Agent administratif polyvalent (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O094240528000121
Publiée le 28/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Mairie de La Queue-en-Brie
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, place du 18 Juin 1940, La Queue-en-Brie (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
27/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Rattaché au pôle petite enfance de la municipalité, l'agent assure, la gestion des tâches administratives et relationnelles du Pôle petite enfance et des diverses structures liées au secteur : multi accueil collectif et familial, Relais Petite Enfance (RPE), Lieux d'Accueil Parents Enfants (LAEP), Centre de Protection Maternelle Infantile (PMI). A ce titre et sous la responsabilité du directeur-coordinateur du Pôle petite enfance, il assure les activités suivantes :
Missions / conditions d'exercice
Fonction de secrétariat :
- Connaitre les différents services municipaux,
- Réaliser des documents administratifs,
- Travailler sur les logiciels professionnels petite enfance,
- Etablir des tableaux pour les statistiques CAF, mairie...
- Gérer le courrier adressé au secteur petite enfance : réceptionner, trier et orienter,
- Créer et mettre en ligne de documents administratifs (internet),
- Prendre de notes lors de réunions,
- Réaliser des documents en matière de communication : comptes-rendus de réunions, mise en forme de dossiers administratifs, établir des bons de commande...
- Réceptionner et contrôler les livraisons liées au secteur,
- Assurer le classement de documents,
- Gérer les dossiers de préinscriptions en EAJE : définir et prendre des rdvs avec les familles pour les demandes d'accueils des 0-3 ans : tenue de 1 à 2 permanences hebdomadaires maximum à l'Hôtel de Ville pour organiser ces entretiens avec les usagers,
- Assurer la mise à jour et la gestion des présenciers : noter les présences et absences quotidiennes des enfants au sein du multi accueil,
- Saisir et contrôler la facturation mensuelle adressée aux familles sur le logiciel Agora Baby,
- Assurer le suivi de la régie d'avance et dresser un état des impayés,
- Gérer et suivre des mouvements budgétaires du secteur.
Fonction d'accueil :
- Assurer le premier niveau de contact en accueillant le public au téléphone, sur place au multi accueil.
- Prendre en compte les demandes du public, des professionnels et faire le lien avec le directeur du Pôle petite enfance, ainsi qu'avec les directrices du multi accueil.
- Suivi et gestion des appels téléphoniques, inscription sur un cahier de transmission.
- Assurer un temps d'échanges hebdomadaires avec le directeur-coordinateur du Pôle pour la continuité de service à l'Hôtel de Ville.
- Assurer les prises de rendez-vous pour les familles avec le directeur.
- Connaitre les différents services municipaux,
- Réaliser des documents administratifs,
- Travailler sur les logiciels professionnels petite enfance,
- Etablir des tableaux pour les statistiques CAF, mairie...
- Gérer le courrier adressé au secteur petite enfance : réceptionner, trier et orienter,
- Créer et mettre en ligne de documents administratifs (internet),
- Prendre de notes lors de réunions,
- Réaliser des documents en matière de communication : comptes-rendus de réunions, mise en forme de dossiers administratifs, établir des bons de commande...
- Réceptionner et contrôler les livraisons liées au secteur,
- Assurer le classement de documents,
- Gérer les dossiers de préinscriptions en EAJE : définir et prendre des rdvs avec les familles pour les demandes d'accueils des 0-3 ans : tenue de 1 à 2 permanences hebdomadaires maximum à l'Hôtel de Ville pour organiser ces entretiens avec les usagers,
- Assurer la mise à jour et la gestion des présenciers : noter les présences et absences quotidiennes des enfants au sein du multi accueil,
- Saisir et contrôler la facturation mensuelle adressée aux familles sur le logiciel Agora Baby,
- Assurer le suivi de la régie d'avance et dresser un état des impayés,
- Gérer et suivre des mouvements budgétaires du secteur.
Fonction d'accueil :
- Assurer le premier niveau de contact en accueillant le public au téléphone, sur place au multi accueil.
- Prendre en compte les demandes du public, des professionnels et faire le lien avec le directeur du Pôle petite enfance, ainsi qu'avec les directrices du multi accueil.
- Suivi et gestion des appels téléphoniques, inscription sur un cahier de transmission.
- Assurer un temps d'échanges hebdomadaires avec le directeur-coordinateur du Pôle pour la continuité de service à l'Hôtel de Ville.
- Assurer les prises de rendez-vous pour les familles avec le directeur.
Profils recherchés
Compétences et aptitude recherchées :
- Avoir le sens du service public et du devoir de réserve.
- Connaissance générale de l'environnement Petite Enfance.
- Bonne maîtrise de l'outil informatique WORD / EXCEL / Outlook.
- Avoir une bonne posture professionnelle et faire preuve de diplomatie,
- Savoir écouter, communiquer et transmettre.
- Aisance relationnelle.
- Savoir prioriser les tâches et être autonome.
- Aptitude à travailler en équipe.
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
Horaires de travail :
- Temps complet.
- Poste non éligible au télétravail.
- Horaire modulable en fonction des besoins du service sur l'amplitude horaire suivante : 8h/18h36.
Contraintes :
- Quelques réunions sont à prévoir en dehors des horaires administratifs et d'ouverture du multi accueil.
- Congés : 4 semaines en période estivale, 1 semaine en fin d'année, Pont de l'Ascension.
- Avoir le sens du service public et du devoir de réserve.
- Connaissance générale de l'environnement Petite Enfance.
- Bonne maîtrise de l'outil informatique WORD / EXCEL / Outlook.
- Avoir une bonne posture professionnelle et faire preuve de diplomatie,
- Savoir écouter, communiquer et transmettre.
- Aisance relationnelle.
- Savoir prioriser les tâches et être autonome.
- Aptitude à travailler en équipe.
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
Horaires de travail :
- Temps complet.
- Poste non éligible au télétravail.
- Horaire modulable en fonction des besoins du service sur l'amplitude horaire suivante : 8h/18h36.
Contraintes :
- Quelques réunions sont à prévoir en dehors des horaires administratifs et d'ouverture du multi accueil.
- Congés : 4 semaines en période estivale, 1 semaine en fin d'année, Pont de l'Ascension.
Contact et modalités de candidature
Contact
0149623000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, place du 18 Juin 1940
94510 LA QUEUE EN BRIE
ou par mail:
servicepersonnel@laqueueenbrie.fr
Monsieur le Maire
Mairie, place du 18 Juin 1940
94510 LA QUEUE EN BRIE
ou par mail:
servicepersonnel@laqueueenbrie.fr
Adresse de l'employeur
La Queue-en-Brie
>Mairie, place du 18 Juin 1940
94510 LA QUEUE EN BRIE
>Mairie, place du 18 Juin 1940
94510 LA QUEUE EN BRIE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.