Assistant de gestion administrative du service Développement du Commerce (h/f)
Offre n° O093250416000162
Publiée le 16/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d'Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d'une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l'un des acteurs majeurs de l'établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, place Jean Jaurès, Montreuil (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
DESCRIPTION DU POSTE :
Service : Développement du Commerce
Rattachement hiérarchique : Responsable du service Développement du Commerce
Cadre d’emploi : Adjoint administratif territorial ++ (Catégorie C)
Poste ouvert aux titulaires du cadre d’emploi des adjoints administratif et par dérogation aux contractuels
MISSION :
La Ville de Montreuil recrute un.e assistant.e de gestion administrative pour renforcer l’équipe du Service Développement du Commerce.
Sous la responsabilité directe du chef de service, vous jouerez un rôle central dans l’organisation, la gestion comptable et administrative du service. Vous assurerez également l’interface entre les commerçants (marchés, food trucks, commerces ambulants) et les partenaires de la collectivité.
Ce poste requiert une autonomie forte, une rigueur dans la gestion des dossiers et une capacité à organiser et optimiser les processus administratifs.
Service : Développement du Commerce
Rattachement hiérarchique : Responsable du service Développement du Commerce
Cadre d’emploi : Adjoint administratif territorial ++ (Catégorie C)
Poste ouvert aux titulaires du cadre d’emploi des adjoints administratif et par dérogation aux contractuels
MISSION :
La Ville de Montreuil recrute un.e assistant.e de gestion administrative pour renforcer l’équipe du Service Développement du Commerce.
Sous la responsabilité directe du chef de service, vous jouerez un rôle central dans l’organisation, la gestion comptable et administrative du service. Vous assurerez également l’interface entre les commerçants (marchés, food trucks, commerces ambulants) et les partenaires de la collectivité.
Ce poste requiert une autonomie forte, une rigueur dans la gestion des dossiers et une capacité à organiser et optimiser les processus administratifs.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
1. Gestion administrative et suivi des échanges avec les partenaires et usagers
Gérer les échanges formels (courriers, e-mails) entre le service et les partenaires et les usagers.
Assurer l'interface entre les commerçants, les partenaires et le délégataire des Marchés Forains.
Assurer le suivi administratif des demandes et réclamations des commerçants alimentaires et non alimentaires.
Préparer les réunions et commissions (Marchés, Food Trucks, etc.), en assurer le suivi et la rédaction des comptes rendus.
Participer à l’amélioration des processus de communication et de suivi avec le délégataire.
Élaboration de tableaux de bord de suivi des activités et rapport périodique
2. Suivi comptable et gestion budgétaire
Établir et suivre les bons de commande via le logiciel ASTRE.
Effectuer le suivi des factures, vérifier et certifier le service fait.
Gérer le suivi budgétaire du service et mettre à jour les tableaux de bord de gestion.
Demander et suivre les devis fournisseurs en lien avec les besoins du service.
Interface avec le service administratif et financier pour assurer le suivi des recettes (AOT, facturation, Food Truck, redevances)
3. Organisation et structuration des outils de gestion
Garantir la mise à jour, l’analyse et l’optimisation des tableaux de suivi de gestion.
Mettre en place des procédures standardisées pour garantir un suivi efficace et automatisé.
Maintenir un archivage rigoureux des documents administratifs et financiers (papier et numérique) en s’appuyant sur des outils collaboratifs.
Développer et mettre en œuvre une démarche de dématérialisation des processus administratifs.
Participer à la mise à jour des bases de données des commerçants et partenaires en assurant une gestion proactive des informations.
Identifier et proposer des améliorations pour optimiser l’organisation des ressources administratives et des procédures.
Conditions d’exercice :
Disponibilité pour répondre aux besoins du service et respecter les délais administratifs.
Travail en lien direct avec le responsable de service, garant de l’organisation et du suivi des missions.
Respect des obligations de confidentialité et de réserve.
Participation active aux projets d’amélioration des processus internes.
1. Gestion administrative et suivi des échanges avec les partenaires et usagers
Gérer les échanges formels (courriers, e-mails) entre le service et les partenaires et les usagers.
Assurer l'interface entre les commerçants, les partenaires et le délégataire des Marchés Forains.
Assurer le suivi administratif des demandes et réclamations des commerçants alimentaires et non alimentaires.
Préparer les réunions et commissions (Marchés, Food Trucks, etc.), en assurer le suivi et la rédaction des comptes rendus.
Participer à l’amélioration des processus de communication et de suivi avec le délégataire.
Élaboration de tableaux de bord de suivi des activités et rapport périodique
2. Suivi comptable et gestion budgétaire
Établir et suivre les bons de commande via le logiciel ASTRE.
Effectuer le suivi des factures, vérifier et certifier le service fait.
Gérer le suivi budgétaire du service et mettre à jour les tableaux de bord de gestion.
Demander et suivre les devis fournisseurs en lien avec les besoins du service.
Interface avec le service administratif et financier pour assurer le suivi des recettes (AOT, facturation, Food Truck, redevances)
3. Organisation et structuration des outils de gestion
Garantir la mise à jour, l’analyse et l’optimisation des tableaux de suivi de gestion.
Mettre en place des procédures standardisées pour garantir un suivi efficace et automatisé.
Maintenir un archivage rigoureux des documents administratifs et financiers (papier et numérique) en s’appuyant sur des outils collaboratifs.
Développer et mettre en œuvre une démarche de dématérialisation des processus administratifs.
Participer à la mise à jour des bases de données des commerçants et partenaires en assurant une gestion proactive des informations.
Identifier et proposer des améliorations pour optimiser l’organisation des ressources administratives et des procédures.
Conditions d’exercice :
Disponibilité pour répondre aux besoins du service et respecter les délais administratifs.
Travail en lien direct avec le responsable de service, garant de l’organisation et du suivi des missions.
Respect des obligations de confidentialité et de réserve.
Participation active aux projets d’amélioration des processus internes.
Profils recherchés
COMPÉTENCES DÉTAILLÉES :
Savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, PowerPoint, ASTRE, Chorus Pro, outils de dématérialisation).
Gestion et suivi administratif rigoureux.
Capacité à analyser et prioriser les demandes des commerçants et partenaires.
Rédaction et mise en forme de documents officiels (courriers, comptes rendus, rapports).
Suivi des tableaux de bord et reporting budgétaire.
Coordination et gestion des échanges avec les prestataires et partenaires.
Capacité à proposer et mettre en œuvre des améliorations organisationnelles et numériques.
Savoir-être
Autonomie et proactivité dans la gestion des missions.
Sens de l’organisation et de la gestion des priorités.
Capacité à travailler en transversalité et à interagir avec divers interlocuteurs.
Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
Sens du service public et du travail en équipe.
Force de proposition et capacité à s’adapter aux évolutions du service.
Savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, PowerPoint, ASTRE, Chorus Pro, outils de dématérialisation).
Gestion et suivi administratif rigoureux.
Capacité à analyser et prioriser les demandes des commerçants et partenaires.
Rédaction et mise en forme de documents officiels (courriers, comptes rendus, rapports).
Suivi des tableaux de bord et reporting budgétaire.
Coordination et gestion des échanges avec les prestataires et partenaires.
Capacité à proposer et mettre en œuvre des améliorations organisationnelles et numériques.
Savoir-être
Autonomie et proactivité dans la gestion des missions.
Sens de l’organisation et de la gestion des priorités.
Capacité à travailler en transversalité et à interagir avec divers interlocuteurs.
Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
Sens du service public et du travail en équipe.
Force de proposition et capacité à s’adapter aux évolutions du service.
Contact et modalités de candidature
Contact
0148706000
Informations complémentaires
CV et LM
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.