Assistant de direction et de communication (h/f)

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Offre n° O094240716000191
Publiée le 22/10/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
Située à 2,5 km de la porte d'Orléans et desservie par la ligne B du RER, Cachan est l'une des communes les plus attractives de la région francilienne. Ses 32 000 habitants bénéficient d'un cadre de vie préservé, d'une vie associative et culturelle très riche, d'équipements publics de qualité et d'une situation privilégiée, au cœur du Grand Paris. Par ailleurs, elle mène de grands projets qui vont accroître son rayonnement tels que le nouveau Campus étudiants, l'écoquartier de la gare ou encore l'arrivée de la future ligne 15 du Grand Paris express. Le mandat 2020-2026 porte ainsi l'ambition d'une ville innovante, participative, écologique, proche des besoins de ses habitants, fière de son histoire et tournée vers son avenir. Cachan est labellisée « Ville 4ème fleur » et « Ville internet 5 @ ».
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Ville de Cachan, Square de la Libération BP 60600 (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
MISSIONS
Au sein du cabinet de Madame la maire et sous la responsabilité du directeur de la communication et de la proximité, l’assistant.e de direction contribue activement à l’efficacité administrative et organisationnelle du service ainsi qu’à la diffusion des supports. Il/elle est associé.e à la réflexion des actions de communication déployées et se positionne comme force de proposition auprès du directeur. L’assistant.e de direction est amené.e à collaborer avec de nombreux interlocuteurs en interne et en externe. Il agit comme facilitateur de l’activité de la direction.

Participer à la production de contenu :
Apporter son soutien sur la coordination éditoriale de certains supports tels que des plaquettes ou des guides, en lien avec la chargée de communication éditoriale : collecter des informations auprès des services, les hiérarchiser et les vérifier.
Prendre en charge la réalisation des contenus des documents protocolaires (invitations...), en lien avec la chefferie de cabinet.

Participer à la réalisation du magazine et assurer sa diffusion :
Veiller à l’exactitude orthographique et typographique des contenus éditoriaux des supports de communication, et plus particulièrement des articles du magazine municipal en lien avec le rédacteur en chef.
Prendre en charge le projet d’agenda du magazine municipal dans le cadre de sa refonte et assurer l’écriture de brèves en cas de besoins.
Gérer le planning des photographes en lien avec le rédacteur en chef.
Assurer le contrôle des vacations ou des facturations des journalistes missionnés.
Contrôler les parutions des annonces publicitaires.
Participer à l’archivage des photos sur le serveur et sur Keepeek en proposant une nomenclature pertinente.

Optimiser la diffusion des documents de communication en interne comme en externe :
Réceptionner les livraisons (bons de livraison), répartir et transmettre les documents aux afficheurs, contrôler leur mise en place sur les présentoirs ou leur affichage sur panneaux.
Elaborer un document recensant tous les lieux de diffusion de la ville et permettant la réalisation de plans de diffusion différenciés pour chaque campagne de communication.
Mener une étude sur les espaces d’information des structures municipales (accessibilité, pertinence du mobilier…) en vue de proposer des recommandations en lien avec le directeur de la communication et la DGA en charge de la relation avec les usagers (renouvellement des présentoirs, gestion des espaces…).

Assurer le suivi budgétaire de la direction de la communication :
Numériser les devis, les archiver, les qualifier et les soumettre pour signature au directeur de la communication et de la proximité.
Engager les bons de commande, vérifier et liquider les factures.
Elaborer un rapport d’activité budgétaire annuel de la direction en lien avec le gestionnaire comptable et le directeur de la communication et de la proximité rendant compte du niveau de dépenses par services et/ou actions de communication.
Assister le directeur dans l’élaboration des marchés publics.

Administrer le quotidien :
Réserver des salles, organiser une réunion, préparer un événement interne à la direction.
Assurer la gestion des appels téléphoniques en cas d’absences du directeur et filtrer les demandes en fonction des priorités et du degré d’urgence.
Evaluer et gérer les stocks des documents de communication et assurer le réapprovisionnement de façon proactive.
Proposer des indicateurs de suivi sur la gestion des stocks et la diffusion des supports auprès des services.
Commande et gestion des fournitures pour l’ensemble des collaborateurs.
Assurer la bonne tenue de l’archivage des documents RH non confidentiels de l’équipe (formation, télétravail, convocation aux entretiens annuels…)
Missions / conditions d'exercice
Concevoir des documents de suivi, de présentation et d’aide à la décision :
Co-construire avec le directeur de la communication et de la proximité des procédures, des tableaux, des modèles de documents administratifs permettant d’optimiser le suivi et la qualité de l’information tant interne qu’externe à la direction.
Réaliser des ordres du jour, des comptes rendus, des relevés de décision et des notes pour des réunions associant la direction de la communication et de la proximité.
Effectuer des recherches documentaires ou des benchmarks pour la réalisation d’actions de communication (exposition, guide, magazine…) en soutien aux projets menés par la direction.
Mettre en forme des documents de présentation pour les élus, les directions ou des services.
Réaliser un rapport d’activité annuel de la direction.

Lieu de travail
Hôtel de ville de Cachan
Square de la Libération, 94230 Cachan

- 39h (25 CA + 23 RTT)
- Prime annuelle
- Dispositif d'action sociale Cnas
- Participation employeur à la mutuelle (si contrat labellisé)
- Politique de formation active
Télétravail (1 jour) possible six mois après la prise de poste

Merci d’envoyer votre CV et lettre de motivation à : drh-recrutement@ville-cachan.fr
Profils recherchés
SAVOIR :
Formation de type BTS assistant de direction ou licence professionnelle assistant de direction ou office manager ou expérience compensant l’absence des diplômes requis.

SAVOIR – FAIRE
Très bonne maîtrise orthographique et bonne connaissance des conventions typographiques.
Très bonne maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et plus particulièrement d’Excel pour la réalisation de bases de données ou de publipostage.

APTITUDE / QUALITE
Grande agilité intellectuelle
Rigueur et méthode
Excellent relationnel
Capacité à reporter de façon régulière

Contact et modalités de candidature

Contact
0149696969
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à drh-recrutement@ville-cachan.fr
Madame la Maire
Ville de Cachan, Square de la Libération - BP 60600
94231 CACHAN CEDEX

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.