Le FORUM est un équipement en centre-ville, dédié à tous les habitants. Il est un lieu de proximité à vocation globale, familiale et intergénérationnelle. Il est également un lieu d’animation de la vie sociale permettant aux habitants d’exprimer, de concevoir et de réaliser leurs projets. Une antenne, le RELAIS, située dans le quartier de Raguet-Lépine propose de l’accompagnement scolaire et des animations ponctuelles. Depuis fin 2019, le pôle communal situé dans le quartier du Bord de l’eau, a ouvert ses portes en tant que structure multi-services. Cet équipement est composé d’une agence postale communale, de l’Agora (espace d’animations et Fablab), d’une crèche et d’une maison de santé pluriprofessionnelle. L’agence postale communale et l’Agora sont rattachés au centre socioculturel « LE FORUM » et constituent donc une seconde antenne. Dans ce cadre, une transversalité entre les sites est requise pour une plus grande lisibilité des services offerts à la population.

Sous l'autorité de la directrice du Forum et ses antennes, le/la responsable administratif assure l’encadrement direct des agents administratifs, gère les plannings, assure le suivi administratif et financier, accompagne les agents administratifs dans l’exercice de leurs missions et relève les besoins et demandes des usagers, des associations et des intervenants extérieurs. Il/elle assurera aussi partiellement des missions d’accueil.

Management et recrutement du personnel
• Assurer le management de la coordinatrice administrative et des agents d’accueil du Forum, de l’Agora, et de l’agence postale communale
• Veiller à la qualité du service rendu
• Accompagner les agents, valoriser et contrôler leurs méthodes et leurs réalisations
• Développer les compétences individuelles et collectives
• Gérer les plannings de l’équipe en fonction des besoins de service
• Être force de proposition pour sa hiérarchie

Garant du suivi administratif et financier
 Monter des dossiers d’appels à projets ou d’actions nouvelles
• Assurer la rédaction des conventions, contrats, décisions et délibérations
• Coordonner le suivi du courrier
• Négocier les contrats dans le cadre des marchés publics
• Elaborer un budget prévisionnel et en assurer le suivi
• Contrôler la gestion et les engagements de dépenses
• Contrôler le bon fonctionnement de la régie comptable
• Rechercher des financements et subventions et en assurer le suivi
• Préparer des notes sous couvert de la direction
• Participer à l'élaboration des supports de communication
 Participer à l’organisation de certains projets municipaux (fêtes d’automne, fêtes de quartier…)

A titre secondaire :
• Assurer l’intérim des agents du service administratif en cas d’absence
• Accompagner certaines actions du service (sorties séniors et familles, séjours séniors)
• Participer à certains projets du Forum et autres initiatives municipales tels que le Forum en fête, les fêtes d’automne, les fêtes de quartier, les jeux dans ma ville…

CONDITIONS D’EXERCICE
• Horaires :

Temps de travail annualisé.

Hors vacances scolaires :
Lundi 13h30-18h
Mardi et jeudi 9h30-12h30 et 13h30-19h
Mercredi au vendredi 9h30-12h30 et 13h30-18h
Un samedi par mois 9h30-12h30

Pendant les vacances scolaires :
Du lundi au vendredi 9h30-12h30 et 13h30-18h
Fermeture de l’espace animation et du fablab le samedi pendant les vacances scolaires
Présence requise en soirée et en week-end pour certains événements