Agent d'accueil (h/f)
Offre n° O093250120000913
Publiée le 20/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Véritable carrefour de communication stratégique à 5 km de Paris, Rosny-sous-Bois (44000 habitants) constitue un territoire de projets dynamique. Associons nos talents, nos énergies, nos idées, pour bâtir votre avenir et le nôtre. La Ville recrute
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 20 rue Claude Pernès, Rosny-sous-Bois (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
22/04/2025
Date limite de candidature
21/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’assistant administratif en charge de l’accueil de la DRH assure l’accueil physique et téléphonique de la DRH.
Il gère le courrier entrant et sortant de la Direction.
Il assure des missions de secrétariat pour la conseillère en prévention.
Il donne un premier niveau d’information lorsque la Direction est sollicitée ou remet les formulaires nécessaires aux agents.
Il a en charge la mise à jour du chatbot RH (en s’appuyant sur les référents pour l’alimenter).
L’équipe administrative de la DRH est composée de 2 autres personnes : une assistante de Direction et une assistante recrutement. L’assistant administratif en charge de l’accueil peut être amenée à les remplacer sur certaines de leurs missions en cas d’absence.
Il gère le courrier entrant et sortant de la Direction.
Il assure des missions de secrétariat pour la conseillère en prévention.
Il donne un premier niveau d’information lorsque la Direction est sollicitée ou remet les formulaires nécessaires aux agents.
Il a en charge la mise à jour du chatbot RH (en s’appuyant sur les référents pour l’alimenter).
L’équipe administrative de la DRH est composée de 2 autres personnes : une assistante de Direction et une assistante recrutement. L’assistant administratif en charge de l’accueil peut être amenée à les remplacer sur certaines de leurs missions en cas d’absence.
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique de la DRH
- Informer et orienter
- Délivrer un 1er niveau d’information (en s’appuyant sur le chatbot RH) et si besoin prendre les messages
- Réalisation de statistiques liées à l’accueil
- Gestion de la documentation en libre-service à l’accueil
- En cas de nécessité, délivrer les volets accident de travail et enregistrer l’accident de travail
- Assurer l’accueil physique et téléphonique 3 jours par mois du service carrière, paie et temps de travail qui est fermé afin de réaliser la relecture de la paie
Gestion du courrier de la Direction
- Gérer et enregistrer l’ensemble du courrier entrant et sortant de la Direction
- Réceptionner et transmettre les actes RH
- Vérifier les parapheurs (orthographe, charte des écrits, signataires, …)
- Assurer la diffusion auprès des services concernés
- Suivre le flux des fiches d’avis
- Transmission des courriers dématérialisés et enregistrés sur Legalbox aux services concernés
- Faire signer les arrêtés à l’accueil, les enregistrer sur différents tableaux, les classer et alerter si l’agent concerné ne se présente pas
Assistanat ponctuel en l’absence de l’assistante de Direction ou de l’assistante recrutement
- Gestion de l’agenda de la Directrice
- Prise de RDV
- Constitution de dossiers de recrutement
- Appui logistique lors de la préparation des instances paritaires
- Informer et orienter
- Délivrer un 1er niveau d’information (en s’appuyant sur le chatbot RH) et si besoin prendre les messages
- Réalisation de statistiques liées à l’accueil
- Gestion de la documentation en libre-service à l’accueil
- En cas de nécessité, délivrer les volets accident de travail et enregistrer l’accident de travail
- Assurer l’accueil physique et téléphonique 3 jours par mois du service carrière, paie et temps de travail qui est fermé afin de réaliser la relecture de la paie
Gestion du courrier de la Direction
- Gérer et enregistrer l’ensemble du courrier entrant et sortant de la Direction
- Réceptionner et transmettre les actes RH
- Vérifier les parapheurs (orthographe, charte des écrits, signataires, …)
- Assurer la diffusion auprès des services concernés
- Suivre le flux des fiches d’avis
- Transmission des courriers dématérialisés et enregistrés sur Legalbox aux services concernés
- Faire signer les arrêtés à l’accueil, les enregistrer sur différents tableaux, les classer et alerter si l’agent concerné ne se présente pas
Assistanat ponctuel en l’absence de l’assistante de Direction ou de l’assistante recrutement
- Gestion de l’agenda de la Directrice
- Prise de RDV
- Constitution de dossiers de recrutement
- Appui logistique lors de la préparation des instances paritaires
Profils recherchés
- Bac +2 en secrétariat ou en gestion des ressources humaines
- Bac secrétariat ou équivalent
- Avoir une parfaite maîtrise de la grammaire et de l’orthographe
- Maîtriser les logiciels de bureautique : Word, Excel, Outlook
- Savoir utiliser les logiciels propres à la Direction des ressources humaines de la Ville : Ciril RH et le logiciel de gestion des courriers dématérialisés
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Posséder des techniques d’accueil
- Excellentes qualités relationnelles
- Faire preuve de rigueur
- Faire preuve d’autonomie
- Faire preuve de réactivité
- Savoir s’organiser et prioriser les urgences
- Savoir travailler au sein d’une équipe
- Etre respectueux des obligations de discrétion et de confidentialité
- Bac secrétariat ou équivalent
- Avoir une parfaite maîtrise de la grammaire et de l’orthographe
- Maîtriser les logiciels de bureautique : Word, Excel, Outlook
- Savoir utiliser les logiciels propres à la Direction des ressources humaines de la Ville : Ciril RH et le logiciel de gestion des courriers dématérialisés
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Posséder des techniques d’accueil
- Excellentes qualités relationnelles
- Faire preuve de rigueur
- Faire preuve d’autonomie
- Faire preuve de réactivité
- Savoir s’organiser et prioriser les urgences
- Savoir travailler au sein d’une équipe
- Etre respectueux des obligations de discrétion et de confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0149353700
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à
Monsieur le Maire, à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Monsieur le Maire, à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Adresse de l'employeur
Rosny-sous-Bois
>Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
>Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.