Au sein du service « administration » du Pôle Sup’93 et sous l'autorité de l’Administrateur.trice, le.la Responsable Administratif.ive et Financier.ière en lien avec l’ensemble des services et la direction du Pôle, exerce les missions suivantes :

Gestion de la paie et des cotisations sociales :
Assure la gestion des paies de l’établissement dans sa globalité : de l’ensemble de l’équipe permanente, quelques 150 chargé·es d’enseignement par année universitaire et autant de jurys. Le.la responsable administratif.ive et financier.ière prend en charge en autonomie entre 150 et 200 paies mensuellement :
 Création ou mise à jour de la fiche des agents et/ou vacataires ;
 Saisie manuelle de toutes les variables de paie de l’équipe permanente et des chargé·es d’enseignement vacataires et jurys ;
 Etablissement des bulletins de paie des agents (calcul, vérification, édition des bulletins de paies, AEM et fin de contrats) et leur paiement ;
 Gestion des tickets restaurants de l’équipe permanente en lien avec la chargée d’administration du personnel / RH ;
 Etablissement des déclarations sociales (DSN) ;
 Enregistrement des opérations de paies en comptabilité ;
 Traitement des arrêts maladie et gestion de la mutuelle/prévoyance (adhésion et réclamations) ;
 Etablissement du bilan social annuel (RSU) en lien avec le CIG ;
 Rôle d’information sur la législation et les règles applicables auprès des agents et vacataires (enseignant·e·s titulaires FPT en situation, au Pôle Sup’93, de cumul d’emploi à titre accessoire et/ou artistes bénéficiant du régime de l’intermittence).

Gestion du dispositif comptable et social de l’établissement
Assure, en lien avec les services comptables de l’Etat et plus particulièrement le.la Comptable direct.e du Trésor – Direction départementale des Finances publiques :

 La tenue de la comptabilité des engagements ;
 Le traitement comptable des dépenses et recettes ;
 La tenue de la régie d’avances et l’enregistrement en comptabilité des opérations liées aux régies d’avances et de recettes. Le ou la responsable administratif et financier est Régisseur.euse d’avances.
 L’établissement des mandats et titres et gestion des parapheurs à la signature numérique de la direction (création, suivi et envoi) ;
 L’analyse des comptes débits et crédits ;
 L’ordonnancement, la liquidation et le paiement des dépenses et des recettes ;
 La gestion de la dette et de la trésorerie ;
 Le suivi des opérations budgétaires et de la trésorerie en lien avec la direction de l’établissement ;
 La gestion comptable des immobilisations et des marchés publics.

Est également en charge de la facturation :

 Du paiement des factures (200/an), saisie comptable et suivi avec les fournisseurs (papier et via Chorus Pro) ;
 De la gestion des factures de l’établissement (cursus de formation continue) : instructions à la Trésorerie pour les ASAP, suivi Chorus Pro et suivi sur les plateformes des organismes financeurs de la FPC ;
 Du suivi des contentieux en relation avec les usagers, les fournisseurs et les services utilisateurs.

Gestion administrative et financière
 Coordonne les procédures de recrutements
 Collabore à la préparation des documents budgétaires et financiers (DOB, budgets primitifs, DM) conformes à la norme en vigueur au sein de l’établissement (M14 puis transfert vers la M57) en relation avec le ou la Comptable direct·e du Trésor – Direction départementale des Finances publiques, et sous l’autorité de l’Administrateur.trice
 Elabore les documents comptables nécessaires au suivi du budget (établissement de situations intermédiaires)
 Développe des outils de pilotage budgétaire et financier (indicateurs, plan de trésorerie, tableaux de bords, reporting, etc.)
 Contrôle de gestion de l’établissement au plan budgétaire et comptable (conformité des comptes, état des dépenses, versements de subventions, consommation des crédits, état des recettes) en lien avec l’Administrateur.trice
 Gère les achats et les marchés publics
 Veille comptable et réglementaire