestataires en cas de problème financier ou administratif

Activités relatives au fonctionnement en mode pool
Dans le cadre de l’organisation en mode pool avec le pôle Renouvellement urbain, l’assistante de direction devra assurer l’intérim du poste de l’assistante de
direction du pôle Renouvellement urbain. Il s’agit notamment du suivi du courrier
(entrant/sortant), de l’organisation de réunions et rendez-vous, de l’édition de documents…