Assistant de pôle (h/f)
Offre n° O094240830000783
Publiée le 30/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
L'EPT Grand-Orly Seine Bièvre, avec ses 700 000 habitants résidant sur 24 communes entre le Val-de-Marne et l'Essonne, est le plus important des établissements publics territoriaux de la Métropole du Grand Paris.
Compétent en matière d'espace public, de développement territorial, de culture, de sport et d'action sociale, l'EPT fonctionne sous forme de « coopérative de villes » et s'appuie sur ses 1 700 agents pour accomplir ses missions de service public au quotidien. Le Grand-Orly Seine Bièvre est également une collectivité de projets et porte plusieurs démarches structurantes telles que le projet de territoire, le contrat de transition écologique, territoire d'industrie, les 11 opérations de renouvellement urbain et les 11 gares du Grand Paris Express qui vont voir le jour sur notre territoire à horizon 2024.
Compétent en matière d'espace public, de développement territorial, de culture, de sport et d'action sociale, l'EPT fonctionne sous forme de « coopérative de villes » et s'appuie sur ses 1 700 agents pour accomplir ses missions de service public au quotidien. Le Grand-Orly Seine Bièvre est également une collectivité de projets et porte plusieurs démarches structurantes telles que le projet de territoire, le contrat de transition écologique, territoire d'industrie, les 11 opérations de renouvellement urbain et les 11 gares du Grand Paris Express qui vont voir le jour sur notre territoire à horizon 2024.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
11 avenue Henri Farman - BP 748, Orly (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
La direction générale adjointe du développement et de la transition écologique inscrit son action dans les 4 exigences du projet de territoire : combattre les dérèglements climatiques et les nuisances, garantir la ville et la qualité de vie pour tous, anticiper les évolutions de la vie pour anticiper les évolutions de la ville, s’affirmer comme une territoire métropolitain incontournable. Elle est composée des pôles Cohésion sociale et territoriale, Aménagement et planification, Renouvellement urbain et Stratégie territoriale et environnementale
Missions / conditions d'exercice
Assure pour l’ensemble des secteurs du pôle les missions suivantes :
• Circuit de parapheurs, courriers et éléments de réponse kolok, transmission d’informations diverses… ;
• Accueil téléphonique et physique des services de la direction, transmission des messages et courriers électroniques ;
• Gestion des rendez-vous et réunions du directeur, des responsables de secteur, chefs de projets et chargés de mission, et des agendas partagés ;
• Suivi des procédures PLU en appui des chefs de projets : transmission des délibérations, rédaction d’arrêtés et courriers, transmissions d’information auprès des référents techniques villes, suivi administratif (circuit de parapheurs, courriers et éléments de réponse kolok) ;
• Publication sur le Geoportail de l’Urbanisme des mises à jour des PLU
• Mise en forme et édition de documents (courriers, notes, relevé de discussions, conventions, DIA…) ;
• Vérification puis ventilation du courrier du pôle, relations ponctuelles avec la population (renseignement téléphonique, prise de message) ;
• Aide selon les besoins auprès du service ADS pour des tâches administratives (courriers, commandes de fournitures…), ainsi que l’accompagnement si besoin de leur installation prochaine à Askia ;
• Organisation de réunions et logistique en lien avec les moyens généraux (réservations des salles, disposition, demande de matériel…) ;
• Organisation du classement et de l’archivage des dossiers papiers ou électroniques ;
• Lien RH, service informatique, moyens généraux pour la mise en place et l’arrivée de nouveaux agents ;
• Commande et gestion des fournitures de bureau.
• Assure un lien administratif auprès de différents interlocuteurs (transmission des documents administratifs liés aux procédures aux référents villes) ;
Assure des missions de gestion financière de la direction déléguée :
• Structure les outils de suivi, reporting nécessaires
• Prépare, en concertation avec les responsables de secteurs la saisie, le suivi budgétaire et la mise à jour des tableaux financiers
• Travaille en transversalité avec le secteur Recettes pour identifier les recettes reçues, les lignes budgétaires, les engagements à dégager et fournir les pièces justificatives
• Fait le lien avec le secteur exécution budgétaire en cas de difficulté au niveau des factures et des bons de commande
• Prend en cas de nécessité attache avec les partenaires ou prestataires en cas de problème financier ou administratif
Activités relatives au fonctionnement en mode pool
Dans le cadre de l’organisation en mode pool avec le pôle Renouvellement urbain, l’assistante de direction devra assurer l’intérim du poste de l’assistante de
direction du pôle Renouvellement urbain. Il s’agit notamment du suivi du courrier
(entrant/sortant), de l’organisation de réunions et rendez-vous, de l’édition de documents…
• Circuit de parapheurs, courriers et éléments de réponse kolok, transmission d’informations diverses… ;
• Accueil téléphonique et physique des services de la direction, transmission des messages et courriers électroniques ;
• Gestion des rendez-vous et réunions du directeur, des responsables de secteur, chefs de projets et chargés de mission, et des agendas partagés ;
• Suivi des procédures PLU en appui des chefs de projets : transmission des délibérations, rédaction d’arrêtés et courriers, transmissions d’information auprès des référents techniques villes, suivi administratif (circuit de parapheurs, courriers et éléments de réponse kolok) ;
• Publication sur le Geoportail de l’Urbanisme des mises à jour des PLU
• Mise en forme et édition de documents (courriers, notes, relevé de discussions, conventions, DIA…) ;
• Vérification puis ventilation du courrier du pôle, relations ponctuelles avec la population (renseignement téléphonique, prise de message) ;
• Aide selon les besoins auprès du service ADS pour des tâches administratives (courriers, commandes de fournitures…), ainsi que l’accompagnement si besoin de leur installation prochaine à Askia ;
• Organisation de réunions et logistique en lien avec les moyens généraux (réservations des salles, disposition, demande de matériel…) ;
• Organisation du classement et de l’archivage des dossiers papiers ou électroniques ;
• Lien RH, service informatique, moyens généraux pour la mise en place et l’arrivée de nouveaux agents ;
• Commande et gestion des fournitures de bureau.
• Assure un lien administratif auprès de différents interlocuteurs (transmission des documents administratifs liés aux procédures aux référents villes) ;
Assure des missions de gestion financière de la direction déléguée :
• Structure les outils de suivi, reporting nécessaires
• Prépare, en concertation avec les responsables de secteurs la saisie, le suivi budgétaire et la mise à jour des tableaux financiers
• Travaille en transversalité avec le secteur Recettes pour identifier les recettes reçues, les lignes budgétaires, les engagements à dégager et fournir les pièces justificatives
• Fait le lien avec le secteur exécution budgétaire en cas de difficulté au niveau des factures et des bons de commande
• Prend en cas de nécessité attache avec les partenaires ou prestataires en cas de problème financier ou administratif
Activités relatives au fonctionnement en mode pool
Dans le cadre de l’organisation en mode pool avec le pôle Renouvellement urbain, l’assistante de direction devra assurer l’intérim du poste de l’assistante de
direction du pôle Renouvellement urbain. Il s’agit notamment du suivi du courrier
(entrant/sortant), de l’organisation de réunions et rendez-vous, de l’édition de documents…
Profils recherchés
Maîtrise de l’outil informatique
Règles de syntaxe, de grammaire et d’orthographe
Vocabulaire du service
Fonctionnement et procédure de la FPT
Maîtrise des circuits et procédures administratives
Maîtrise de la gestion budgétaire et comptable publique
Logiciels de bureautique (word, excel, powerpoint, outlook…)
Logiciels métier : kolok, Ciril
Fonctionnement d’internet/extranet Sens du relationnel et du travail en équipe
Sens de l’organisation
Capacité d’adaptation
Règles de syntaxe, de grammaire et d’orthographe
Vocabulaire du service
Fonctionnement et procédure de la FPT
Maîtrise des circuits et procédures administratives
Maîtrise de la gestion budgétaire et comptable publique
Logiciels de bureautique (word, excel, powerpoint, outlook…)
Logiciels métier : kolok, Ciril
Fonctionnement d’internet/extranet Sens du relationnel et du travail en équipe
Sens de l’organisation
Capacité d’adaptation
Contact et modalités de candidature
Contact
0178182222
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) à Monsieur le Président, Michel Leprêtre EPT Grand-Orly Seine - Bièvre Bâtiment ASKIA - 11, avenue Henri Farman - BP 748 - 94398 Orly aérogare Cedex
ou recrutement@grandorlyseinebievre.fr
ou recrutement@grandorlyseinebievre.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.