Assistant administratif au service enfance (h/f)
Offre n° O094240719000881
Publiée le 19/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
En pleine expansion avec plus de 56.000 habitants, Villejuif profite d'une position stratégique, proche de Paris, de l'aéroport d'Orly, du Marché International de Rungis et bientôt de toute l'Île de France avec ses 2 gares du Grand Paris Express.
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...
Site web de l'employeur
Lieu de travail
https://www.villejuif.fr/123/la-mairie-recrute.htm, Villejuif (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction des Actions Éducatives et sous l’autorité
hiérarchique du Responsable du Service Équipes Enfance,
l’assistant.e administratif recueille et traite les informations
nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il/elle suit
les dossiers administratifs et les gère selon l'organisation et ses
compétences. Il/elle assiste le responsable dans l'organisation du
travail d'une équipe ou d'un service.
hiérarchique du Responsable du Service Équipes Enfance,
l’assistant.e administratif recueille et traite les informations
nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il/elle suit
les dossiers administratifs et les gère selon l'organisation et ses
compétences. Il/elle assiste le responsable dans l'organisation du
travail d'une équipe ou d'un service.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions principales seront les suivantes :
Suivi et planification de l’activité du service
• Suivre les tableaux des effectifs pour la CAF,
• Renseigner les partenaires et agents internes sur les projets
du service,
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
• Soutenir l’organisation des manifestations du service
enfance, suivre et anticiper l’organisation en relation avec
les des grèves (transmission des absences),
• Assurer l'organisation logistique :
- Des activités des centres (plannings de cars,
piscine),
- Du service (plannings de suivi de matériel régie,
calendriers des absences, suivi et transmission des
informations,)
- Pour le suivi des effectifs (réception des listings),
- Des réunions et des missions (réserver un lieu,
convoquer, inviter les participants).
• Travailler en collaboration avec la Cellule RH sur le suivi
des vacataires (dossiers administratifs, suivi recrutement,
transmission des effectifs).
Traitement des dossiers et saisie de documents
• Gérer le suivi des impressions pour l’ensemble du service,
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de
courriers,
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et appels auprès du service,
• Gérer et actualiser une base d'informations,
• Rechercher des informations, notamment réglementaires,
• Vérifier la validité des informations traitées,
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion,
• Rédiger des documents administratifs,
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers.
Suivi et planification de l’activité du service
• Suivre les tableaux des effectifs pour la CAF,
• Renseigner les partenaires et agents internes sur les projets
du service,
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
• Soutenir l’organisation des manifestations du service
enfance, suivre et anticiper l’organisation en relation avec
les des grèves (transmission des absences),
• Assurer l'organisation logistique :
- Des activités des centres (plannings de cars,
piscine),
- Du service (plannings de suivi de matériel régie,
calendriers des absences, suivi et transmission des
informations,)
- Pour le suivi des effectifs (réception des listings),
- Des réunions et des missions (réserver un lieu,
convoquer, inviter les participants).
• Travailler en collaboration avec la Cellule RH sur le suivi
des vacataires (dossiers administratifs, suivi recrutement,
transmission des effectifs).
Traitement des dossiers et saisie de documents
• Gérer le suivi des impressions pour l’ensemble du service,
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de
courriers,
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et appels auprès du service,
• Gérer et actualiser une base d'informations,
• Rechercher des informations, notamment réglementaires,
• Vérifier la validité des informations traitées,
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion,
• Rédiger des documents administratifs,
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers.
Profils recherchés
Vous êtes diplômé de niveau IV CAP/BEP secrétariat et/ou comptabilité.
Vous avez de bonnes connaissances :
• Du secteur de l’animation, du fonctionnement et de la gestion d’un accueil de loisirs.
• Des techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.), des logiciels / outils bureautiques (Excel, Word, Outlook…),
• Des techniques de recherche documentaire.
Vous êtes doté également :
• D’une bonne communication orale et écrite,
• De capacité à définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.
• D’identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel est aussi attendu sur le poste.
Vous avez de bonnes connaissances :
• Du secteur de l’animation, du fonctionnement et de la gestion d’un accueil de loisirs.
• Des techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.), des logiciels / outils bureautiques (Excel, Word, Outlook…),
• Des techniques de recherche documentaire.
Vous êtes doté également :
• D’une bonne communication orale et écrite,
• De capacité à définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.
• D’identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel est aussi attendu sur le poste.
Contact et modalités de candidature
Contact
0145592000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Par internet :
https://mon.villejuif.fr/la-mairie-recrute/
ou par voie postale
Esplanade Pierre Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
Monsieur le Maire
Par internet :
https://mon.villejuif.fr/la-mairie-recrute/
ou par voie postale
Esplanade Pierre Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.